Eine zentrale Frage beim Thema IT-Dokumentation ist: Welche gesetzlichen Anforderungen gibt es und was genau muss dokumentiert werden? Zun\u00e4chst muss die Branche des jeweiligen Unternehmens betrachtet werden. So unterliegen beispielsweise Banken, Finanzdienstleister und Versicherungen den Mindestanforderungen an das Risikomanagement (MaRisk). Unternehmen, die im medizinischen Umfeld t\u00e4tig sind, kennen eine ganze Reihe branchenspezifischer Verordnungen. Dar\u00fcber hinaus gibt es allgemeine gesetzliche Anforderungen wie beispielsweise die Abgabenordnung und die Grunds\u00e4tze ordnungsgem\u00e4\u00dfer DV-gest\u00fctzter Buchf\u00fchrungssysteme (GoBS), aus denen sich auch Verpflichtungen f\u00fcr eine IT-Dokumentation ableiten lassen. F\u00fcr bilanzierende Unternehmen wird au\u00dferdem aus den allgemeinen Bilanzierungserfordernissen heraus eine Bestandsdokumentation ben\u00f6tigt (so ist beispielsweise sowohl f\u00fcr Hard- als auch f\u00fcr Software ein Anlagenverzeichnis zu f\u00fchren).<\/p>\n
Zusammenfassend ergibt sich aus allen Gesetzen eine Verpflichtung, dass ein IT-Betriebs ordnungsgem\u00e4\u00df und mit Fokus auf die Bereiche IT-Sicherheit, Verf\u00fcgbarkeit und Datenschutz gef\u00fchrt wird. Zus\u00e4tzlich definieren zahlreiche gesetzliche Anforderungen oder andere Verpflichtungen eine Notwendigkeit zu einer aktiv betriebenen Notfallvorsorge. Beispielsweise sind die Gesch\u00e4ftsleitungen gr\u00f6\u00dferer Kapitalgesellschaften durch das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) zu einem angemessenen Risikomanagement verpflichtet. Dieses wiederum erfordert auch, dass das Unternehmen ausreichend gegen Krisen und Notf\u00e4lle vorgebeugt hat. Im \u00dcbrigen ist jede Unternehmensleitung u.a. durch das GmbH-Gesetz verpflichtet, Schaden vom Unternehmen abzuwenden. Dazu geh\u00f6rt dann eben auch ein angemessenes Notfallmanagement.<\/p>\n
Nur mit IT-Dokumentation lassen sich Prozesse optimieren <\/b><\/p>\n
Eine ausschlie\u00dfliche Betrachtung der gesetzlichen Notwendigkeiten birgt jedoch eine Gefahr: Die IT-Dokumentation wird oft auf das f\u00fcr das Audit notwendige Mindestma\u00df beschr\u00e4nkt und anschlie\u00dfend (bis zum n\u00e4chsten Audit) abgeheftet und vergessen. \u00dcbersehen wird dabei, dass eine aktuelle und an den Prozessen ausgerichtete IT-Dokumentation einen Mehrwert darstellt und den IT-Betrieb wirksam unterst\u00fctzt. Neue Mitarbeiter besser einzuarbeiten, ist dabei nur ein Aspekt.<\/p>\n
In einer von Personalabbau, Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung gepr\u00e4gten Zeit m\u00fcssen auch IT-Abteilungen zunehmend ihre \u201eDaseinsberechtigung\u201c unter Beweis stellen. Das hei\u00dft unter anderem, eine effektive und schlanke Organisation nachzuweisen. Serviceorientierung (und damit die Ausrichtung an den Bed\u00fcrfnissen der Kunden) sowie Prozessorientierung stehen dabei im Mittelpunkt. Prozesse aber lassen sich nur optimieren, wenn sie dokumentiert sind. Andernfalls besteht das Risiko, dass jeder seine Aufgaben nach eigenem Gutd\u00fcnken variiert und damit heute so und morgen so agiert. Den Nutzens eines Prozesses zu messen, wird so zumindest stark erschwert oder sogar verhindert.<\/p>\n
Mehr als das Erf\u00fcllen gesetzlicher Vorgaben<\/b><\/p>\n
Die Basis eines service- und prozessorientierten IT-Betriebs ist daher eine daran ausgerichtete IT-Dokumentation. Diese ist nicht nur f\u00fcr gro\u00dfe Betriebe mit einer umfangreichen IT-Abteilung vonn\u00f6ten. Gerade wenn der Administrator als \u201eEinzelk\u00e4mpfer\u201c fungiert und\/oder externe Dienstleister f\u00fcr den IT-Betrieb verantwortlich sind, erweisen sich Unternehmen einen B\u00e4rendienst, wenn sie meinen, auf eine IT-Dokumentation verzichten zu k\u00f6nnen. In diesem Fall kann der Ausfall des einzigen Administrators oder des Dienstleisters existenzbedrohende Folgen f\u00fcr das Unternehmen haben. Es lohnt sich also durchaus, \u00fcber die Frage \u201eWas muss ich als Unternehmen gem\u00e4\u00df gesetzlicher Vorgaben dokumentieren?\u201c hinauszugehen und stattdessen die IT-Dokumentation als Investment in das eigene Unternehmen zu betrachten.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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