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IT-Dokumentation - Der Blog

IT-Dokumentation Vorlage? Besser die IT-Dokumentation automatisieren!

Fr, 31. Juli 2020

Ihr Chef, Ihr Kunde oder gesetzliche Vorgaben verlangen von Ihnen, dass Sie eine IT-Dokumentation erstellen?
Deshalb suchen Sie jetzt eine Vorlage oder ein Muster für eine IT-Dokumentation, die Ihnen exakt sagt, was Sie wie erfassen und dokumentieren müssen?

Da muss ich Sie leider enttäuschen, aber ein solches vorgefertigtes und allgemeingültiges Dokument gibt es nicht!
Grund dafür ist, dass eine IT-Dokumentation genauso individuell ist wie Ihr Unternehmen und im Speziellen Ihre IT. Deshalb ist es unmöglich eine für jeden passende IT-Dokumentation Vorlage zu erstellen.

Mit etwas Googlen werden Sie zwar bestimmt auf, mehr oder weniger seriöse, Vorlagen stoßen. Aber diese werden in der Regel immer von einem Disclaimer begleitet, der besagt, dass das vorliegende Muster sehr individuell angepasst werden muss und nicht allgemeingültig ist. Somit hilft eine solche Vorlage bei der Beantwortung der Frage „Wie erstelle ich eine korrekte IT-Dokumentation?“ nicht weiter. Zusätzlich ist auch der zeitliche Aufwand auf Grund der vielen notwendigen Anpassungen enorm.

Eine IT-Dokumentation Vorlage kann Zeitprobleme nicht lösen

Dazu kommt noch, dass Sie eine IT-Dokumentation erstellen sollen, aber Sie Ihre normale, tägliche Arbeit als IT-Administrator kaum schaffen. Woher sollen Sie also die Zeit nehmen und auch noch nebenbei eine IT-Dokumentation erstellen?
Die Erstellung einer korrekten und vollständigen IT-Dokumentation ist sehr zeitaufwändig. Neben der oben angesprochenen mühevollen, individuellen Anpassung aus dem Internet geladener IT-Dokumentation Vorlagen oder Muster, müssen nämlich erst einmal alle notwendigen Daten zusammengesucht, überprüft und bewertet werden. Kennen Sie ad-hoc alle sich in Ihrem IT-Netzwerk befindlichen Systeme? Und deren Konfiguration, Verkabelung und die darauf installierte Software?
Meist flattern irgendwelche schlecht gepflegten und chronisch-veralteten Excel-Listen umher, auf denen igendwann einmal Teile des Inventars festgehalten wurden. Seitdem hat die Listen aber auch niemand mehr angeschaut, geschweige denn aktualisiert. Deshalb muss, bevor mit der Erstellung der IT-Dokumentation gestartet werden kann, erstmal zwingend eine komplette Inventur gemacht werden. Was allein das für einen zeitlichen Aufwand bedeuetet, sollte klar sein.

Wenn dann endlich alle Daten vorliegen, werden mühevoll seitenweise Prosatexte in IT-Dokumentation Vorlagen getippt und stunden- oder gar tagelang Pläne in Visio gezeichnet. Dabei nichts zu vergessen oder zu verdrehen, ist fast unmöglich.

Aber irgendwann ist dann schließlich alles erledigt:
Die komplette IT ist inventarisiert. Die IT-Dokumentation Vorlagen sind individualisiert und befüllt. Man ist endlich fertig und kann die Unterlagen abgeben.

Aber schon wenige Tage, geschweige denn einen Monat später ist das alles schon wieder veraltet und die Arbeit geht von vorne los.
Eine IT-Dokumentation macht nur Sinn, wenn Sie vollständig und vor allem aktuell ist. Deshalb ist das ein regelmäßiger Job. Die Basisarbeit ist zwar schon erledigt und das Bestehende muss nur noch aktualisiert werden, aber genau hier passieren die meisten Fehler: Änderungen werden aus Zeitmangel nicht sofort eingetragen und dann vergessen, es wird das falsche System in der IT-Dokumentation ausgetauscht und so weiter.

Eine IT-Dokumentation Vorlage wird Ihre Zeitprobleme somit nicht lösen können.

Eine IT-Dokumentation muss automatisiert werden

Der einzige Ausweg aus dieser Misere ist, diese zeitraubenden Tätigkeiten zu automatisieren.
Warum soll man mühsam unter Tischen und in staubigen Kellern herumkriechen, um die dortige Hardware zu inventarisieren, wenn es Software gibt, die das für einen übernehmen kann?! Darüber hinaus macht eine Inventarisierungssoftware auch deutlich weniger Fehler und ist gründlicher als auch umfangreicher. So werden nicht nur die Systemnamen erfasst, sondern auch die installierte Software, die Konfigurationen und auch die Vernetzung.

Kombiniert man das Ganze dann noch mit einer automatischen Dokumentation, geht der manuelle Aufwand nach der initialen Einrichtung gegen Null. Das spart enorm viel Zeit und vor allem Nerven.

IT-Dokumentation mit Docusnap: automatisch, regelmäßig, zeitsparend

Die Software Docusnap nimmt Ihnen all diese lästigen und zeitraubenden Aufgaben ab.

Docusnap inventarisiert Ihr komplettes IT-Netzwerk ganz automatisch und wiederkehrend: Hardware, Software, Systemkonfigurationen, Kommunikationspfade und noch vieles mehr. Diese Daten können Sie anschließend ganz bequem in einer übersichtlichen, strukturierten Darstellung betrachten. Oder Sie nutzen die über 200 vorgefertigten und automatisch generierten Berichte, wie zum Beispiel einen IP-Adressen-Belegungsbericht, eine Betriebssystem Übersicht, eine Software Zusammenfassung und vieles, vieles mehr.
Benötigen Sie darüber hinaus weitere Dokumente, wie zum Beispiel einen Netzwerkplan, können Sie diese mit nur wenigen Klicks automatisch auf Basis der inventarisierten Daten generieren lassen. Das bedeutet: Das mühsame Malen von Plänen via Visio entfällt.

Selbst komplexe Dokumente, wie IT-Notfallpläne, Wiederanlaufpläne etc, lassen sich mit Hilfe der zahlreichen Vorlagen sehr schnell und einfach erstellen. Ziehen Sie Pläne, Diagramme und Berichte einfach via Drag-and-Drop in die Vorlage und ergänzen das Ganze um Ihre eigenen Prosatexte. Das war’s! Docusnap aktualisiert diese Dokumente anschließend ganz von alleine und regelmäßig. Somit gehören veraltete IT-Dokumentationen ab sofort der Vergangenheit an.

Also automatisieren Sie die lästigen Standardarbeiten einer IT-Dokumentation mit Docusnap und nutzen Sie Ihre kostbare Zeit lieber für wichtigere Dinge.
 
So geht’s in Docusnap: