Für IT-Abteilungen ist es seit jeher eine wichtige und zugleich schwierige Aufgabe, alle IT Assets zu erfassen. Server, Desktops und Laptops sind Standard, doch die Herausforderungen werden immer mehr: Der Trend zum „Bring your own Device“ beispielsweise macht die Verwaltung zunehmend schwierig. IT-Fachleute sollen die Abteilung so betreiben, dass Geld gespart wird und der Service sich ständig verbessert. Und das alles angesichts schrumpfender Budgets. Um das überhaupt ansatzweise hinzubekommen, ist ein funktionierendes IT Asset Management unerlässlich.
Am besten und zuverlässigsten lässt sich das IT Asset Management mit einer professionellen Software wie etwa Docusnap bewerkstelligen. Gerade mit Blick auf System-Upgrades und Rollouts neuer Technologien sind aktuelle und zuverlässige Informationen die Grundlage für richtige Entscheidungen. Detaillierte Daten für alle PCs, von CPU- und BIOS-Typen bis hin zum Speicher und zu genutzten oder verfügbaren Memory-Slots, sind überaus hilfreich. Die Software sollte folgendes bieten:
- Die Angaben zum Hardware-Inventar müssen wahlweise pro Rechner und pro Abteilung, für dynamisch definierte Gruppen und für das gesamte Unternehmen angezeigt werden.
- Aktualisierungen der Hardware-Inventarisierung müssen so konfigurierbar sein, dass sie in verschiedenen Zeitabständen ausgeführt werden können. Spezifische, individuelle Einstellungen für ein Unternehmen oder für verschiedene Abteilungen sind von Vorteil.
- Die Informationen zu den Assets müssen so genau wie möglich angegeben sein. Optimal ist es, wenn man Angaben zu verknüpften Objekten wie PDAs oder Handys manuell eingeben kann.
- Die Betriebssystem-übergreifende Unterstützung von Windows- und Linux-Systemen sowie für mobile Konsolen muss gegeben sein.
Mindestens ebenso wichtig ist die Inventarisierung der Software im Netzwerk. Exakte Analysen von PCs und der darauf installierten Software ermöglichen die Identifikation von Software und Applikationen, die nicht oder fast nie Verwendung finden. Zudem behält man den Überblick bei den Lizenzierungen. Auch hinsichtlich der Software gibt es wichtige Anforderungen:
- Inventarisierungsberichte müssen sich entweder für einen einzelnen PC, eine Abteilung, eine dynamische Gruppe oder das gesamte Unternehmen anzeigen lassen.
- Die Betriebssystem-übergreifende Unterstützung von Windows- und Linux-Systemen muss gegeben sein.
- Eine Softwareinventarisierung beinhaltet sowohl installierte Programme (etwa MS Office Professional) als auch installierte Anwendungen (zum Beispiel MS Word, Excel et cetera).
- Der Nutzer muss Dateien scannen können, um die angegebenen Dateitypen auf den PCs zu finden. Dadurch lassen sich ferner Dateien erkennen, die nicht unternehmensrelevant sind, zum Beispiel private Musik- und Videodaten.
Neben der Auflistung sämtlicher verfügbaren Systeme und Komponenten ist auch die Historie der einzelnen Installationen von Belang. Diese sollte die vollständige, innerhalb eines bestimmten festgelegten Zeitrahmens, nach PC oder Komponenten sortierte Übersicht mit aktuellen Beständen und allen festgestellten Veränderungen umfassen. Gleichfalls gehört zu einem effizienten Asset Management eine Software-Historie mit einer Übersicht über sämtliche, innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens installierte, entfernte und aktualisierte Programme und Anwendungen für alle PCs.
