IT-Asset-Bestand verwalten

Zuletzt aktualisiert: Mo, 7. November 2022

Gerade in Zeiten von steigenden Kosten ist es jedem Unternehmen unabhängig von seiner Größe ein Anliegen, Geld zu sparen. Mitarbeiter werden ins Home-Office geschickt, LED-Beleuchtung wird verbaut, Stromsparmodi bei den PCs aktiviert. Eine weitere Möglichkeit, um sichtbar Kosten zu reduzieren ist die effiziente Verwaltung der IT-Assets in einer Firma.

 

Was sind IT-Assets genau?

Um eine effiziente Verwaltung von IT-Assets durchzuführen, muss natürlich zuerst feststehen, was IT-Assets sind. Was verbirgt sich also hinter diesem Begriff? 

Zu den IT-Assets eines Unternehmens zählen zum einen Hardwarekomponenten, sprich die eingesetzte Hardware. Also beispielsweise Laptops, Monitore, Drucker oder auch Mobiltelefone. Zum anderen ist die auf diesen Komponenten installierte Software ein weiterer Bestandteil. Darunter fallen unter anderem Betriebssysteme, Treiber oder Bildbearbeitungsprogramme.

Zu guter Letzt zählen auch personelle Informationen dazu. Das heißt Kontaktdaten, Benutzer, Gruppen oder auch Ansprechpartner. Hiermit kann die Frage beantwortet werden, welche Assets welchem Benutzer zugeordnet sind. Matching-Abhängigkeiten können somit sichtbar gemacht werden.

Man sammelt also detaillierte Bestandsinformationen und trifft basierend darauf Entscheidungen bezüglich der zukünftigen IT-Assets.

 

Wieso sollte man IT-Assets verwalten?

Nachdem nun klar ist, was überhaupt unter den Begriff IT-Assets fällt, stellt sich bei Ihnen vielleicht die Frage, wozu man diese überhaupt verwalten soll. Dafür gibt es viele Gründe.

Mit einer klaren Übersicht über die in der Firma eingesetzten IT-Assets können unnötige Asset-Käufe vermieden werden, was eine Kostenersparnis und Ressourcenschonung zur Folge hat. Dies betrifft sowohl den Bereich Hardware als auch Software. Weiß man beispielsweise als IT-Leiter nicht genau über die sich im Einsatz befindliche Hard- oder Software Bescheid, kann es dazu kommen, dass unnötige Käufe getätigt werden, weil bereits vorhandene Assets nicht wiederverwendet werden, oder aber es stehen nicht genügend Assets zur Verfügung. In diesen Bereich fällt natürlich auch das Lizenzmanagement. Durch ein effizientes Asset-Management kann sowohl eine Unter- als auch eine Überlizenzierung vermieden werden, was die Kosten für Softwarelizenzen senkt. Zudem können korrekte Entscheidungen bezüglich der Verwendung von Assets über deren gesamten Lebenszyklus getroffen werden. Folglich können diese wesentlich effektiver genutzt werden.

 

Wie gehe ich vor?

Nun haben wir geklärt, was IT-Assets genau sind und wieso eine Verwaltung derer sinnvoll ist. Schauen wir uns nun an, wie so ein Asset-Management-Prozess genau ausschaut.

Um Überblick und Kontrolle über die IT-Struktur in Ihrem Unternehmen zu haben, muss als erstes eine Auswertung der Assets erfolgen, also eine Inventarisierung und Dokumentation. Dieser Vorgang lässt sich bedeutend erleichtern und beschleunigen durch eine IT-Dokumentationssoftware wie Docusnap. Diese kann genutzt werden, um automatisiert und wiederkehrend die IT-Infrastruktur einer Firma genauestens zu dokumentieren und Entscheidungen darauf basierend zu treffen.

Zuerst muss entschieden werden, welche IT-Asset-Struktur benötigt wird. Was ist für die Verwaltung von Assets relevant? Hier kommen die sogenannten Metadaten ins Spiel.
Darunter versteht man beispielsweise den Namen, die Seriennummer, das Modell, das Anschaffungsdatum usw. von IT-Assets. Hierbei gibt es Metadaten, die automatisch von Docusnap inventarisiert werden, wie die Seriennummer oder der Hersteller. Und solche, die manuell eingepflegt werden müssen wie das Anschaffungsdatum. Bevor mit der Verwaltung gestartet werden kann, muss also zuerst festgelegt werden, welche Daten für mich am wichtigsten sind.

Gleiches gilt für Assets, die nicht automatisch inventarisierbar sind. Darunter fallen Mobilgeräte, elektronische Türschlösser oder auch Kassensysteme. Hier muss also auch vorher überlegt werden, ob solche Geräte in der Firma vorhanden sind und ob diese in den IT-Asset-Bestand mitaufgenommen werden sollen.

In unserem Webinar zu dem Thema „Treffen Sie die korrekten Entscheidungen anhand Ihres vorliegenden IT-Asset-Bestands“ erklärt Ihnen unser Docusnap Experte, wie Sie mithilfe von Docusnap Ihren IT-Asset-Bestand verwalten können, um beispielsweise im Bereich Software-Lizenzen Lizenzkosten zu senken. Es wird aufgezeigt, wie innerhalb der Software manuell Metadaten und Assets eingepflegt werden können und wie Docusnap zu effizient verwalteten IT-Assets beitragen kann.

 

Fazit

Aller Anfang ist schwer. Gleiches gilt auch für das Management der Unternehmens-IT-Assets. Mithilfe von Docusnap und einem Plan, was genau verwaltet werden soll, geht Ihnen auch diese Aufgabe leicht von der Hand.

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