In Docusnap können Systemgruppen angelegt werden. Dadurch können Systeme, die z.B. zur selben Abteilung gehören, in einer Gruppe zusammengefasst werden.
Für diese Systemgruppen können Netzwerkpläne, Routingpläne und Datenblätter erstellt werden. Die Dokumente für die Systemgruppen können nur über die Schaltfläche Systemgruppen erstellt werden, nicht aber über den Assistenten Doku erstellen.
Im ersten Schritt wird die Domäne ausgewählt. Außerdem muss bei der Erstellung von Netzwerkplänen und Datenblättern für Systemgruppen die Systemgruppe ausgewählt werden, für die sie erstellt werden sollen. Es kann immer nur eine Gruppe gewählt werden.
Anschließend können die Systeme ausgewählt werden, die im Netzwerkplan bzw. im Routingplan berücksichtigt werden sollen. Es werden nur Systeme angezeigt, die der gewählten Systemgruppe zugeordnet wurden. Auch bei Netzwerkplänen für Systemgruppen ist es möglich, Workstations und SNMP-Systeme zu gruppieren. Durch Aktivieren des Kontrollkästchens werden die Systeme in den Netzwerkplan aufgenommen. Durch den Filter auf der rechten Seite der Auswahlliste können die Geräte übersichtlicher gehalten werden. Näheres zur Anwendung der Filterung unter Filter. Durch Klick auf des jeweilige Icon werden nur Server, Arbeitsstationen, Linux-Geräte etc. markiert und in den Netzwerkplan aufgenommen. Durch erneutes Klicken auf das Icon wird dieser Typ wieder deaktiviert.
Im nächsten Schritt können Datenblätter für die einzelnen Systeme erstellt werden. Docusnap bietet die Möglichkeit diese Datenblätter mit den Objekten im Netzwerkplan zu verlinken. Bei den Erweiterten Optionen, die auch im Konfigurationsdialog voreingestellt werden können, kann festgelegt werden, ob und welche Formate der Datenblätter verlinkt werden sollen. Der Link wird auch angelegt, wenn dieses Datenblatt noch nicht erstellt wurde. Dadurch werden auch Datenblätter, die später erstellt werden, mit den Systemen im Netzwerkplan verlinkt.
In der Vorschau kann der Aufbau des Netzwerkplans oder des Routingplans berechnet werden. Es ist möglich, den Aufbau zu ändern. Für die meisten Netzwerk- und Routingpläne sind die Standardeinstellungen am übersichtlichsten. Des Weiteren besteht in der Vorschau die Möglichkeit, die gleichen Änderungen zu treffen, wie sie im Netzwerkplan beschrieben sind.
Wenn für die Systemgruppe nur die Datenblätter erstellt werden sollen, aber kein Netzwerk- bzw. Routingplan, kann dieser Schritt übersprungen werden. Dafür muss das Kontrollkästchen Netzwerkplan erstellen, Routingplan erstellen oder beides deaktiviert werden.
Im nächsten Schritt können die Systeme ausgewählt werden, für die Datenblätter erstellt werden sollen. Die Datenblätter enthalten alle Informationen zu den gewählten Systemen wie Software, Hardware, Netzwerke, Dienste, lokale Benutzer, etc.
Durch Deaktivieren des Kontrollkästchens Datenblätter für Server, Workstations, SNMP Systeme, Linux Systeme und Mac erstellen, werden keine Datenblätter, sondern nur die Netzwerkpläne erstellt.
Zusätzlich können bei den Datenblättern auch Kommentare ausgegeben werden, die zu den Systemen gespeichert wurden. Es werden nur Kommentare ausgegeben, die beim Namen des Systems gespeichert werden, nicht Kommentare, die in Ebenen darunter gespeichert werden. Außerdem können die Anlagen ausgegeben werden. Wenn Anlagen ausgeben aktiviert ist, werden die Anlagen zu den Kommentaren im Bericht aufgezählt und die Anlage selbst wird in dem Ordner Comments gespeichert.
(\Dokumentationspfad\Firma\Domäne\Systemgruppenname\Datasheets\Name des Systems\Attachments\Comments)
Beim Inventarisieren gibt es die Möglichkeit zusätzliche Programme in die Inventarisierung einzubinden. Diese zusätzlichen Programme können in der Docusnap Administration unter Zusatzprogramme hinzugefügt werden. Wenn ein Zusatzprogramm verwendet wurde, können die Ergebnisse mit dem Datenblatt ausgegeben werden. Wenn die Funktion Ergebnisse der Zusatztools ausgeben aktiviert ist, werden die Ergebnisse, die das Programm für dieses System gefunden hat, in einem Ordner unterhalb des Datenblatts ausgegeben.
(\Dokumentationspfad\Firma\Domäne\Systemgruppenname\Datasheets\Name des Systems\Toolresults)
