IT-Dokumentation - Der Blog

Gemeinsame und zuverlässige Datenquelle für die IT-Dokumentation

Fr, 14. Januar 2022

Für Geschäftsführung, IT-Verantwortliche und IT-Administratoren ist es wichtig, auf Informationen, die das eigene IT-Netzwerk betreffend im Zugriff zu haben. Zum einen verschaffen diese Informationen für die Entscheidungsebene eine Übersicht der eigenen Anlagen. Für IT-Verantwortliche und IT-Administratoren bilden diese Informationen die Grundlagen für die Weiterentwicklung und Erweiterung der bestehenden IT-Netzwerke. Und auch für aktiven Schutz vor möglichen Cyber-Gefahren leistet eine gute Informationsbasis außerordentlich wichtige Dienste.

Nicht alle Informationen sind gute Informationen

Im Normalfall denkt man sich sicher, dass jegliche Art von Information eine gute Information ist. Dem ist leider nicht so. Denn in der schnelllebigen Zeit des Internets und der daraus auch ständigen Bedrohung mit neuen Gefahren sind zum Beispiel veraltete Informationen sehr gefährlich. Auch bei der Planung einer regelmäßigen IT-Erneuerung zum Beispiel der Server sind alte Informationen oder undokumentierte Änderungen gerne ein schwerer Stolperstein, wenn es dann darum geht, das, im Budget festgelegte Equipment, anzuschaffen und dann festzustellen, dass wichtige Komponenten fehlen. Oder vielleicht nicht mehr kompatibel sind mit der neuesten Generation.

Auch ist es für keine Abteilung und für keinen Geschäftsführer dienlich, wenn Informationen aus unterschiedlichen Quellen mit ebenso unterschiedlicher Zuverlässigkeit in Anspruch genommen werden. Es wird uns zwar die Papierindustrie hassen, aber Daten auf einem Blatt Papier sind im Grunde genommen ab dem Zeitpunkt veraltet, nachdem sie darauf mit Tinte oder Toner verewigt wurden.

Beispiel aus der Praxis ohne professionelle IT-Dokumentation

Es gibt auch genügend andere Abteilungen, die auf aktuelle und zuverlässige Informationen zum Thema internem IT-Netzwerk angewiesen sind. Nehmen wir zum Beispiel den Datenschutzbeauftragten eines Unternehmens. Dieser ist oftmals kein Mitglied des internen IT-Teams und hat somit aufgrund seiner Beschäftigung keine Möglichkeit, selbst auf aktuelle IT-Informationen aus erster Hand zuzugreifen. Trotzdem ist dieser verpflichtet, sowohl seinen Aufgaben als Datenschutzbeauftragter nachzukommen als auch der besonderen Verpflichtung, seinem Arbeitgeber bzw. der Geschäftsführung in regelmäßigen Abständen Bericht zu erstatten. Nicht auszudenken, was passieren würde, wenn hier falsche oder veraltete Daten zum Einsatz kommen würden.

Auswirkungen

Selbstverständlich sind IT-Abteilungen und IT-Verantwortliche bemüht, sämtliche Auskünfte und Daten an berechtigte Mitarbeiter mit größter Sorgfalt zu geben. Allerdings wird auch hier der Arbeitsaufwand bei manueller, sprich händischem Zählen und Notieren, zu einer Mammut-Aufgabe.

Aus zeitlichen Gründen wird auch, trotz aller Professionalität der eigenen IT-Abteilung, gezwungenermaßen mit entweder nicht aktuellen Daten gearbeitet. Oder als Alternative werden die erforderlichen Informationen oft mit großem, personellem und zeitlichem Aufwand erhoben. Hierbei kann es leicht passieren, dass aufgrund des Zeitdrucks die Daten unvollständig erhoben oder schlicht einzelne Systeme und Komponenten übersehen werden. Schlimmstenfalls wird auch hier die letzte IT-Inventarisierung zurückgegriffen, die dann schon etliche Monate auf dem Buckel hat. Die im letzten Monat neu angeschafften Arbeitsplätze der Buchhaltung gingen dabei total unter, stehen diese ja nicht auf der Liste.

Was möchte man haben?

Der Wunsch einer jeden auskunftsgebenden Person ist es sicher, immer mit den neuesten Informationen und Angaben über Änderungen versorgt zu werden. Am Besten sollte dies Pro-Aktiv geschehen, also so, dass die Informationsquelle im am neuesten Stand bleibt.

Was in vielen Bereichen eher als Wunschtraum angesehen werden muss, ist in der Welt der IT-Dokumentation eine Grundvoraussetzung und auch tatsächlich machbar. Eine professionelle IT-Dokumentationssoftware vereint nicht nur eine umfassende IT-Dokumentation und einer sich selbst aktualisierenden IT-Inventarisierung, sondern bietet auch für die verschiedensten Abteilungen Möglichkeiten, sich die für sie wichtigen Informationen selbständig zu beschaffen. Dabei dürfen alle Schichten eines Unternehmens, vom einzelnen User über den Abteilungs- oder Team-Leiter bis hinauf zur Geschäftsführung darauf vertrauen, dass alle Informationen zu dem Zeitpunkt, an dem diese abgefragt wurden, kompromisslos vollständig und auf neuestem Stand ist.

Docusnap als idealer Lösungsansatz

Um dieser Anforderung gerecht zu werden, bietet die professionelle Dokumentationssoftware mehrere Features, die einem Unternehmen die gewünschte gemeinsame und zuverlässige Datenbasis bereitstellt.

Docusnap verfügt über automatisierte Mechanismen, die selbständig in selbst definierbaren Abständen sämtliche Hard- und Software im eigenen IT-Netzwerk inventarisiert und in einer zentralen Datenbank abspeichert. Denn nur damit ist es möglich, auch für interne Zwecke so wichtige Dokumente wie ein Notfallhandbuch oder einen Netzwerkplan mit stets aktuellen Daten anzeigen und auf gewünschte Weise ausgeben zu lassen.

Als weiteres und wichtiges Feature kann Docusnap auch auf ein Benutzer-Management zugreifen. Damit erlaubt es unterschiedlichen Benutzern, auf die für sie vorgesehenen Berichte zuzugreifen. So kann sich zum Beispiel der Sicherheitsbeauftragte für seinen Bereich seine Informationen beschaffen, ohne die IT-Abteilung zu involvieren. Und kann sich trotzdem darauf verlassen, dass er auf die aktuellen Daten aus einer zuverlässigen Quelle zugreifen kann.
Gleiches Szenario bietet sich natürlich auch für Geschäftsführung, anderen Abteilungen, der eigenen IT-Abteilung und auch für normale User an, die zum Beispiel auf ein Notfallhandbuch Zugriff erhalten sollen.

Fazit

Viele der Vorgänge, die in einer professionellen Dokumentationssoftware vorhanden sind, sind die Grundlage für eine zuverlässige Weitergabe von wichtigen Informationen aus dem eigenen IT-Netzwerks. Damit alle Informationsberechtigten Personen sowohl aktuelle als auch nur die für sie vorgesehenen Informationen erhalten und dabei der personelle und zeitliche Aufwand möglichst gering gehalten werden kann, bietet sich eine professionelle Lösung wie Docusnap an.

Wenn Sie Docusnap gerne selber testen möchten, bieten wir Ihnen die professionelle Dokumentationslösung Docusnap unter www.docusnap.com für 30 Tage kostenlos an. Damit haben Sie genug Zeit, um sich von Docusnap zu überzeugen.

Sie haben Fragen dazu? Auch das ist kein Problem. Denn unser professionelles Support-Team bietet Ihnen auch in der kostenlosen Phase den vollen Support an.
Und bei Fragen zum Erwerb hilft Ihnen auch gerne unser freundliches Vertriebsteam weiter.