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# Tutorial: Ungenutzte Lizenzen finden

> Einen Microsoft-365-Vertrag erfassen, die Lizenzen zuweisen und in der Kostenanalyse ablesen, wie viel für unbelegte Plätze bezahlt wird.

Wir erfassen einen Vertrag mit einer Position, weisen die bezahlten Einheiten den
Benutzern zu und lesen in der Kostenanalyse ab, wie viel davon ungenutzt bleibt.

**Voraussetzung:** Assets, denen sich Einheiten zuweisen lassen — aus dem Scan
oder manuell angelegt.

## Ausgangslage

Die Docusnap Sports GmbH hat Microsoft 365 E3 im Einsatz: 512 Lizenzen, jährlich
abgerechnet. Der Vertrag liegt als PDF vor, die Rechnung geht durch die
Buchhaltung. Wie viele Lizenzen belegt sind, weiß niemand.

## 1. Vertrag erfassen

Unter *ITAM › Kosten verwalten* öffnet *Kosten* den Assistenten *Kosten
erfassen*: *Grunddaten*, *Art*, *Details*, *Zusatzinfos*, *Zusammenfassung*.

<Steps>
  <Step title="Grunddaten">
    *Bezeichnung*: *Microsoft 365 E3 – Jahreslizenz*. *Vertragsnummer* und
    *Verantwortlicher* lassen wir leer.
  </Step>

  <Step title="Art">
    Kostenart *Abonnement*, Kategorie *Software*. Nur diese Kombination lässt
    im nächsten Schritt die Einheit wählen.
  </Step>

  <Step title="Details">
    Einheit *Pro Benutzer* — Lizenzen hängen an Personen. *Menge* 512,
    *Stückpreis* pro Jahr, *Startdatum*, *Enddatum*, *Zahlweise* *Jährlich*.
  </Step>

  <Step title="Zusammenfassung">
    Der Hinweis nennt die Zahl der Abrechnungszeiträume, die angelegt werden, und
    sagt: „Die Zuordnung zu Assets erfolgt separat." *Kosten erfassen* legt den
    Eintrag an und öffnet ihn als Tab.
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Einheit, Menge, Laufzeit und Zahlweise sind nach dem Erfassen nicht mehr
  änderbar. Prüfen Sie sie in der Zusammenfassung.
</Warning>

<Note>
  Die Abrechnungszeiträume ergeben sich aus Menge und Laufzeit: bei jährlicher
  Zahlweise ein Zeitraum je Abrechnungsjahr. Jeder Zeitraum lässt sich einzeln
  zuordnen und auswerten.
</Note>

## 2. Lizenzen zuweisen

<Steps>
  <Step title="Abrechnungszeitraum öffnen">
    Tab *Abrechnungszeiträume*. Wir öffnen den laufenden Zeitraum mit dem Status
    *Offen*.
  </Step>

  <Step title="Position auswählen">
    Die Position hat den Typ *Zuweisbar* und eine Auslastung von null. Am
    Zeilenende: *Zuweisen*.
  </Step>

  <Step title="Benutzer auswählen">
    Der Dialog *Einheiten zuweisen* zeigt Personen — die Einheit *Pro Benutzer*
    blendet Geräte aus. Wir wählen die Benutzer über Suche, Typfilter und
    Kontrollkästchen. Der Kapazitätsbalken zeigt die freien Plätze.
  </Step>

  <Step title="Zuweisen">
    Die Fußzeile nennt die neue Belegung und die Zahl der Zuweisungen. Nach dem
    Zuweisen steigt *Zugewiesen*, *Frei* sinkt, *Ungenutztes Budget* zeigt den
    Betrag der freien Plätze.
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Eine Zuweisung gilt für alle künftigen, noch nicht festgeschriebenen Zeiträume,
  bis sie entfernt wird. Ausgeschiedene Benutzer müssen aktiv entfernt werden.
</Warning>

## 3. Ergebnis in der Kostenanalyse lesen

<Steps>
  <Step title="Kostenanalyse öffnen">
    *ITAM › Kostenanalyse*. Zeitraum *12M*.
  </Step>

  <Step title="Tab Optimierung">
    | Kennzahl | Bedeutung |
    | - | - |
    | *Ungenutztes Budget* | Betrag für unbelegte Plätze, pro Monat und pro Jahr |
    | *Betroffene Kosten* | Zahl der betroffenen Einträge |
    | *Ungenutzte Lizenzen* | Zahl der freien Einheiten, mit Anteil |
    | *Ø Auslastung* | durchschnittliche Belegung, Zielwert über 90 % |
  </Step>

  <Step title="Tabelle Ungenutzte Kosten">
    Der Vertrag steht mit *Auslastung*, *Ungenutzt / Monat* und *Ungenutzt /
    Jahr* — der Betrag für nicht belegte Lizenzen.
  </Step>

  <Step title="Optimierungspotenziale">
    Darunter die *Optimierungspotenziale*, eingestuft als *Hinweis*, *Warnung*
    oder *Kritisch*, mit Zahl und Handlungstext.
  </Step>
</Steps>

<Note>
  Ohne zuweisbare Position zeigen die Kennzahlen der *Optimierung* keine Werte.
  Die Zuweisung ist Voraussetzung für die Auswertung.
</Note>

## Ergebnis

* **Wofür zahlen wir?** Der Vertrag steht mit Position, Menge, Laufzeit und
  Zahlweise im System. Die Kostenanalyse führt ihn unter *Aktuelle
  Monatskosten* und *Jahreskosten (Hochrechnung)*.
* **Wo zahlen wir für Ungenutztes?** *Ungenutztes Budget*, *Ungenutzte Lizenzen*
  und *Ø Auslastung* beziffern die freien Plätze je Vertrag.

Bei der nächsten Vertragsverlängerung ist die Menge belegt, nicht geschätzt.

## Weiterführend

[Kosten erfassen](/docs/de/itam/capture-costs) · [Kosten zuordnen](/docs/de/itam/cost-allocation)


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