Zuletzt aktualisiert: Do, 9. November 2023
Zu diesem Projektzeitpunkt kann mit dem Aufbau Ihres Lizenzmanagement begonnen werden. Wie fangen wir an? Woraus besteht Lizenzmanagement? Teilen wir es ein wenig auf, damit es leichter verdaulich wird. Man kann Lizenzmanagement in zwei Teile splitten. Der eine Teil ist der kaufmännische Part. Dieser befasst sich mit Anschaffung und Ablage von Lizenzunterlagen und Produktschlüsseln. Der andere ist der technische Part. Dieser befasst sich mit Einsatz und Verwendung der Software. Beide Teile werden letztlich mittels SOLL-IST Abgleich gegenüber gestellt. Das Ergebnis ist der aktuelle Lizenzierungsstatus. Der Aufbau eines Lizenzmanagements braucht Zeit. Und ist mal ein gewisser Stand erreicht, muss es kontinuierlich gepflegt werden. Ein funktionierendes Lizenzmanagement ist kein Selbstläufer.
Nur mit Lizenzmanagement erreichen Sie Audit- und Revisionssicherheit
Sie fragen sich vielleicht, warum Sie ein Lizenzmanagement einführen sollen. Sie wissen doch, dass die eingesetzte Software ordentlich gekauft wurde. Schon, aber es gibt einen speziellen Punkt zu berücksichtigen. Sie müssen nachweisen können, dass alles ordnungsgemäß lizenziert wurde. Ihr Wort in allen Ehren, aber ein Revisor oder Auditor wird etwas mehr verlangen. So könnte ja jemand vergessen Sie über eine Installation zu informieren. Hat sich jemand eine Free- oder Shareware installiert, dann muss diese bei kommerzieller Nutzung oftmals trotzdem lizenziert werden. Deshalb müssen Sie aus Ihren IT-Systemen Informationen zu installierter Software abfragen.
Beginnen Sie an dieser Stelle mit den Vorbereitungen. Beschaffen Sie sich Informationen über ihre gekaufte Software. Suchen Sie in der Buchhaltung nach Kaufbelegen der Software und digitalisieren Sie diese. Dazu werden Sie Namenskonventionen benötigen, wie im Schritt 1 – Vorbereitungen beschrieben.
Lizenzunterlagen zusammentragen
Parallel dazu tragen Sie alle Ihre Lizenzblätter, Softwareboxen, Produkt- und Lizenzschlüssel und verwendete Lizenzabkommen zusammen. Diese werden ebenfalls digitalisiert – sofern nicht bereits geschehen. Die Originaldokumente bzw. Aufkleber sind das Wichtige. Vergeben Sie jeder angeschafften Lizenz eine Inventarnummer und jedem Lizenzvertrag eine Vertragsnummer. Diese können Sie direkt auf den Dokumenten hinterlegen. Damit schaffen Sie eine eindeutige Zuordnung. Bewahren Sie alle originalen Lizenzdokumente an einem sicheren Ort auf. Beachten Sie, dass Lizenzaufkleber für Betriebssysteme eigentlich erst Gültigkeit erlangen, wenn sie auf dem jeweiligen Gerät aufgeklebt wurden. Diese müssen also am Gerät verbleiben.
Sie benötigen die Lizenzanzahl der erworbenen Software sowie den monetären Wert. Bei der Ermittlung des Wertes laut Rechnung erfassen Sie bitte auch Rechnungsdatum und Rechnungsnummer sowie den Namen des Lieferanten, bei dem Sie das Produkt gekauft haben. Diese Informationen benötigen Sie für den Nachweis einer Softwarelizenzierung bzw. für interne Zwecke. Vor allem sollten Sie nachweisen können wo Sie das Softwareprodukt bezogen haben. Im Falle einer Lizenzprüfung könnten Sie sich die Lizenznachweise sonst ja auch schnell bei einer anderen Firma ausgeliehen haben. Deshalb sollten Sie auch den Erwerb anhand von Dokumenten nachweisen können.
Ersterfassung möglichst einfach gestalten
Tragen Sie die Lizenzen zunächst vielleicht in eine einfache Excel-Tabelle ein, dann können Sie diese Fleißarbeit relativ einfach an andere Stellen delegieren. So müssen Sie keine Zugriffsrechte auf Ihre Docusnap Installation vergeben. Sie werden sehen, auf Grund der vielen unterschiedlichen Lizenzierungsmöglichkeiten ist es besser, dies zunächst in einer separaten Datei zu erfassen. Das wird schon spannend genug.
Die digitalisierten Dokumente speichern Sie in einem Unterordner Ihres Docusnap Ordners am Fileserver ab. Dann haben Sie alles an zentraler Stelle beisammen. Haben Sie in Ihrem Unternehmen Richtlinien zur Speicherung von Dokumente, dann müssen Sie sich natürlich primär daran orientieren.