Die korrekte Verwaltung von Software-Lizenzen ist für jedes Unternehmen ein wichtiges Thema. Und je größer, desto wichtiger. In der Praxis haben die meisten Firmen damit ihre liebe Müh und Not, und das wirkt sich finanziell gravierend aus: Experten schätzen, dass allein die deutsche Wirtschaft pro Jahr bis zu 30 Milliarden Euro Schaden durch nicht korrekt lizenzierte Software hat. Die einen gehen auf Nummer sicher und kaufen mehr Lizenzen ein als benötigt (Verschwendung), die anderen wollen Geld sparen und nutzen daher mehr Lizenzen als sie bezahlen (Betrug am Hersteller). Im zweiten Fall drohen bei einer Überprüfung teure Nachlizenzierungen und rechtliche Konsequenzen, zudem leidet das Ansehen des Unternehmens.
Es ist also schon rein wirtschaftlich dringend notwendig, sich um ein funktionierendes Lizenzmanagement zu kümmern. Tatsächlich haben viele Unternehmen keinen Überblick, in welche Software investiert wurde und was davon überhaupt notwendig war oder ist. Nach Expertenmeinung lassen sich langfristig 15 bis 20 Prozent der Softwarekosten einsparen, wenn man sich genau darüber Gedanken macht. Beispielsweise braucht man nicht weitere Lizenzen nachkaufen, wenn erkennbar ist, dass von der benötigten Software in einer anderen Abteilung noch einige Lizenzen verfügbar sind. Außerdem sind, zumindest in manchen Fällen, Rahmenlizenzen billiger als Einzelplatzlizenzen. Es muss auch nicht immer auf jedem Rechner die Professional-Version einer Software laufen. Mit einem professionellen Lizenzmanagement lässt sich zudem erkennen, welche Programme gar nicht mehr genutzt werden und damit keine teuren Wartungsverträge mehr benötigen. All das spart bares Geld.
Wichtig ist, dass die Aufgabe Lizenzmanagement von einem Verantwortlichen erledigt wird. Er muss die notwendigen Prozess im Unternehmen installieren, laufend überprüfen und bei Bedarf anpassen. Ebenso zentral sollte die Software beschafft werden. Zugleich empfiehlt es sich, die verwendete Software gründlich unter die Lupe zu nehmen. Je vielfältiger die Auswahl, umso schwieriger ist das Management der Lizenzen. Statt drei verschiedenen Programmen zur Bildbearbeitung sollte es beispielsweise nur eine sein. Übrigens sollten auch Open-Source-Software und Shareware erfasst werden. Oft wird vergessen, dass für eine bestimmte Software im kommerziellen Umfeld sehr wohl eine Lizenz vonnöten ist.
Nicht selten liegen Lizenznachweise und Datenträger im Büro von Anwendern oder sogar bei denen zuhause herum – doch da haben sie nichts verloren. Alle mit einer Lizenz verbundenen Unterlagen sollten zentral an einem Ort aufbewahrt werden, der sicher und nach Möglichkeit feuergeschützt ist. Dort gehören hin: sämtliche Datenträger, Lizenzschlüssel, Rechnungskopien in Papierform und zusätzlich digitalisiert im Netzwerk. Damit geht einher, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens wissen, wie wichtig das Thema Lizenzmanagement ist und nicht in Eigenregie Software mitbringen. Es empfiehlt sich, zur rechtlichen Absicherung eine Betriebsvereinbarung abzuschließen.
Verkompliziert wird die Problematik des Lizenzmanagement durch aktuelle Trends. Virtualisierung zum Beispiel wollen viele Unternehmen nutzen, doch ist unklar, ob die Lizenzbestimmungen einer Software das überhaupt erlauben. Die Richtlinien der Anbieter unterscheiden sich hier teils grundlegend. Auch das Thema „Bring your own Device“, also das Nutzen eigener Geräte, wird immer wichtiger. Grundsätzlich raten Experten dazu, diesen Trend zu unterstützen, schließlich erwarten Mitarbeiter in ihrem professionellen IT-Umfeld zunehmend eine ähnliche Nutzererfahrung wie im privaten Bereich. Allerdings besteht die große Gefahr, dass ein Mitarbeiter erheblichen finanziellen Schaden anrichtet, wenn er ein für private Anwender kostenloses Programm herunterlädt und im Firmenumfeld nutzt.
