{"id":1395,"date":"2020-07-31T09:31:38","date_gmt":"2020-07-31T09:31:38","guid":{"rendered":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/?p=1395"},"modified":"2023-10-25T12:41:41","modified_gmt":"2023-10-25T11:41:41","slug":"it-dokumentation-vorlage","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/it-dokumentation-vorlage\/","title":{"rendered":"IT-Dokumentation<\/nobr> Vorlage? Besser die IT-Dokumentation<\/nobr> automatisieren!"},"content":{"rendered":"

Ihr Chef, Ihr Kunde oder\u00a0gesetzliche Vorgaben<\/a> verlangen von Ihnen, dass Sie eine IT-Dokumentation erstellen? Deshalb suchen Sie gerade eine Vorlage oder ein Muster f\u00fcr eine IT-Dokumentation<\/strong>, die Ihnen exakt sagt, was Sie wie erfassen und dokumentieren m\u00fcssen?<\/p>\n

Und die Dokumentation sollte schnell erledigt sein, da die normale, t\u00e4gliche Arbeit als IT-Administrator kaum zu bew\u00e4ltigen ist?<\/p>\n

Sie sind auch schon auf Vorlagen im Netz gesto\u00dfen, aber diese werden in der Regel immer von einem Disclaimer begleitet, der besagt, dass das vorliegende Muster sehr individuell angepasst werden muss und nicht allgemeing\u00fcltig ist<\/strong>. Gratulation, dann haben Sie eine etwas seri\u00f6sere Vorlage f\u00fcr IT-Dokumentationen gefunden. Andere Anbieter versprechen Ihnen ohne Einschr\u00e4nkungen die eierlegende Wollmilchsau in nur einer Word-Vorlage (vielleicht ist noch ein Excel-Sheet verkn\u00fcpft), und wenn Sie die ausgef\u00fcllt haben, ist alles gut. Das dauert auch nicht lange, alles ganz easy! Wirklich!<\/p>\n

Gibt es gute Vorlagen f\u00fcr die IT-Dokumentation?<\/h2>\n

Hand aufs Herz: wenn es so einfach w\u00e4re, wieso haben Sie die Vorlage dann nicht schon l\u00e4ngst (fertig) ausgef\u00fcllt? Die ehrliche Antwort, auch wenn sie weh tut: Ein solches vorgefertigtes und allgemeing\u00fcltiges Dokument gibt es einfach nicht.<\/p>\n

Der Grund, warum das so ist, ist ganz simpel:<\/p>\n

Eine IT-Dokumentation<\/a> ist genauso individuell ist wie Ihr Unternehmen und im Speziellen Ihre IT.<\/strong> Deshalb ist es unm\u00f6glich, eine f\u00fcr jeden und alles passende Vorlage f\u00fcr IT-Dokumentationen zu erstellen.<\/p>\n

Somit ist die Beantwortung der Frage „Gibt es gute Vorlagen f\u00fcr die IT-Dokumentation?“ ein klares JEIN. JA, es gibt IT-Dokumentation Vorlagen, manche schauen auch richtig gut aus, oberfl\u00e4chlich betrachtet. Aber NEIN, auf lange Sicht helfen sie Ihnen nicht weiter.<\/p>\n

Schlimmer noch:<\/p>\n

Eine einfache Vorlage verschlimmert nur Ihre Zeitprobleme<\/h2>\n

Die Erstellung einer korrekten und vollst\u00e4ndigen IT-Dokumentation<\/strong> ist sehr zeitaufw\u00e4ndig. Neben der oben angesprochenen m\u00fchevollen, individuellen Anpassung aus dem Internet geladener Vorlagen oder Muster, m\u00fcssen n\u00e4mlich erst einmal alle notwendigen Daten zusammengesucht, \u00fcberpr\u00fcft und bewertet<\/strong> werden. Kennen Sie ad-hoc alle sich in Ihrem IT-Netzwerk befindlichen Systeme wie Server, SNMP-f\u00e4hige Ger\u00e4te und so weiter? Und deren Konfiguration, Verkabelung und die darauf installierte Software samt Lizenzen?<\/p>\n

Meist flattern irgendwelche schlecht gepflegten und chronisch-veralteten Excel-Listen<\/strong> umher, auf denen irgendwann einmal Teile des Inventars dokumentiert wurden. Seitdem hat die Listen aber auch niemand mehr angeschaut, geschweige denn aktualisiert. Deshalb muss, bevor mit der Erstellung der IT-Dokumentation gestartet werden kann, erstmal zwingend eine\u00a0komplette Inventur<\/strong> gemacht werden. Was allein das f\u00fcr einen zeitlichen Aufwand bedeutet, sollte klar sein.<\/p>\n

Wenn dann endlich alle Daten vorliegen, werden m\u00fchevoll seitenweise Prosatexte in Word- Vorlagen<\/strong> getippt und stunden- oder gar tagelang Pl\u00e4ne in Visio gezeichnet<\/strong>. Dabei nichts zu vergessen oder zu verdrehen ist fast unm\u00f6glich.<\/p>\n

Irgendwann ist dann schlie\u00dflich alles erledigt: Die komplette IT ist inventarisiert, die IT-Dokumentation Vorlagen sind individualisiert und bef\u00fcllt. Man ist endlich fertig und kann die Unterlagen abgeben.<\/p>\n

Aber schon wenige Tage, sp\u00e4testens einen Monat sp\u00e4ter ist das alles schon wieder veraltet<\/strong> und die Arbeit geht von vorne los.<\/p>\n

Denn eine IT-Dokumentation macht nur Sinn, wenn Sie vollst\u00e4ndig und vor allem aktuell ist. Deshalb ist das ein regelm\u00e4\u00dfiger Job<\/strong>. Die Basisarbeit ist zwar erledigt und das Bestehende muss „nur noch“ aktualisiert werden, aber genau hier passieren die meisten Fehler: \u00c4nderungen werden aus Zeitmangel nicht sofort eingetragen und dann vergessen<\/strong>, es wird das falsche System in der IT-Dokumentation ausgetauscht und so weiter.<\/p>\n

Eine IT-Dokumentation auf Basis von Word-Dokumenten oder Excel-Listen zu erstellen wird Ihre Zeitprobleme somit nicht l\u00f6sen k\u00f6nnen, sondern im Gegenteil nur noch verschlimmern, da Sie innerhalb k\u00fcrzester Zeit veraltet sein wird und nur schwer aktuell gehalten werden kann. Bevor Sie sich das antun, werden Sie lieber wieder eine komplett neue erstellen. Und das kostet wieder immens viel Zeit.<\/p>\n

Woher soll also die Zeit genommen werden, eine l\u00fcckenlose Dokumentation neben all den anderen anfallenden Aufgaben eines IT-Administrators zu erstellen?<\/p>\n

Eine IT-Dokumentation muss automatisiert werden<\/h2>\n

Der einzige Ausweg aus dieser Misere ist, diese zeitraubenden T\u00e4tigkeiten zu automatisieren<\/strong>.
\nWarum soll man m\u00fchsam unter Tischen und in staubigen Kellern herumkriechen, um die dortige Hardware zu inventarisieren, wenn es Software gibt, die das f\u00fcr einen \u00fcbernehmen kann?! Dar\u00fcber hinaus macht eine Inventarisierungssoftware auch deutlich weniger Fehler und ist sowohl gr\u00fcndlicher als auch umfangreicher. So werden nicht nur die Systemnamen erfasst, sondern auch die installierte Software, die Konfigurationen und auch die Vernetzung.<\/p>\n

Kombiniert man das Ganze dann noch mit einer automatischen Dokumentation, geht der manuelle Aufwand nach der initialen Einrichtung gegen Null.<\/strong> Das spart enorm viel Zeit und vor allem Nerven. Auf lange Sicht gesehen aber auch sehr viel Geld. Wenn Sie die Arbeitszeit, die Sie in die Erstellung einer manuellen IT-Dokumentation reinstecken, hochrechnen,\u00a0amortisiert sich die Anschaffung einer professionellen Software innerhalb k\u00fcrzester Zeit.<\/strong><\/p>\n

IT-Dokumentation mit Docusnap: automatisch, regelm\u00e4\u00dfig, zeitsparend<\/h2>\n

Wir von Docusnap haben bald 20 Jahre Erfahrung auf diesem Gebiet und wissen, wovon wir sprechen. Unsere Software nimmt Ihnen all diese l\u00e4stigen und zeitraubenden Aufgaben ab.<\/p>\n

Docusnap inventarisiert Ihr komplettes IT-Netzwerk ganz automatisch und wiederkehrend<\/a>: Hardware, Software, Systemkonfigurationen, Kommunikationspfade und noch vieles mehr. Diese Daten k\u00f6nnen Sie anschlie\u00dfend ganz bequem in einer \u00fcbersichtlichen, strukturierten Darstellung betrachten. Oder Sie nutzen die \u00fcber 200 vorgefertigten und automatisch generierten Berichte<\/a>, wie zum Beispiel einen IP-Adressen-Belegungsbericht, eine Betriebssystem \u00dcbersicht, eine Software Zusammenfassung und vieles, vieles mehr.<\/p>\n

Ben\u00f6tigen Sie dar\u00fcber hinaus weitere Dokumente, wie zum Beispiel einen Netzwerkplan<\/a>, k\u00f6nnen Sie diese mit nur wenigen Klicks automatisch auf Basis der inventarisierten Daten generieren lassen. Das bedeutet: Das m\u00fchsame Malen von Pl\u00e4nen via Visio entf\u00e4llt.<\/p>\n

Selbst komplexe Dokumente, wie IT-Notfallpl\u00e4ne<\/a>, Wiederanlaufpl\u00e4ne etc, lassen sich mit Hilfe der zahlreichen Vorlagen sehr schnell und einfach erstellen. Ziehen Sie Pl\u00e4ne, Diagramme und Berichte einfach via Drag-and-Drop in die Vorlage und erg\u00e4nzen das Ganze um Ihre eigenen Texte. Das war’s! Docusnap aktualisiert diese Dokumente anschlie\u00dfend ganz von alleine und regelm\u00e4\u00dfig. Somit geh\u00f6ren veraltete IT-Dokumentationen ab sofort der Vergangenheit an.<\/p>\n

Also automatisieren Sie die l\u00e4stigen Standardarbeiten einer IT-Dokumentation mit Docusnap<\/strong> und nutzen Sie Ihre im wahrsten Sinne des Wortes kostbare Zeit lieber f\u00fcr wichtigere Dinge.<\/p>\n

Und das Beste daran ist, Docusnap macht das nicht nur einmalig, sondern in von Ihnen vorgegebenen Zeitintervallen regelm\u00e4\u00dfig. Somit geh\u00f6ren veraltete Netzwerkpl\u00e4ne ab sofort der Vergangenheit an.<\/p>\n

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Fazit: IT-Dokumentationen besser nicht mit einfachen Word-Vorlagen erstellen<\/h2>\n

Einfache Word- und Excel-Vorlagen f\u00fcr IT-Dokumentationen sind zwar kostenlos im Netz zu finden, aber der Arbeitsaufwand, diese zu bef\u00fcllen und aktuell zu halten, ist ein zweiter Vollzeitjob.<\/p>\n

Um Zeit, Geld und Nerven zu sparen sollten Sie diese akribische und wiederkehrenden Aufgabe eine professionelle Software f\u00fcr Sie erledigen lassen. Diese inventarisiert Ihre Netzwerke umfassend und gem\u00e4\u00df den erforderlichen Standards der IT-Sicherheit, was auch bei Pr\u00fcfungen im Betrieb von zentraler Bedeutung ist. Im Falle eines Notfalls sind die Informationen den verantwortlichen Mitarbeitern schnell ersichtlich zug\u00e4nglich und Schadensf\u00e4lle k\u00f6nnen minimiert werden. Sie sehen: wir lieben IT.<\/p>\n

Und wir sind der Meinung: jeder hat eine ausgewogene Work-Life-Balance verdient. Und davon sollten IT-Admins nicht ausgeschlossen sein!<\/p>\n

So geht\u2019s in Docusnap:<\/strong><\/p>\n