IT-Dokumentation - Der Blog

Inhalte eines Notfallhandbuchs – Teil 2

Do, 9. Oktober 2014

Als Fortführung des ersten Teils dieses Beitrags, erfahren Sie nun, was es bei der Erstellung eines Notfallhandbuchs zu bedenken gibt.

Was für den einen eine kleine Betriebsstörung, ist für den anderen ein Notfall. Deshalb ist es notwendig Begriffsdefinitionen für das Notfallmanagement im Handbuch zu dokumentieren. Die Schadenshöhe ab der sich eine Betriebsstörung in einen Notfall wandelt, hängt beispielsweise stark vom jeweiligen Unternehmen ab. Für einen Großkonzern ist ein Verlust in Höhe von ein paar Millionen wohl nicht bedrohlich, für ein mittelständisches Unternehmen aber existenzgefährdend. Diese Grenzen müssen von der Unternehmensleitung festgelegt werden. Es hilft auch nichts, aus jeder Mücke einen Elefanten zu machen. Denn nicht jedes kleine Problem darf gleich als Notfall behandelt werden. Mit den Haftenden des Unternehmens müssen deshalb auch Bemessungsgrenzen festgelegt werden. Diese Definitionen sind nicht Aufgabe des Notfallmanagementbeauftragten.

Das Notfallhandbuch ist ein gelenktes Dokument

Wie bei allen gelenkten Dokumenten ist eine jährliche Überarbeitung des Notfallhandbuchs notwendig. Dies muss kommuniziert und überwacht werden. Die Überarbeitung muss im Managementbericht des Verantwortlichen dokumentiert werden. Folgende Prüfungen sollten dabei immer durchgeführt werden. Dies kann als Checkliste für den Verantwortlichen erstellt und z.B. einer Prozessbeschreibung angefügt werden. Das vereinfacht die Dokumentation und den Nachweis der regelmäßigen Prüfung.

– Prüfung der Aktualität von Telefonnummern in der Personalliste

– Prüfung der Zuständigkeiten

– Evtl. Anwendungen von Plänen analysieren

– Zustand und Ausstattung der Notfallleitstelle

– Aktualisierungsdienst für gedruckte und elektronische Dokumente

– Versionshistorie des Handbuchs aktualisieren

– Übungsplan der Notfallvorsorge fortschreiben

Mit der Überarbeitung und Erweiterung von speziellen IT-Notfallplänen sollte nicht auf einen Regeltermin gewartet werden. Diese sollten gleich nach der Änderung von relevanten IT-Systemen durchgeführt werden. Dafür muss aber der interne Kommunikationsfluss funktionieren.

Auch im Notfall werden nicht alle Regeln außer Kraft gesetzt

Die IT-Sicherheit und der Datenschutz müssen halt auch im Notfall beachtet werden. Die frühzeitige Einbindung der jeweiligen Verantwortlichen hat sich deshalb als sinnvoll erwiesen. Diese Personen müssen evtl. in Ihren eigenen Handbüchern die definierten Maßnahmen dokumentieren. Da hier eventuell Einwände der jeweiligen Verantwortlichen vorgebracht werden, binden Sie diese Personen von Anfang an mit ein. Das vereinfacht die Festlegung der Maßnahmen und führt schneller zum Ziel.

Ist der IT-Wiederherstellungsplan zur Hand?

Bei vielen Notfällen ist die IT-Abteilung gefragt. Darum ist der Zugriff auf eine aktuelle IT-Dokumentation von elementarer Bedeutung und dieses Thema auch beim Notfallmanagement interessant. Einige Elementarereignisse führen dazu, dass die IT-Abteilung einen Notbetrieb aufbauen muss. Da viele Unternehmen sehr stark von einer funktionierenden IT abhängen, müssen hier schnellstmöglich Maßnahmen ergriffen werden. Dazu wird ein Wiederherstellungsplan für den Serverraum bzw. Rechenzentrum benötigt. Dieser setzt eine aktuelle IT-Dokumentation voraus! Deshalb sollte der Notfallmanagementbeauftragte auf darauf hinwirken und prüfen.

Alarmierung und Meldeketten definieren

Ein weiterer wichtiger Punkt für ein Notfallhandbuch ist die Beschreibung von Meldeketten. Wer ist über welche Ereignisse und Maßnahmen zu informieren und wer darf welche Informationen auch nach außen transportieren. Denken Sie immer daran:

‘‘Melden macht frei und belastet andere!“

Auch die Alarmierung von Rettungskräften muss kommuniziert und geprüft werden. Woher kennen Mitarbeiter die Rufnummern? Ist eine direkte Anwahl der Rufnummern 110 und 112 möglich oder ist in der Telefonanlage erst eine Amtsholung erforderlich? Klingt trivial, befinden sich aber ausländische Arbeitskräfte im Gebäude, könnten diese in Ihrer Aufregung vielleicht versuchen die Rufnummer 911 zu wählen. Damit hat man beispielsweise in Deutschland aber wenig Erfolg. Für die meisten Telefone gibt es seitens der Hersteller Beschriftungen für Rufnummern der Rettungskräfte. Nutzen Sie diese, damit sparen Sie sich die Arbeit sich was anderes zu überlegen. Informationen gehören dorthin wo sie benötigt werden.

Kommunizieren Sie auch die 5 W-Fragen bei einem Notruf:

  1. Was ist passiert?
  2. Wo geschah es?
  3. Wie viele Verletzte gibt es?
  4. Welche Art von Verletzungen/ Schäden liegen vor?
  5. Warten aus Rückfragen!

Stell Dir vor Du hast ein Notfallhandbuch und keiner weiß es

Ein abschließender Aspekt: die Kommunikation der im Handbuch beschriebenen Notfallpläne. Es ist durchaus eine Kunst sein Notfallhandbuch richtig zu kommunizieren, damit die Pläne auch zur Anwendung kommen. Die Herausforderung ist, dass jeder Mitarbeiter die Abläufe kennt und weiß wer zu informieren ist. Im Notfall soll ja nicht erst nachgeschlagen werden müssen was zu tun ist.

So viele Aspekte gibt es zu beachten und Punkte zu regeln. Deshalb hier noch eine kleine „Motivationshilfe“, warum Sie sich mit dem Thema Notfallhandbuch beschäftigen sollten. Ein funktionsfähiges Notfallmanagements begründet sich in vielen Gesetzen, bis hinauf zum Grundgesetzt §2 Abs.2: „Jeder hat das Recht auf Leben und körperliche Unversehrtheit.“ Dies gilt natürlich auch am Arbeitsplatz. Jeder Arbeitgeber hat deshalb dafür Sorge zu tragen, dass den Angestellten nichts passiert. Ein Notfallhandbuch kann hier eine Unterstützung sein, schon weil man sich mit dem Thema beschäftigt. Abhängig von der Unternehmensgröße hat jedes Notfallmanagement natürlich unterschiedliche Ausmaße. Es muss zum Unternehmen und zur Unternehmensgröße passen. Und Sie können damit nicht erst anfangen, wenn ein Notfall eingetreten ist. Da müssen die Abläufe bereits eingeübt sein.

Deshalb wie immer: fangen Sie einfach an. Verfeinern Sie nach und nach die Beschreibungen und Maßnahmenpläne der einzelnen Notfallszenarien. Wofür gibt es schließlich einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)? Sie wollen aus den Übungen und Feststellungen ja auch Verbesserungen in das Handbuch einfließen lassen