Es gibt diverse Audits, aber gerade, wenn sich Microsoft mit einem Lizenzaudit ank\u00fcndigt, ist dies eines der gr\u00f6\u00dften Schreckgespenster einer jeden IT-Abteilung. Sobald von Microsoft die Aufforderung zur Selbstauskunft \u00fcber die aktuell bestehende Lizenzsituation im Unternehmen eintrudelt oder sich vielleicht sogar ein Auditor ank\u00fcndigt, bricht meist erst einmal komplette Panik aus. Und oftmals stellt sich dann auch sehr schnell die folgende Erkenntnis ein: Wir wissen eigentlich gar nicht so wirklich, welche Software auf welchen Systemen l\u00e4uft und wie viele Lizenzen aktiv genutzt werden.<\/p>\n
Leider ist dieses Szenario nach wie vor typisch. Und w\u00e4hrend sich Microsoft fr\u00fcher mit seinen Lizenzaudits vermehrt auf gro\u00dfe Unternehmen konzentrierte, trifft es heute ebenso kleinere Unternehmen. Die Zahl der Audits nimmt best\u00e4ndig zu. Dennoch sind viele Unternehmen nach wie vor nicht auf ein Microsoft Lizenzaudit vorbereitet oder, falls doch, nur sehr unzureichend. Dies kann jedoch fatale Konsequenzen mit sich ziehen. Mit einem Lizenzaudit werden an die Verantwortlichen folgende Anforderungen gestellt:<\/p>\n 1. Aktuelle Lizenzsituation ermitteln<\/strong> Punkt 1 bedeutet, dass in einem ersten Schritt alles zusammengetragen werden muss was aktuell vorhanden ist. Im besten Fall besteht vielleicht schon irgendeine Excel-Liste, auf die zur\u00fcckgegriffen werden kann. Andernfalls hei\u00dft es jetzt: auf die Schnelle alles zusammensuchen. Um sich dann eine \u00dcbersichtsliste zu erstellen und zu betrachten was aktuell alles an Softwareprodukten vorhanden ist.<\/p>\n Wenn dieser Part erledigt ist, geht es an die Bestandsaufnahme der Kaufbelege. Und ja \u2013 es m\u00fcssen tats\u00e4chlich alle Rechnungen zu gekauften Lizenzen vorgelegt werden k\u00f6nnen. Microsoft erkennt eine Lizenz nicht an bzw. sieht es nicht als lizenziert an, wenn die entsprechenden Rechnungen nicht vorgelegt werden k\u00f6nnen. Und wiederum ja \u2013 es ist sicherlich nicht die sch\u00f6nste Arbeit und ein gewisser manueller Aufwand alles an Informationen zusammenzusuchen. Zudem man h\u00f6chstwahrscheinlich auch erst einmal \u00fcberlegen und eruieren muss, wo man die ganzen Kaufbelege finden kann. Muss man dazu in die Fachabteilungen, braucht man die Buchhaltung oder muss man selbst alle Ordner durchw\u00fchlen?! Es gibt Produkte wie unsere Software Docusnap. Diese ermittelt die bereits installierte Software automatisiert. Hei\u00dft im Klartext: Sie f\u00fchren mit Docusnap eine Inventarisierung aus und bekommen dann \u00fcbersichtlich ausgewiesen, welchen Softwarebestand Sie aktuell haben. Sie m\u00fcssen also keine alte Excel-Liste zum Leben erwecken oder auf die Schnelle alles manuell zusammentragen, sondern haben den IST-Zustand zuverl\u00e4ssig und automatisiert ermittelt. Dies allein spart Ihnen eine Menge an Zeit- und Arbeitsaufwand ein.<\/p>\n Beim Hinterlegen der Kaufbelege braucht es trotz Docusnap aber Ihren Arbeitseinsatz. Hier ist doch etwas Flei\u00dfarbeit gefragt. So m\u00fcssen Sie die Informationen manuell in Docusnap eingeben. Jedoch k\u00f6nnen Sie Docusnap hierbei ganz toll als Ablageort nutzen, um dort s\u00e4mtliche Rechnungen oder beispielsweise Servicevertr\u00e4ge zu den Lizenzen zu hinterlegen. Aber auch Informationen, wie z.B. die Kostenstellen k\u00f6nnen hier hinterlegt werden. Im Grunde alle Infos, die Sie auch in Zukunft f\u00fcr wichtig erachten. Diese M\u00f6glichkeiten sollten Sie nutzen und somit zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Legen Sie alle Informationen in Docusnap unter den Zusatzinformationen ab \u2013 so haben Sie zuk\u00fcnftig wirklich alles sch\u00f6n beieinander und einen super \u00dcberblick \u00fcber die Kaufbelege.<\/p>\n Wenn das nun erledigt ist \u2013 Docusnap also Ihre installierte Software bzw. den Softwarebestand ermittelt hat und Sie alles an Kaufbelegen eingetragen haben, erledigt Docusnap den Soll-Ist-Abgleich in einem weiteren Schritt automatisch f\u00fcr Sie. Hier k\u00f6nnen Sie sich wieder ganz entspannt zur\u00fccklehnen und Docusnap einfach machen lassen. Auch hier nimmt Ihnen die Software also wieder eine ganze Menge an Arbeit ab.<\/p>\n Und dann w\u00e4ren die vorherig diskutierten drei Punkte auch schon abgearbeitet und erledigt. Jetzt haben Sie die Grundlage geschaffen um die ber\u00fcchtigte Microsoft Selbstauskunft entsprechend ausf\u00fcllen zu k\u00f6nnen. Je besser bzw. gr\u00fcndlicher Sie diese Selbstauskunft ausf\u00fcllen k\u00f6nnen und je mehr Infos Sie bieten k\u00f6nnen, desto h\u00f6her steigen die Chancen, dass Microsoft nichts zu beanstanden hat. Im besten Fall ist die Pr\u00fcfung damit schon bestanden oder es kommt zumindest nicht so weit, dass ein Auditor zu Ihnen ins Haus kommt.<\/p>\n F\u00fcr Sie generell gut zu wissen: Wenn Sie die Auskunft zur\u00fcckschicken und Microsoft etwas zu beanstanden hat, ist es in der Regel so, dass mit Ihnen ein Termin vereinbart wird. Hierauf schickt Microsoft dann einen Pr\u00fcfer oder Auditor \u2013 oftmals gerne von Unternehmen wie KPMG, die dann noch einmal einen genauen Check durchf\u00fchren. Sollte bei diesem Check etwas nicht passen, kann es durchaus unangenehm werden und vor allem sehr teuer. Sie m\u00fcssen unter anderem den Pr\u00fcfer bezahlen und die Lizenzen m\u00fcssen nachgekauft werden. Diesen \u00c4rger k\u00f6nnen Sie sich also nur dadurch schon von vornherein sparen in dem die Selbstauskunft bestm\u00f6glich ausgef\u00fcllt ist. Zum Einsatz einer Software k\u00f6nnen wir Ihnen deshalb nur raten!<\/p>\n So nervig ein Microsoft Lizenzaudit auch sein mag, sehen Sie es als Chance Transparenz in Ihre Lizenzen zu bringen. Denn nicht nur eine Unterlizenzierung kann somit aufgedeckt werden. Vielleicht bemerken Sie im Zuge der Vorbereitungen auch, dass genau das Gegenteil der Fall ist und Sie komplett \u00fcberlizenziert sind. Auch ungenutzte Lizenzen sind in vielen Unternehmen oftmals ein enormer Kostenfresser. Es soll ja sogar hin und wieder vorkommen, dass sich Unternehmen aus Angst vor einer Unterlizenzierung lieber \u00fcberlizenzieren. Mal ehrlich: Das kann sicherlich nicht die L\u00f6sung sein! Dieses Geld sollte unbedingt in sinnvolle Investitionen angelegt werden.<\/p>\n Lassen Sie es also gar nicht drauf ankommen. Bereiten Sie sich schon jetzt auf ein m\u00f6gliches Microsoft Lizenzaudit vor! So sind Sie jederzeit optimal ger\u00fcstet und k\u00f6nnen dem Ganzen entspannt entgegenblicken!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Es gibt diverse Audits, aber gerade, wenn sich Microsoft mit einem Lizenzaudit ank\u00fcndigt, ist dies … <\/p>\n","protected":false},"author":11271,"featured_media":1409,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[8,5],"tags":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1401"}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/users\/11271"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1401"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1401\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1416,"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1401\/revisions\/1416"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1409"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1401"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1401"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.docusnap.com\/it-dokumentation\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1401"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}
\nUnvorbereitet zu sein und dennoch stressfrei durch das Microsoft Lizenzaudit zu kommen \u2013 das kann man gelinde gesagt vergessen. Zumal es hierbei sehr oft Mitarbeiter mehrerer Abteilungen trifft, die dann innerhalb k\u00fcrzester Zeit alle notwendigen Daten manuell zusammensuchen und -tragen m\u00fcssen. Gerade, wenn parallel dazu andere Projekte abgeschlossen werden m\u00fcssen, ist dies ein gro\u00dfer zus\u00e4tzlicher Stressfaktor. Und dann passiert auf Grund des Zeitmangels auch gerne der ein oder andere (gr\u00f6bere) Fehler. Fehler wiederum bedeuten jedoch, dass somit auch die Selbstauskunft fehlerhaft ist. Und das kann dann wirklich sehr unsch\u00f6n werden.
\nEs stellt sich also die folgende Frage: Wie kommt man mit m\u00f6glichst geringem Aufwand erfolgreich durch das Microsoft Lizenzaudit?<\/strong><\/p>\n<\/h2>\n
Anforderungen eines Microsoft Lizenzaudits<\/h2>\n
\n2. Bestandsaufnahme aller Kaufbelege vornehmen<\/strong>
\n3. Soll-Ist-Abgleich durchf\u00fchren<\/strong><\/p>\n
\nNachdem Punkt 2 erledigt ist, muss nun der Soll-Ist-Abgleich gemacht werden um so die aktuelle Lizenzsituation auch entsprechend nachweisen zu k\u00f6nnen. Das war nun also die Theorie. Aber wie bitte sch\u00f6n soll dies alles nun mit m\u00f6glichst geringem Aufwand vonstattengehen?<\/p>\nM\u00f6glichst wenig Aufwand bei Microsoft Lizenzaudit durch Softwareunterst\u00fctzung<\/h2>\n
Microsoft Lizenzaudit als Chance sehen<\/h2>\n