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IT-Strategie: Frühjahrsputz

Do, 21. März 2019

Die Temperaturen werden wieder wärmer und Flora und Fauna erwachen aus dem Winterschlaf. Oder um es auf die „Büro-Welt“ zu projizieren: In der Mittagspause sieht man die einen Kollegen schon wieder mit einem Eis in der Hand und die anderen essen nur noch Salat, um den Winterspeck rechtzeitig in eine Bikini-Figur zu verwandeln. All das ist ein untrügliches Zeichen, dass der Frühling Einzug hält.
Dies ist traditionell auch die Zeit für den Frühjahrsputz: Ausmisten, Aufräumen und sich von Altem, nicht mehr Benötigtem trennen. Das hat auch etwas Befreiendes. Alten Ballast abwerfen, um frisch und unvorbelastet ins neue Jahr zu starten.
Aber nicht nur zuhause, sondern auch im IT-Netzwerk macht ein Frühjahrsputz Sinn: alte Hard- und Software, zugehörige Lizenzen oder auch die Userberechtigungen sollten mal wieder „ausgemistet“ werden.

Alte Hardware = Totes Kapital

Wie viel alte, ungenutzte Hardware steht in Ihrer Firma noch rum? Oder anders gefragt, an welchen Rechnern hat sich seit mindestens zwei Monaten niemand mehr angemeldet? Werden diese Systeme wirklich noch benötigt oder können sie entsorgt werden?
Mitarbeiter scheiden aus, neue kommen, der Chef bekommt ein neues iPad, ein Drucker wird durch ein Multifunktionsgerät ersetzt oder die eigenen Server werden in die Cloud verlegt. Mit all dem müssen sich Admins täglich herumschlagen. Neues Equipment muss immer sofort und ohne Verzögerung zur Verfügung stehen und vor allem uneingeschränkt funktionieren. Aber was passiert mit der alten, nicht mehr benötigten Hardware? Aus Zeitmangel wird diese erst einmal zur Seite gestellt, zum Beispiel in den Serverraum. Abbauen, entsorgen und aus dem Inventar-System auschecken, all diese zeitaufwendigen Aufgaben kann man ja später noch machen, wenn mal etwas Luft ist.
Aber wir alle wissen, es ist nie Zeit dafür! Es kommt immer etwas Wichtigeres rein. Und so türmt sich im Laufe der Zeit der „tote-Hardware-Turm“ höher und höher.
Das ist nicht nur unpraktisch, weil die nicht mehr benötigte Hardware immer mehr Platz wegnimmt, sondern in den meisten Fällen verstaubt da auch totes Kapital. Viele Firmen haben noch alte Hardware im Einsatz und suchen oft händeringend nach Ersatzteilen, weil diese vom Hersteller entweder gar nicht mehr oder nur noch zu „Mondpreisen“ vertrieben werden. Da kann es ganz gelegen kommen, wenn ein solches Ersatzteil in gutem Gebrauchtzustand oder eventuell sogar noch originalverpackt auf einer der üblichen Onlinehandelsplattformen angeboten wird.

Auch für PCs, die schon ein paar Jahre auf dem Buckel haben gibt es einen Zweitmarkt. In den meisten Fällen eignen sich diese nämlich noch wunderbar für den Heimgebrauch. Das Arbeiten mit Office-Anwendungen und das Surfen im Internet klappt damit noch hervorragend. Deshalb sind auch diese bei Onlineversteigerungen oft sehr beliebt.
Darüber hinaus bietet sich aber natürlich auch die Möglichkeit, nicht mehr benötigte Arbeitsplatzsysteme für wohltätige Zwecke zu spenden. Gerade Schulen, mit ihren extrem knappen Budgets, freuen sich, wenn sie ihre IT-Schulungsräume erweitern oder die teils stark überalterte Hardware ersetzen können.

Für die meisten Geräte gibt es noch einen Zweitmarkt. Auch wenn dabei vermutlich nicht die großen Summen erzielt werden, reicht es unter Umständen für ein Frühlings-Grillen mit den Kollegen. Oder man tut Gutes und spendet die noch funktionsfähige Hardware. Aber egal auf welchem Wege die alte Hardware das Firmengebäude verlässt, in jedem Fall gewinnt man dadurch Platz und Ordnung zurück.

Über- und Unterlizenzierung kosten unnötig Geld

Nicht nur alte Hardware ist ein Problem, auf den ausgemusterten Rechnern sind in der Regel auch noch diverse Softwareprodukte installiert. „Aber die Software wird doch gar nicht mehr genutzt. Wo liegt also das Problem?“ Werden sich viele jetzt fragen. Dass die Software nicht mehr in Gebrauch ist, ist korrekt. Aber was ist mit den zugehörigen Lizenzen? Wurden diese anderen Geräten zugeordnet? Wurden die Lizenz- und Wartungsverträge entsprechend verringert? In den meisten Fällen heißt die Antwort auf beide Fragen nein und Anpassungen werden erst wieder beim nächsten Lizenzaudit vorgenommen. Bis dahin bezahlt man unnötig für etwas, das man gar nicht mehr nutzt.
Aber auch andersrum kann es der Fall sein: Für neue Mitarbeiter wird Hardware angeschafft und die notwendigen Softwareprodukte werden mit dem Firmenlizenzkey aktiviert. Aber sind überhaupt ausreichend Lizenzen vorhanden?
Ohne ordentliches Lizenzmanagement verliert man hier schnell den Überblick. So sollten die Softwarelizenzen in jedem Fall regelmäßig einer Prüfung unterzogen werden, um eine Unter- oder Überlizenzierung zu vermeiden. Denn beides kostet unnötig Geld.

Rechte und Rollen prüfen

Den dringendsten Aufräumbedarf stellen aber vermutlich in den meisten Betrieben die Benutzerrechte und -rollen dar. Die Kollegen wechseln Aufgaben und Abteilungen, arbeiten temporär in Projekten, verlassen die Firma oder kommen neu hinzu. Jedes Mal benötigen sie sofort alle Berechtigungen für die neuen Aufgaben. Aber auch die alten Rechte sind noch dringend notwendig, da es ja eventuell vorkommen könnte, dass man doch noch auf alte Sachen zugreifen muss. Wie soll der arme Admin dabei noch den Überblick behalten, wer nun welche Rechte und Rollen hat und vor allem braucht?
Dabei belegen mehrere Studien, dass Insider-Angriffe die größte Gefahr für die Unternehmens-IT darstellen. Frustrierte Angestellte verkaufen oder veröffentlichen sensible Firmeninterna. Ex-Mitarbeiter löschen massenhaft Daten oder legen gar das Firmennetzwerk lahm. All das passiert regelmäßig und leider ist man davor nie gänzlich gefeit. Alles was man als IT-Administrator dagegen machen kann, ist dafür zu sorgen, dass niemand unberechtigten Zugriff hat. Das erreicht man ausschließlich durch strikte Berechtigungen, die zudem immer aktuell gehalten werden müssen.
Aus diesem Grund ist es essentiell wichtig, die Berechtigungen regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Regelmäßiges Aufräumen lohnt sich

In der IT ist ein Jahr eine lange Zeit, in der sich viel verändert. Auf Grund der vielen Tagesaufgaben bleiben nur meist leider keine Ressourcen, um alles auch sauber zu dokumentieren. Dadurch verliert man unweigerlich früher oder später den Überblick. Aus diesem Grund ist es unerlässlich die IT-Infrastruktur regelmäßig auszumisten. Mindestens einmal im Jahr sollte man groß reine machen – zum Beispiel in Form eines Frühjahrsputzes.
…und wenn Sie beim Inventarisieren, Dokumentieren und Analysieren Ihrer IT-Infrastruktur Unterstützung brauchen, wissen Sie ja, wo sie uns finden.