Wer \u00fcber eine Dokumentation der eigenen IT verf\u00fcgt, macht sich das Leben als IT-Administrator oder IT-Verantwortlicher gleich um einiges leichter. Denn nicht nur f\u00fcr IT-interne Zwecke sind diese Daten relevant und \u00e4u\u00dferst n\u00fctzlich. Auch wenn es darum geht, nach au\u00dfen hin, also zu anderen Abteilungen oder gar au\u00dferhalb des Unternehmens Informationen bereitstellen zu m\u00fcssen, liefert die dokumentierte IT die notwendigen Informationen.<\/p>\n
Dabei werden oftmals auch unterschiedliche Tools verwendet, um die Daten und Informationen, die ein IT-Netzwerk bereitstellt, auszulesen. Die Speicherung der Daten wird dann gerne mit herk\u00f6mmlichen Mitteln erledigt, weil diese eben zur Verf\u00fcgung stehen. Ganz weit oben auf der Liste dieser Wege liegt sicher Microsofts Excel, mit dem sich wunderbar eine Unmenge an Listen und Tabellen erstellen l\u00e4sst. Der findige und kreative IT-Verantwortliche bahnt sich dabei den Weg durch unz\u00e4hlige Spalten und Zeilen, um die richtigen Informationen herauszufiltern.<\/p>\n
In m\u00fchevoller Kleinarbeit werden diese Daten dann akkurat in einem Microsoft Word-Dokument aufbereitet und bei Bedarf formsch\u00f6n ausgedruckt. Das Ergebnis kann sich meist sehen lassen und zur Unterstreichung der Professionalit\u00e4t, werden die Informationen zus\u00e4tzlich auf dem firmeneigenen Gesch\u00e4ftspapier mit Unternehmens-Logo und professionellen Kopf- und Fu\u00dfzeilen verziert.<\/p>\n
Doch so sehr man auch versucht, dem \u00e4u\u00dferen Erscheinungsbild den Hauch der Professionalit\u00e4t zu schenken \u2013 mit Professionalit\u00e4t hat so eine Dokumentation selten etwas zu tun.<\/p>\n
Dies soll nicht abwertend klingen, denn grunds\u00e4tzlich ist der Gedanke, eine IT-Dokumentation zu f\u00fchren, eine wichtige und sehr lobenswerte Einstellung. Doch leider hat eine selbsterstellte Inventarisierung oder IT-Dokumentation den einen oder anderen Haken.<\/p>\n
Ein Punkt, den jede IT-Abteilung schnell sp\u00fcrt, ist der personelle und zeitliche Aufwand, der f\u00fcr eine umfassende IT-Dokumentation aufgewendet werden muss. Es kommen unterschiedlichste Tools von verschiedensten Herstellern zum Einsatz, wovon jeder sein eigenes S\u00fcppchen kocht und die Daten in eigenen Dateien oder Datenbanken ablegt. Und nat\u00fcrlich k\u00f6nnen untereinander kaum Daten aus anderen Tools integriert, sondern bestenfalls die Daten mit fix vorgegebenen Formaten exportiert werden.<\/p>\n
Alle, die sich aus diesen unterschiedlichen und verteilten Daten eine lesbare IT-Dokumentation gebastelt haben, verdienen Respekt. Da steckt eine Menge Handwerk dahinter.<\/p>\n
Ein weiterer Haken w\u00e4re dann die Qualit\u00e4t und der Umfang der Datenerhebung. Denn viele der eingesetzten Tools decken nur einen kleinen Bereich ab, den sie an Daten zu sammeln bereit sind. IP-Adressen sind schnell ermittelt, auch Computer- oder Ger\u00e4tenamen werden angezeigt. Doch beim Auslesen von tieferen Informationen, wie zum Beispiel dem Versionsstand von entfernten Ger\u00e4ten oder der Anfertigung eines Netzwerkplans, ist dann wieder Handarbeit gefragt. Denn wie bereits erw\u00e4hnt, arbeiten viele Tools nur rudiment\u00e4r zusammen und behalten die Daten am liebsten f\u00fcr sich selbst.<\/p>\n
Aber nehmen wir einfach an, dass aufgrund der sorgf\u00e4ltigen Auswahl der Tools, mit denen die interne IT-Dokumentation erstellt wurde, gen\u00fcgend Daten geliefert werden. Und dass auch die Ausgabe dieser Informationen in einem verarbeitbaren Format erfolgt, mit denen sich tats\u00e4chlich auch eine umfangreiche und vor allem mit korrekten Informationen gef\u00fcllte IT-Dokumentation zusammenstellen lie\u00dfe \u2013 der gr\u00f6\u00dfte Haken bleibt dennoch bestehen.<\/p>\n
Denn egal, wie akkurat die Daten rund um die IT-Ger\u00e4tschaften und das IT-Netzwerk gesammelt werden. Ab dem ersten Tag beginnen diese Daten schon zu altern. Das mag f\u00fcr eine kleine IT mit einer \u00fcberschaubaren Anzahl an Komponenten nicht sofort ausschlaggebend werden. In einem Unternehmen mit dutzenden oder gar hunderten und mehr Arbeitspl\u00e4tzen sind Informationen, die nicht auf aktuellstem Stand sind, nutzlos, wenn nicht sogar gef\u00e4hrlich.<\/p>\n
Bei dem Aufwand, den eine manuell erstellte IT-Dokumentation erfordert, ist es nicht m\u00f6glich, diese Daten stets auf neuestem Stand zu halten. Eine kleine Ver\u00e4nderung reicht, um die Informationen wertlos zu machen. Und wenn das Unternehmen zus\u00e4tzlich auch noch \u00fcber verschiedene Standorte verf\u00fcgt, sind Ver\u00e4nderungen im IT-Netzwerk kaum noch schnell genug nachvollziehbar.<\/p>\n
Schnell wird erkannt, dass der ganze Aufwand, die IT zu dokumentieren, schon nach kurzer Zeit zu unzuverl\u00e4ssigen Datenbest\u00e4nden f\u00fchrt.<\/p>\n
Essentieller Bestandteil einer jeden vern\u00fcnftigen IT-Dokumentation ist daher nicht nur der Umfang der Daten, sondern insbesondere die Aktualit\u00e4t des Datenbestands. Dass sich kaum eine IT-Abteilung den Aufwand leisten kann, monatlich, w\u00f6chentlich oder gar t\u00e4glich die Daten der Dokumentation zu \u00fcberwachen und zu aktualisieren, d\u00fcrfte auf der Hand liegen.<\/p>\n
In diesen F\u00e4llen trennt sich dann die Spreu vom Weizen. Denn bei einer professionellen IT-Dokumentationsl\u00f6sung ist ein stets aktueller Datenbestand ein essentieller Bestandteil und wird automatisch zu einem beliebigen Zeitpunkt aufgefrischt. Auf Wunsch auch mehrmals am Tag.<\/p>\n
Dabei ben\u00f6tigt eine Software wie Docusnap nicht einmal einen auf dem Endger\u00e4t installierten Agenten, sondern holt mit verschiedensten Methoden s\u00e4mtliche relevanten Daten aus dem Netzwerk heraus. Nicht nur, dass hier mit einem einzigen Tool alle Daten abgegriffen werden, diese werden auch in einer zentralen Datenbank gespeichert. Um die Daten dann entsprechend auszugeben, verf\u00fcgt die Software \u00fcber umfangreiche und anpassbare Berichte, die f\u00fcr die eigenen Zwecke entsprechend konfiguriert werden k\u00f6nnen.<\/p>\n
Somit werden alle relevanten Daten aus dem IT-Netzwerk st\u00e4ndig aktualisiert. Dadurch sind nicht nur die Informationen f\u00fcr die Gesch\u00e4ftsleitung oder externe Pr\u00fcfer (Audits, Zertifizierungen) stets auf dem aktuellsten Stand. Auch Netzwerkpl\u00e4ne oder Notfallhandb\u00fccher werden so vollkommen automatisiert angepasst.<\/p>\n
Ohne Automatisierung verlieren die Daten in einer IT-Dokumentation praktisch t\u00e4glich an Wert. Selbst\u00e4ndiges Auffrischen der Daten ist in den meisten F\u00e4llen viel zu aufw\u00e4ndig, daher geh\u00f6rt zu einer professionellen IT-Dokumentation auch immer eine automatisierte Aktualisierung der Netzwerkkomponenten, die ohne zus\u00e4tzlichen Personalaufwand durchf\u00fchrbar ist.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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