> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://www.docusnap.com/docs/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Kosten erfassen

> Einen Kosteneintrag mit Positionen anlegen, die Zuordenbarkeit zu Geräten oder Benutzern verstehen und die Zahl der Journal-Einträge einschätzen.

Ein *Kosteneintrag* bündelt einen Vertrag, ein Abonnement oder eine
Anschaffung. Er selbst trägt nur Kopfdaten; erst seine *Positionen* tragen
Beträge, Mengen und Laufzeiten — und erst Positionen lassen sich später
Geräten oder Benutzern zuordnen.

Der Erfassungsassistent *Kosten erfassen* legt einen Eintrag mit mindestens
einer Position an. Eine verkürzte Fassung — *Position erfassen* — hängt
stattdessen eine weitere Position an einen bestehenden Eintrag.

## Kostenart und Kategorie

| Kostenart | Bedeutet | Anfall |
| - | - | - |
| *Kauf* | einmalige Anschaffung | einmalig, Abschreibung möglich |
| *Lizenz* | dauerhaftes Nutzungsrecht, einmalig gekauft | einmalig, Abschreibung möglich |
| *Abonnement* | laufender Zugang gegen Gebühr | wiederkehrend |
| *Vertrag* | Wartung, Support, SLA, Services | wiederkehrend |
| *Leasing* | Hardware-Leasing, Miete | wiederkehrend, Abschreibung möglich |

Kostenart und Kategorie legen gemeinsam fest, ob und wem sich die Position
später zuordnen lässt:

| Kostenart × Kategorie | Zuordenbar zu |
| - | - |
| *Hardware* oder *Infrastruktur*, jede Kostenart | Gerät |
| *Software* mit *Lizenz* oder *Abonnement* | Gerät oder Benutzer, wählbar |
| *Wartung* mit *Vertrag* | Gerät |
| alles andere | Gemeinkosten, nicht zuordenbar |

<Note>
  Nicht jede Kombination ist zulässig — die Auswahlkarten sperren unpassende
  Kombinationen oder zeigen einen Hinweis (etwa *Kauf* + *Software* → „Besser
  als Lizenz").
</Note>

## Details, Laufzeit und Abschreibung

Menge, Stückpreis und Zeitraum bestimmen den Betrag. Bei Gemeinkosten entfällt
die Menge zugunsten eines einzelnen Nettobetrags.

<Warning>
  Bei wiederkehrenden Kosten sind *Enddatum* und *Zahlweise* Pflicht — eine
  offene Laufzeit gibt es nicht. Auch ein unbefristeter Vertrag braucht ein
  Enddatum.
</Warning>

Die *Kündigungsfrist* bleibt ausgeblendet, bis Sie *Kündigungsfrist
vereinbart* aktivieren; ohne gesetzte Frist endet die Position zum
eingetragenen Enddatum.

<Tip>
  Ist *Kosten auf Nutzungsdauer verteilen* aktiv, zeigt die Vorschau die
  monatliche und jährliche Abschreibung sowie das Ende der Abschreibung, bevor
  Sie den Eintrag anlegen.
</Tip>

<Warning>
  Kostenart, Kategorie, Menge, Stückpreis und Zahlweise entscheiden Sie beim
  Erfassen: An einer bestehenden Position lassen sich diese Felder nicht mehr
  ändern — nur *Bezeichnung*, *Lieferant* und, mit Einschränkung, das Enddatum.
  Siehe [Kosten bearbeiten](/docs/de/itam/edit-costs).
</Warning>

## Wie viele Journal-Einträge entstehen

| Fall | Rechnung |
| - | - |
| Einmalig, ohne Abschreibung | Menge |
| Einmalig, mit Abschreibung | Menge × Nutzungsdauer in Jahren × 12 |
| Wiederkehrend, monatlich | Menge × volle Monate zwischen Start und Ende |
| Wiederkehrend, jährlich | Menge × aufgerundete Jahre |

<Warning>
  10 Geräte über 3 Jahre abgeschrieben ergeben 360 Journal-Einträge. Ein
  Jahresvertrag über 24 Monate mit Menge 5 ergibt monatlich abgerechnet 120
  Einträge, jährlich abgerechnet nur 10. Prüfen Sie die Zahl im Schritt
  *Zusammenfassung*, bevor Sie den Eintrag anlegen.
</Warning>

## Mehrere Positionen in einem Durchgang

Über *Position* auf dem Schritt *Zusammenfassung* fügen Sie eine weitere
Position hinzu, ohne die Kopfdaten erneut einzugeben. Jede Position wird vor
dem Absenden erneut geprüft — ist mindestens eine unvollständig, sendet der
Assistent nichts und nennt die betroffenen Positionen.

<Warning>
  Das Papierkorbsymbol an einem Positionsblock entfernt die Position sofort und
  ohne Rückfrage — auch eine bereits abgeschlossene. Bei der letzten
  verbleibenden Position ist es gesperrt.
</Warning>

## Weiterführend

[Kosten bearbeiten](/docs/de/itam/edit-costs) beschreibt bereits angelegte
Positionen. [Kosten Assets zuweisen](/docs/de/itam/cost-allocation) beschreibt, wie
die zugeordneten Einheiten anschließend auf Assets verteilt werden.


This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.