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# Tutorial: Einen Nachweis für ein Audit erzeugen

> Aus Versionen, Begründungen und Entscheidungen den Beleg zusammenstellen, den ein Prüfer verlangt.

Wir stellen aus der Historie eines gelenkten Dokuments den Beleg für ein Audit
zusammen: welche Fassung gilt, was sich gegenüber der vorigen geändert hat, und
dass ein abgelehnter Anlauf sichtbar bleibt.

## Ausgangslage

Die *Richtlinie zur Zugriffskontrolle* aus
[Ein Dokument freigeben](/docs/de/documents/tutorial-approval) ist seit einem Jahr in
Kraft. Bei der jährlichen Überprüfung hat die IT-Sicherheitsbeauftragte den
Prüfturnus von vierteljährlich auf monatlich verkürzt. Ein erster Entwurf wurde
wegen einer fehlenden Übergangsregel abgelehnt und nachgebessert. Der Auditor
will nachvollziehen, wie die gültige Fassung 2.0 entstanden ist.

## 1. Gültige Fassung finden

Tab *Historie*, *Versionen*: 1.0 mit Status *Abgelöst*, 2.0 mit Status *Gültig*.
Der Tab *Übersicht* zeigt unter *Gültige Version* denselben Stand; die Historie
zeigt zusätzlich die vorigen Fassungen.

<Note>
  *Abgelöst* betrifft die Fassung, nicht das Dokument. Freigeber und Freigabedatum
  von 1.0 bleiben erhalten.
</Note>

## 2. Fassungen vergleichen

<Steps>
  <Step title="Version 2.0 öffnen">
    Ein Klick auf die Zeile öffnet die Seitenleiste mit *Erstellt am*,
    *Freigegeben am*, *Änderungsgrund* und den Eigenschaften zum Zeitpunkt der
    Freigabe.
  </Step>

  <Step title="Vergleich wählen">
    Die Auswahl im Kopf der Seitenleiste stellt 2.0 der Fassung 1.0 gegenüber.
  </Step>

  <Step title="Eigenschaften lesen">
    Die Tabelle zeigt das *Überprüfungsintervall* in beiden Fassungen: zwölf
    Monate gegenüber einem Monat.
  </Step>

  <Step title="Kapitel lesen">
    Das neue Kapitel *Übergangsregel* ist markiert. Der Inhalt lässt sich
    nebeneinander oder untereinander anzeigen.
  </Step>
</Steps>

Der Vergleich belegt, was sich geändert hat. Der *Änderungsgrund* der Fassung
2.0 belegt, warum.

## 3. Abgelehnten Anlauf zeigen

Die Versionsliste enthält nur freigegebene Fassungen. Der Freigabeverlauf
enthält alle Anträge:

| Version | Status | Angefordert von | Entschieden von |
| - | - | - | - |
| 2.0 (erster Antrag) | *Abgelehnt* | IT-Sicherheitsbeauftragte | IT-Leiter |
| 2.0 | *Freigegeben* | IT-Sicherheitsbeauftragte | IT-Leiter |

Ein Klick auf die abgelehnte Zeile öffnet die Seitenleiste mit dem *Kommentar*
der Antragstellerin und der *Begründung* des IT-Leiters: „Übergangsregel für
laufende Prüfzyklen fehlt".

<Note>
  Für einen Auditor ist der abgelehnte Antrag Teil des Nachweises: Er zeigt, dass
  der Freigabeprozess geprüft und nicht nur bestätigt hat.
</Note>

## 4. Fassung als PDF ausgeben

Neben Version 2.0 steht *Herunterladen*, sobald der Export fertig ist. Das PDF
enthält die Fassung zum Zeitpunkt der Freigabe.

<Note>
  Der Export läuft im Hintergrund. Fehlt *Herunterladen*, ist er noch nicht
  abgeschlossen.
</Note>

## Ergebnis

Drei Quellen bilden den Beleg: *Übersicht* für den aktuellen Stand, *Versionen*
für die Abfolge der Fassungen, der Freigabeverlauf für die Anträge und
Entscheidungen.

## Weiterführend

Die laufende Freigabe: [Dokumentenlenkung und Freigabe](/docs/de/documents/document-control).


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