> ## Documentation Index > Fetch the complete documentation index at: https://www.docusnap.com/docs/llms.txt > Use this file to discover all available pages before exploring further. # Dokumentenlenkung > Freigabe anfordern und entscheiden, das Vier-Augen-Prinzip im strikten Modus, und wie der Überprüfungszyklus fällig wird. Der Tab *Dokumentenlenkung* führt den Freigabeablauf eines gelenkten Dokuments: wer beantragt, wer entscheidet, mit welcher Begründung — und wann die nächste Überprüfung fällig wird. Einem ungelenkten Dokument fehlt der Tab, ebenso wie der Tab *Historie*. Gelenkte Dokumente sind ab Business enthalten. In der Edition Pro zeigen die Liste *Gelenkte Dokumente* und jedes gelenkte Dokument nur den Hinweis *In dieser Edition nicht enthalten*. Das gilt auch für gelenkte Dokumente, die vor einem Wechsel auf Pro entstanden sind. Ob der Ablauf ein Vier-Augen-Prinzip erzwingt, legt die mandantenweite Einstellung *Strikter Modus* unter [Dokumente-Einstellungen](/docs/de/settings/documents-settings) fest. Am einzelnen Dokument lässt sie sich nicht mitgeben. ## Der Ablauf *Entwurf* → *In Prüfung* → *Freigegeben* → *Archiviert* | Status | Inhalt bearbeitbar | Wer handelt | | - | - | - | | *Entwurf* | ja | Verantwortlicher stellt zur Freigabe | | *In Prüfung* | nein | Freigeber entscheidet | | *Freigegeben* | ja, kostet die Freigabe | Freigeber verlängert die Überprüfung | | *Archiviert* | nein | jeder, der im Bereich *Docs* schreiben darf, hebt die Archivierung auf | Ein Fortschrittsband zeigt die vier Schritte mit Datum. Nach einer Ablehnung oder einem Rückzug steht das Dokument wieder auf *Entwurf*, und die beiden mittleren Schritte verlieren ihr Datum — der abgeschlossene Anlauf bleibt in der [Historie](/docs/de/documents/history) erhalten. ## Freigabe anfordern Aus *Entwurf* heraus füllen Sie drei Angaben: | Angabe | Pflicht | | - | - | | *Version* — Haupt- oder Nebenversion | Vorgabe Hauptversion | | *Änderungsgrund* | ja | | *Kommentar* | nein | Ohne *Änderungsgrund* bleibt *Freigabe anfordern* gesperrt. Über *Änderungen anzeigen* sehen Sie vor dem Absenden, was sich seit der letzten Fassung geändert hat — dieselbe Ansicht wie in der [Historie](/docs/de/documents/history#fassungen-vergleichen). Ein Antrag geht nur aus *Entwurf* heraus; aus *Freigegeben* heraus stellen Sie keinen Antrag auf eine unveränderte neue Fassung. Brauchen Sie eine neue Fassung ohne inhaltliche Änderung, nutzen Sie *Überprüfung verlängern* weiter unten — für eine inhaltliche Änderung bearbeiten Sie den [Inhalt](/docs/de/documents/content), was das Dokument ohnehin auf *Entwurf* zurückstuft. ### Im strikten Modus Mit striktem Modus verlangt die Oberfläche alle drei Bedingungen zugleich: 1. Sie sind als *Verantwortlicher* eingetragen. 2. Ein *Freigeber* ist gesetzt. 3. Freigeber und Verantwortlicher sind verschiedene Personen. Fehlt eine der drei Bedingungen, erscheint der Antrag gar nicht erst — keine gesperrte Schaltfläche, kein Hinweis. Prüfen Sie in diesem Fall zuerst die Rollen im Tab *Eigenschaften*. ## Berechtigungen je Modus | Aktion | Im strikten Modus | Ohne strikten Modus | | - | - | - | | Freigabe anfordern | nur der eingetragene Verantwortliche, und nur mit gesetztem, abweichendem Freigeber | jeder | | Entscheiden (freigeben oder ablehnen) | nur der eingetragene Freigeber | jeder, auch der Antragsteller | | Anforderung zurückziehen | nur der eingetragene Verantwortliche | jeder | | Überprüfung verlängern | nur der eingetragene Freigeber | jeder | Alle Aktionen dieses Tabs setzen zusätzlich voraus, dass Sie im Bereich *Docs* schreiben dürfen. Ohne dieses Recht fehlen die Schaltflächen ganz, und die Felder *Änderungsgrund*, *Kommentar* und *Begründung* bleiben gesperrt. Die beiden Rollen selbst — *Verantwortlicher* und *Freigeber* — setzen Sie im Tab *Eigenschaften*. Dort greifen auch die Prüfungen dazu: | Prüfung | Gilt | | - | - | | *Verantwortlicher* muss gesetzt sein | immer | | *Freigeber* muss gesetzt sein | nur im strikten Modus | | *Freigeber* darf nicht dieselbe Person sein wie *Verantwortlicher* | nur im strikten Modus | Besetzen *Freigeber* und *Verantwortlicher* dieselbe Person, meldet die Anwendung das sofort. Fehlende Angaben dagegen erst bei einem Speicherversuch. Ist die Person in der Rolle *Verantwortlicher* oder *Freigeber* nicht mehr zuweisbar, etwa weil ihr Konto deaktiviert wurde, zeigt der Tab *Eigenschaften* das Feld im Bearbeitungsmodus leer. Die Prüfungen behandeln es dann als nicht gesetzt, und das nächste Speichern leert den Wert. Zur Auswahl stehen nur aktive Benutzer. ## Kein Freigeber, kein Weg Ein gelenktes Dokument im strikten Modus ohne Freigeber ist eine Sackgasse: Einreichen ist gesperrt, und entscheiden darf niemand. Läuft bereits ein Antrag ohne Freigeber, führt der einzige Ausweg über den Verantwortlichen: Antrag zurückziehen, im Tab *Eigenschaften* einen Freigeber setzen, erneut einreichen. ## Wer entscheiden darf Ohne strikten Modus darf jeder entscheiden, auch der Antragsteller selbst. Mit striktem Modus gilt das Vier-Augen-Prinzip: Nur der eingetragene Freigeber entscheidet, und er darf nicht zugleich der Verantwortliche sein — diese zweite Regel wird schon beim Setzen der Rollen im Tab *Eigenschaften* geprüft. ## Entscheiden Der Freigeber sieht die Angaben des Antrags und zwei Schaltflächen: | Aktion | Verlangt | | - | - | | *Freigeben* | nichts; ein Kommentar ist möglich | | *Ablehnen* | eine *Begründung* | Die Freigabe begründet sich durch den Antrag; eine Ablehnung braucht einen eigenen Grund, damit in der Historie keine Ablehnung ohne Anlass steht. ## Zurückziehen Der Antragsteller zieht seinen eigenen Antrag mit *Anforderung zurückziehen* zurück — das Gegenstück zur Ablehnung. Im strikten Modus darf das nur der Verantwortliche, ohne ihn jeder. Das Zurückziehen setzt das Dokument zurück auf *Entwurf* und ist damit auch der Weg, ein feststeckendes *In Prüfung* für den [Inhalt](/docs/de/documents/content#wann-sich-schreiben-lässt) wieder zu öffnen. ## Der Überprüfungszyklus Aus dem *Überprüfungsintervall* und der letzten Freigabe ergibt sich der nächste Prüftermin. Ein Hinweis über dem Ablaufband eskaliert, je näher der Termin rückt: | Lage | Anzeige | | - | - | | mehr als ein Monat bis zum Termin | kein Hinweis | | innerhalb des letzten Monats | gelb, mit der verbleibenden Zeit | | am Termin oder danach | rot, mit der überfälligen Zeit | Der Hinweis gilt nur für freigegebene Dokumente — ein Entwurf hat keine gültige Fassung, die ablaufen könnte. *Überprüfung verlängern* setzt voraus, dass das Dokument freigegeben ist; im strikten Modus darf nur der eingetragene Freigeber verlängern. Die Verlängerungsdauer und das Fenster, ab dem sich verlängern lässt, legt Ihr Mandant in den globalen Einstellungen fest — ohne eigene Angabe gelten zwei Monate Vorlauf und zwölf Monate Verlängerung. ## Archivieren *Archivieren* steht bei einem gelenkten Dokument nur im Status *Freigegeben* zur Verfügung. Die Schaltfläche sitzt auf dem letzten Schritt des Ablaufbands, an der Stelle, an der sonst *Archiviert* steht; ist das Dokument archiviert, nimmt *Archivierung aufheben* daneben den Schritt zurück. Ein ungelenktes Dokument lässt sich über die Oberfläche nicht archivieren. Aus dem Verkehr ziehen können Sie es nur über *Löschen* im Kopf der Detailseite; aus dem [Papierkorb](/docs/de/getting-started/trash) lässt es sich wiederherstellen. ## Wenn eine Aktion zu spät kommt Hat sich der Status zwischenzeitlich anderswo geändert — jemand hat archiviert, eingereicht oder entschieden —, lehnt die Anwendung Ihre Aktion ab, meldet das und lädt die Ansicht still nach. ## Die Seitenleiste Dieselben drei Blöcke wie im Tab *Übersicht*: *Dokumentinformationen*, *Verantwortlichkeiten* und *Überprüfungszyklus*. Am Fuß des Tabs steht zusätzlich dieselbe Versionsliste wie in der [Historie](/docs/de/documents/history) — so sehen Sie beim Entscheiden ohne Tabwechsel, was bisher freigegeben wurde. ## Weiterführend Freigegebene Fassungen und abgelehnte Anläufe nachschlagen: [Historie](/docs/de/documents/history). This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.