IT-Dokumentation - Der Blog

Keine Angst vor Lizenzaudits

Do, 19. August 2021

Als vor vielen Jahren die Unternehmen ihre ersten Schritte auf das moderne und grafisch ansprechende Windows umstiegen, herrschte zwischen der Lizenzierungspflicht der Programme und dem Gewissen des IT-Verantwortlichen meist noch Waffenstillstand. Das war auch die Zeit, in der Word oder gar Excel zu den wertvollsten Schätzen der IT-Abteilung zählten.
Zumindest in meiner alten Firma gab es Word nur für den Prokuristen und seine Sekretärin, Excel wurde überhaupt nicht eingesetzt und PowerPoint gab es auch nur vereinzelt und wurde so selten genutzt, dass die Verantwortlichen wohl meinten, eine Lizenzierung zahle sich gar nicht aus. Andererseits gab es noch sehr teure Programme, die zu ihrer Bestimmung, nämlich anstandslos zu starten, nur mit einem Hardware-Dongle bewegt werden konnten. Vereinzelt gibt es so etwas sicher auch heute noch.

Heute wird scharf geschossen

Heute sieht die Sache mit der Lizenzierung gänzlich anders aus. Dongles oder kryptische Zahlen- und Buchstabenkombinationen, die man zur Installation eingeben musste, gehören größtenteils schon der Vergangenheit an. Und an der Programmvielfalt hat sich im Gegensatz zu den öffentlich-rechtlichen TV-Sendern einiges getan.
Wir werden geradezu inflationär mit Office-Produkten und anderen Programmen zugeworfen. Es stellt sich auch kaum mehr die Frage, ob ein Benutzer ein Word oder Excel installiert bekommt. Ein Office-Paket mit bis zu mehr als 30 Programmen und Tools ist in vielen Lizenzierungen in der Cloud immer mit dabei.

Zuviel des Guten?

Waren es früher meist überschaubare Lizenzierungsmodelle, so kann heute auch gerne eine Überlizenzierung auftreten. Also mehr Rechte, Programme zu nutzen, als wir vielleicht User haben.
Aber auch der klassisch-altmodische Grund, zu wenig Lizenzen zu haben, kann nach wie vor auftreten. Das passiert gerne bei Volumenlizenzierungen, bei denen nach wie vor nicht eine genaue Anzahl an Lizenzen erworben wird, sondern mittels „von – bis“ lizenziert werden. Virenscanner als Enterprise-Volumenlizenzen kommen mir da gleich in den Sinn.
Wie dem auch immer sei, aus Unternehmenssicht ist weder eine Unter- noch eine Überlizenzierung gewünscht. Wird bei einer Überlizenzierung schnell klar, dass man zu viel bezahlt, biegt man bei einer Unterlizenzierung schnell vom rechtmäßigen Weg ab und ist von da an von der Gutmütigkeit der Hersteller abhängig, wie sie damit umgehen. Bestenfalls werden Sie bei Bekanntwerden nur aufgefordert, die Lizenzen nachzukaufen.

Die Auskunftspflicht

Und spätestens bei einem Lizenzaudit steht der Verantwortliche dann nicht nur in der Schusslinie des Herstellers, sondern darf sich auch mit der Geschäftsführung auseinandersetzen und erklären, wieso zu viele Lizenzen bezahlt werden und warum dies niemand sieht. So oder so ist eine penible Überwachung und Auflistung der eingesetzten Lizenzen eine der grundlegendsten Aufgaben der IT-Verantwortlichen.

Keine Angst vor Lizenzaudits – dank Docusnap

Docusnap bietet mit seiner integrierten Lizenzverwaltung eine einfache Lösung für dieses Problem. Da mit Docusnap einzelnen Systemen Lizenzen zugewiesen werden können, sind Auswertungen über die entsprechenden Lizenzierungen dieser Systeme kein Problem und ein übersichtlicher Bericht schnell erstellt. Und wenn nicht gerade die Geschäftsführung eine komplette Auflistung aller eingesetzten Lizenzen anfordert, können Lizenzen natürlich auch nach Hersteller gruppiert werden. So verliert zum Beispiel ein Microsoft Lizenzaudit schnell seinen Schrecken, weil alle Lizenzen sofort verfügbar sind und grafisch dargestellt werden können.
Aber auch ohne eigenes Lizenz-Audit hat es seine Vorteile, wenn man in Docusnap schnell eine Über- oder Unterlizenzierung sichtbar machen kann.

Wie einfach dies in Docusnap funktioniert, zeigen wir in unserem kurzen Video.

 
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