Zuletzt aktualisiert: Di, 29. März 2022
Für IT-Dienstleister, die mit IT-Profis die Netzwerke ihrer Kunden betreuen, ist eine gute Dokumentation der durchgeführten Arbeiten ein Muss. Besonders in komplexen Netzwerken mit vielen Abhängigkeiten sind Eingriffe immer mit dem Risiko verbunden, dass Fehler auftreten, Funktionen eingeschränkt sind oder schlimmstenfalls Systeme ausfallen.
Allerdings liegt die Ursache für derartige Komplikationen in der Regel nicht in den vom IT-Techniker durchgeführten Arbeiten. Mit einer professionellen IT-Dokumentationslösung wie Docusnap haben Sie die Möglichkeit, sich gegen falsche Schuldzuweisungen optimal abzusichern und die Durchführung der Arbeiten genauestens zu dokumentieren.
Als IT-Experte weiß man, dass nicht jeder Mensch in gleichem Ausmaß eine Affinität zu Technik hat. Speziell wenn es um professionelle IT, also um Netzwerke und Gerätschaften in Betrieben geht, stößt jemand, der beruflich nichts damit zu tun hat, schnell an seine Grenzen.
Das ist aber praktisch in jeder Branche so üblich. Gehe ich als IT-Experte zum Steuerberater, habe ich in der Regel auch nur rudimentäre Kenntnisse über buchhalterische Gegebenheiten. Auch ein Versuch des Steuerberaters – der ein Profi auf seinem Gebiet ist – mir die Sachlage bis ins tiefste Detail zu erklären, fruchtet nicht wirklich. Und mehr als ein „aha“, „ja“ oder zustimmendes Nicken wird er mir auch nach der dritten Stunde der Belehrung nicht entlocken können. Wichtig dabei ist aber, dass er seine Arbeit professionell und korrekt durchführt.
In der IT-Branche sieht die Sache nicht anders aus. Hat ein IT-Experte Nerven aus Drahtseilen, wird er auch nicht müde, die technischen Arbeiten und Gegebenheiten den anwesenden Personen zu erläutern. Was von den technischen Ausführungen dann hängen bleibt, hat sehr oft den Charakter des Kinderspiels „Stille Post“.
Im Grunde nicht schlimm, denn kein Büroangestellter muss sich verpflichtet fühlen, unseren Technik-Kauderwelsch ganz zu erfassen oder gar zu verstehen. Wie bereits erwähnt, ist jeder ein Profi – auf seinem Gebiet.
Es kann nur einen geben
Interessanterweise kann sich so etwas ganz schnell drehen. Nämlich dann, wenn unvorhergesehene Probleme in der IT auftreten. Dann erwächst gerne bei betroffenen Personen der Gedanke, ein IT-Sicherheits-Netzwerk-Hard-und-Software-Profi zu sein. Fehler werden dann zwar nicht eingekreist oder analysiert, der Schuldige ist aber schnell gefunden.
„War da vorgestern nicht ein IT-Techniker von unserem externen Betreuer im Haus, der ALLES umgestellt hat?“
Nehmen wir als Beispiel doch einfach einen kleinen, aber sehr wirksamen Bug aus der Microsoft-Exchange-Schublade heraus und schauen, was dabei herauskommt. Und wir schicken natürlich kurz zuvor unseren imaginären Techniker zum Kunden.
Unter dem Original-Titel von Microsoft „Email Stuck in Exchange On-Premises Transport Queues“ verbarg sich ein kleiner, feiner und sehr delikater Bug im beliebten und häufig als E-Mail-Server bezeichneten Microsoft Exchange (eigentlich ist es ja ein Groupware-Server, weil er mehr macht als nur E-Mails hin und her zu schupsen). Es sei hier an dieser Stelle nur kurz angemerkt, dass es sich dabei um ein Problem mit dem Handling des Datums und der integrierten Anti-Malware-Software des Exchange Servers handelt.
Kurz gesagt – gleich zu Jahresbeginn verweigerten etliche Exchange Server ihren Dienst und stellten sowohl die Zustellung als auch den Versand von E-Mails kurzerhand ein. Das, was Ende der 90er Jahre für das Jahr 2000 groß propagiert und wegen des Datumswechsel als bevorstehende Katastrophe orakelt wurde, ist 22 Jahre später eingetreten. Auch, wenn es sich dabei nur um ein „Kataströphchen“ gehandelt hat.
Wir basteln uns ein durchaus realistisches Szenario
Wie dem auch sein, am 30. Dezember des Vorjahres hatte unser IT-Techniker seinen großen Auftritt in besagtem Unternehmen, in dem er dort das IT-Backupsystem mitsamt passender Software auf den neuesten Stand brachte, um für das nächste Jahr dem gesteigerten Datenvolumen entgegentreten zu können und der entsprechenden Sicherheit der Daten Sorge zu tragen.
Als IT-Profi wissen wir, dass hier kaum ein Zusammenhang zwischen dem E-Mail-Server (Exchange) und dem autonomen Backup-System bestehen kann. Ein Laie kann das aber nicht wissen.
Und dann kommt der 1.1.2022. Plötzlich funktioniert kein E-Mail-Versand mehr, es werden auch keine Mails mehr empfangen. Untermalt wird dies in weiterer Folge noch von einem ausgefallenen Monitor, einem ratternden Computer und den verschwundenen Icons am Windows-Desktop des Kollegen aus der Buchhaltung. Und überhaupt ist seither sowieso alles viel langsamer geworden, vier von fünf Anwesenden würden das sogar beschwören (also alle gerade zufällig Anwesenden, außer unserem IT-Techniker natürlich). Und der Akku im Notebook des Außendienstlers hat auch keine Leistung mehr.
Übertriebene Geschichte? Ich würde das garantiert nicht so blumig ausgeschmückt schreiben, wenn dieses Szenario nicht tatsächlich in ähnlicher Form, aber bei anderer Gelegenheit, passiert wäre. Und nicht nur einmal, sondern … oft (immer wäre jetzt meinerseits übertrieben). Zum Glück erleben wir auch immer wieder das Gegenteil. Nämlich, dass Geräte oder Funktionen plötzlich wieder funktionieren. Nur durch unser Auftauchen im Betrieb. Spaßeshalber habe ich in solchen Situationen auch gern die Hand über den Monitor gelegt und leise ein paar unverständliche Worte vor mich hingemurmelt. Funktioniert auch und löst bei einigen wahre Begeisterung aus.
Und selbstverständlich gilt das gleiche wie in jeder großartig inszenierten Hollywood-Produktion: Die Personen und die Handlung des Szenarios sind frei erfunden. Etwaige Ähnlichkeiten mit tatsächlichen Begebenheiten oder lebenden oder verstorbenen Personen wären rein zufällig.
Docusnap und der Lotus-Effekt
Als IT-Dienstleister hätte man oft gern den sogenannten Lotus-Effek. Also einen Schutz, der so ziemlich alles abperlen lässt. Und genau das kann man mit einer guten und professionellen IT-Dokumentationslösung erreichen.
Für IT-Dienstleister, die in der Regel mehrere Unternehmen komplett oder zumindest in einigen Teilen betreuen, gibt es von Docusnap eine spezielle Version. Und zwar die mandantenfähige „Ultimate“-Variante. Damit ist es im Gegensatz zu den anderen Versionen nicht nur möglich, das eigene IT-Netzwerk zu dokumentieren, sondern auch dem Kunden eine solche professionelle IT-Dokumentation als besonderen Service anzubieten, ohne dass dieser Lizenznehmer von Docusnap werden muss.
Und gerade für den oben erwähnten Fall bietet Docusnap hier eine unglaublich praktische und sichere Methode, sich nicht nur vor falschen Anschuldigungen zu schützen, sondern auch gleich die optimale Unterstützung bei der Problemsuche zu bieten.
Als IT-Dienstleistungsunternehmen sind Sie in der Lage, vor den durchzuführenden Arbeiten eine genaue Inventarisierung aller Komponenten im Kundennetzwerk zu erstellen. Damit wird der Zustand vor den Maßnahmen aufgenommen und kann in Berichtsform abgelegt werden. Nach den Maßnahmen durch Ihren IT-Profi wird wieder eine komplette Inventarisierung durchgeführt, um alle Änderungen, die durch einen eventuellen Umbau, Austausch oder eine Erweiterung entstehen, zu dokumentieren.
Docusnap-Anwender wissen es bereits
Jeder, der Docusnap bereits kennen gelernt hat, weiß, dass im Gegensatz zum manuellen Verfahren eine IT-Inventarisierung mit Docusnap ein Klacks ist. Weder zeit- noch ressourcenaufwändig, sondern einfach per Mausklick realisierbar.
So lässt sich sehr schnell feststellen, welche Bereiche von den Arbeiten betroffen waren und wo mit später auftretenden Problemen kein Einfluss stattgefunden hat.
Keine Veränderung an der IT-Hardware
Wird in einem Netzwerk keine Hardware getauscht oder Software aktualisiert, findet man natürlich auch keine Veränderungen in den Inventarlisten. Dennoch können in einzelnen Bereichen Konfigurationen geändert werden.
Und auch hier bietet Docusnap eine ebenso geniale wie einfache Lösung an. Zu jedem erfassten Gerät, sei es ein Server, Computer, Switch, Drucker oder andere Netzwerkkomponenten, lässt sich eine beliebige Information hinterlegen. Das können hinterlegte Dokumente oder Dateien (Word-Dokumente, PDFs, Zip-Dateien mit Konfigurationssicherung, etc.) sein, als auch manuell hinzugefügte Textinformationen. Damit lassen sich auch ganz einfach die durchgeführten Wartungsarbeiten an einem speziellen System hinterlegen und natürlich auch mittels Berichten auswerten.
Mehr als nur Sicherheit für den Kunden
Damit sind sowohl der Kunde als auch Sie selbst auf der sicheren Seite. Zumal sich auch mit Docusnap das Problem wesentlich schneller einkreisen lässt. Man verschwendet auch keine wertvolle Zeit mit Schuldzuweisungen und Rechtfertigungen, sondern kann sich möglichst schnell dem eigentlichen Problem widmen. Das wiederum wirkt sich auch auf den Kunden sehr positiv aus, da das Unternehmen wesentlich schneller wieder in den Normalbetrieb wechseln kann.
Und damit auch in dieser Phase bereits alle Fragen zu Installation, Einrichtung und Anwendung beantwortet werden können, bieten wir Ihnen für diese 30 Tage den vollen Support unseres Experten-Teams mit an. Ebenfalls völlig kostenlos.