Zuletzt aktualisiert: Mo, 19. Juni 2023
Eine vernünftige IT-Dokumentation ist das A und O einer gut geführten IT-Abteilung. Denn damit behält man nicht nur in großen und verteilten IT-Installationen den Überblick, sondern kann praktisch auf Knopfdruck Informationen für Vorgesetzte oder Berichte für Audits bereitstellen.
Trotz der vielen Vorteile setzen etliche IT-Administratoren auf altbewährte Methoden. Gedruckte Unterlagen auf Papier und Hirnschmalz sind die Favoriten.
Natürlich können damit auch Informationen über die IT und das Netzwerk abgerufen werden. Jedoch besteht hier großes Optimierungspotenzial. Denn was passiert, wenn der Hauptverantwortliche, der praktisch die ganze IT-Information im Kopf hat, urlaubs- oder krankheitsbedingt ausfällt? Oder vielleicht das Unternehmen verlässt und mit ihm diese Informationen ebenfalls?
Und mit der Papierdokumentation? Nun ja, das hängt davon ab, wie aktuell die Informationen sein müssen. Und wie umfangreich. Denn ich denke, man kann davon ausgehen, dass weder im Kopf noch auf Papier jedwede Softwareinstallation mit aktueller Installations- und Patch-Version dokumentiert ist. Geht ja auch gar nicht, schon gar nicht bei größeren IT-Netzwerken.
Aber dafür gibt es eine Lösung – und die heißt Docusnap.
So läuft es ohne IT-Dokumentationslösung meist ab
Ohne IT-Dokumentation, ohne aktuelle Netzwerk- oder Topologie-Pläne sind Wartung, Erweiterung oder Erneuerungen im IT-Netzwerk ein beträchtlicher Aufwand. Und wenn es um Betriebe mit IT-gestützter Produktion geht, kann das auch schnell zum „Russischen Roulette“ werden.
Daher erfolgt auch wirklich in jeder mir bekannten IT-Abteilung, bevor es zu einer Veränderung der IT-Anlagen kommt, eine Inventarisierung des IT-Bestandes. Dabei werden bestmöglich alle vorhandenen Geräte in eine Liste aufgenommen, die dort installierten Betriebssysteme registriert sowie mögliche Abhängigkeiten voneinander geklärt.
Das ist ein sehr aufwändiger und fehleranfälliger Vorgang, der selten ohne notwendige Nacharbeiten abgeschlossen werden kann. Vor allem Geräte, die nicht ständig in Benutzung sind, aber dennoch eine wichtige Rolle in diversen Geschäftsprozessen spielen können, sind dabei gerne betroffen. So etwas findet man häufig in Produktionsbetrieben, bei denen die IT-Abteilung eigene und ganz individuelle Systeme in den Produktionsprozess einbindet und damit optimiert. So kann es zum Beispiel IT-Systeme geben, die Online-Daten auch offline vorhalten, falls es zu einem Ausfall im Netzwerk kommt.
Solche Systeme laufen oft unbemerkt über Jahre und vollautomatisiert. Bei manuellen Inventarisierungen werden diese dann gerne vergessen und laufen unbemerkt mit vielleicht schon längst abgelaufenen Betriebssystemen als Sicherheitsrisiko im Netzwerk weiter.
Aber auch ständig wachsende IT-Netzwerke werden immer mehr zur Belastung und die Übersicht, die man vor wenigen Jahren noch im Kopf hatte, ist durch eine Vielzahl von Updates, Neuerungen oder Erweiterungen längst nicht mehr vorhanden.
Schluss damit
Obwohl viele den Topf erst vom Herd nehmen, wenn die Suppe überkocht, ist es ratsam, rechtzeitig etwas gegen das Chaos im Netzwerk zu unternehmen. Denn eine IT-Dokumentation bedeutet viel mehr als nur eine Dokumentation von Abläufen oder einer einmaligen Bestandsaufnahme des firmeneigenen IT-Netzwerkes.
Wer eine professionelle IT-Dokumentations-Lösung wie Docusnap anwendet, wird sehr schnell mit den grundlegenden Funktionen vertraut sein.
Docusnap ist ein Dienst, der auf einem Server im Netzwerk installiert und eingerichtet wird. Eine der zentralen Funktionen der Software ist es, das gesamte Netzwerk in wiederkehrenden Abständen vollautomatisch zu scannen.
Ein sehr wichtiger Punkt dabei ist, dass der Scan ohne Leistungseinbußen durchgeführt wird. Dabei werden verschiedene Scan-Methoden und Verfahren, wie zum Beispiel der klassische IP-Scan, SNMP-Scans (Simple Network Managing Protocol) oder auch das Auslesen der AD (Active Directory – Verzeichnisdienst von Microsoft Windows Server) durchgeführt.
Die Daten, die Docusnap dabei sammelt, werden nicht in Echtzeit auf einem Dashboard angezeigt, sondern in einer Datenbank gespeichert. Das bringt nicht nur den Vorteil, dass die dort gespeicherten Daten für mehrere zugriffsberechtigte Personen verfügbar sind, sondern man erhält damit auch eine gut funktionierende Versionierung, falls man einen Datenstand von früher braucht.
Schnelle Übersicht
Natürlich können dann die Kennzahlen der gesammelten Daten übersichtlich auf einem Dashboard dargestellt werden. Es können aber auch individuell gestaltete Berichte über eine Vielzahl von Auswertungen ausgegeben werden.
Was bei manueller Inventur nahezu ausgeschlossen ist, wird mit Docusnap im Handumdrehen möglich. Nämlich das Auslesen der installierten Software auf den Rechnern im IT-Netzwerk. Und zwar nicht nur der Name der Programme, sondern auch die Version und der aktuelle Patch-Stand.
Das ist unheimlich wichtig, wenn es darum geht, bei einer Sicherheitslücke in einem Betriebssystem oder Groupware-Server (z.B. Exchange Server) nach einem Mindest-Patch-Stand zu suchen. Bei Zero-Day-Lücken, welche unter anderem in den vergangenen Monaten mehrmals aufgetreten sind, spielt die Zeit, die man zum Klären der Lage benötigt, eine zentrale Rolle. Jetzt erst mit einer Inventarisierung oder Suche zu beginnen, kann fatale Folgen haben.
Die Folge einer lückenlosen Inventarisierung
Jeder, der Docusnap bereits im Einsatz hat, verfügt von Anfang an über einen lückenlosen Datenbestand und hat somit zu jeder Zeit einen vollständigen Überblick über die eingesetzte IT.
Mit diesen Daten lassen sich aber noch deutlich mehr Dinge erreichen als Berichte oder Verifizierungen von Softwareständen.
Dank Docusnap können nun auf Knopfdruck ganze Netzwerkpläne übersichtlich dargestellt und ausgedruckt werden. Und das funktioniert ohne zusätzliche Software.
Warum wir das erwähnen? Nun, weil nahezu jeder IT-Administrator der alten Schule seine ersten Gehversuche im Erstellen von IT-Netzwerkplänen mit Visio gestartet hat. Brauchen wir nicht, das geht besser, schneller, effizienter, übersichtlicher und vor allem schöner. Und auf Knopfdruck. Das haben wir aber schon erwähnt, oder?
Diese Funktionalität zieht sich quer über alle Bereiche, die man für eine umfassende IT-Dokumentation und IT-Inventarisierung haben möchte. Haben Sie sich zum Beispiel schon mal gefragt, wie man ein IT-Notfallhandbuch möglichst effizient immer auf dem neuesten Stand halten kann? Wir hätten da eine passende Antwort und die wird Sie begeistern.
Docusnap ist die Antwort
Ja, Docusnap ist eine Antwort auf eine Frage, die sich schon viele gestellt haben. Wie sollen wir das schaffen? Im Bereich der automatisierten IT-Dokumentation spielt Docusnap mit seiner jahrelangen Marktpräsenz so ziemlich alle Stücke, die man sich vorstellen mag.
Aber eine gute Software ist nur die halbe Miete. Was nützt einem die beste Software, wenn sich damit niemand auskennt? Ja gut, IT-Fachleute haben in der Regel eine Gabe, sich mit Software und deren Funktionen auseinanderzusetzen und nach und nach alles selbst herauszufinden. Bei Docusnap sieht das anders aus.
Auf unserer Webseite findet man unzählige Anleitungen, Videos, Blogartikel und How-Tos, mit denen man allein schon fast alle Fragen beantworten kann. Da aber kein Netzwerk wie das andere aussieht und sich praktisch in jedem Unternehmen unterschiedliche Anforderungen herauskristallisieren, gibt es bei Docusnap auch einen professionellen Support.
Und um die Frage gleich vorab zu beantworten – wir sind der Entwickler der Software und betreiben auch den Support selbst. Das heißt, dass sich tatsächlich Experten um Ihr Anliegen kümmern und bei Fragen oder speziellen Konstellationen helfen.
Probieren geht über Studieren mit der kostenlosen Demoversion
Sie möchten selbst herausfinden, ob Docusnap Ihren Anforderungen entspricht? Probieren Sie es einfach aus.
Und damit Sie von Anfang an das volle Potenzial von Docusnap auskosten können, legen wir unseren Profi-Support auch nochmal obendrauf. Sogar in der Testphase ohne weitere Kosten. Probieren und dokumentieren – wir freuen uns auf Sie.