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IT-Dokumentation - Der Blog

Projektmanagement für Ihr Dokumentationsprojekt

Fr, 6. Juni 2014

Herzlich Willkommen in der „faszinierenden Welt des Projektmanagements“. Man kann es mögen, man kann es hassen. Hilfreich für die Durchführung von Aufgaben ist Projektmanagement aber auf jeden Fall.

Ich empfehle Ihnen die Erstellung einer IT-Dokumentation nach den Grundsätzen des Projektmanagements zu organisieren. Es ist kein riesiges Projekt, trägt aber alle Merkmale um daraus ein Projekt zu schaffen. Es bedarf der Ressourcen: Zeit und Personal. Zeit, da es einiges zu tun geben wird um alle Informationen zusammenzutragen. Personal, weil jemand diese Tätigkeiten erledigen muss. Vieles muss dabei nicht unbedingt von geschultem Fachpersonal erledigt werden. Gerade die Digitalisierung der Dokumente beim Lizenzmanagement können problemlos auch auf Zeit- oder Ferienarbeiter verlagert werden. Und es ist eine einmalige Tätigkeit, da die Erstellung nur einmal durchgeführt wird. Zum Ende des Projektes müssen laufende Tätigkeiten in den Tagesbetrieb integriert worden sein.

Bei allen diesen Punkten hilft Ihnen Projektmanagement weiter. Sind Sie damit bereits vertraut, werden Sie mir zustimmen. Sind Sie mit dieser Arbeitsweise noch nicht so vertraut, lassen Sie sich darauf ein. Es macht Spaß, denn es funktioniert.

Verwenden Sie unseren Muster-Projektzeitenplan

Ich möchte Ihnen einen Projektzeitenplan zur Verfügung stellen. Diesen können Sie als Vorlage verwenden und an Ihr eigenes Projekt anpassen. Es beschreibt eine Vielzahl an Tätigkeiten, die zu bedenken und abzuarbeiten sind. Es wird keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit erhoben. Es wird auch nicht gefordert, dass alle Punkte abgearbeitet werden müssen. Jeder der mit Projektmanagement zu tun hat weiß, dass jedes Projekt individuell ist. Es soll Ihnen eine (hoffentlich) wertvolle Unterstützung geben. Es soll Ihnen den Einstieg erleichtern und durch die notwendigen Tätigkeiten führen. Manche Tätigkeiten werden Sie nicht benötigen, andere wiederum werden in der Auflistung fehlen.

Behalten Sie die Übersicht

Verwenden Sie auf jeden Fall eine offene-Punkte-Liste (OP-Liste). Speichern Sie diese so ab, dass nur der Verantwortliche schreibenden Zugriff auf die Datei hat. Eine OP-Liste hilft Ihnen keine Aufgaben zu vergessen. Im Projektmanagement sollen Aufgaben parallel ablaufen, auch um die Gesamtdauer möglichst kurz zu halten. Um nun nichts zu vergessen, können Sie unerledigte Aufgaben darin dokumentieren. Somit können Sie bereits an einem anderen Punkt weiterarbeiten und behalten trotzdem den Überblick.

Aufgaben verteilen

Projektmanagement wird auch deshalb eingesetzt, weil Arbeiten auf einfache Weise auf verschiedene Personen verteilt werden können. Dadurch kann die Gesamtdauer des Projektes reduziert werden. Nutzen Sie diese Vorgehensweise auch für die Erstellung bzw. Verfeinerung Ihrer IT-Dokumentation. Das Sammeln von Passwörtern und deren Hinterlegung in der Docusnap Datenbank muss nicht vom Projektleiter durchgeführt werden. Das kann auch von einem anderen IT-Mitarbeiter erledigt werden. Ebenso das Lizenzmanagement: Hier gilt es viele Dokumente und Informationen einzusammeln. Verteilen Sie diese Aufgaben. Somit kommen Sie schneller ans Ziel.