IT-Dokumentation - Der Blog

Schluss mit der „Zettel-Wirtschaft“

Do, 25. März 2021

Das erste Quartal im neuen Jahr ist fast rum und seit Wochen liegt uns die Geschäftsführung mit der Inventarisierung und Dokumentation der IT im Ohr. Während aufgrund vieler Neuerungen in der firmeneigenen IT sowieso alles wie gewohnt drunter und drüber geht und wieder mal wichtige Patches für die Server zwischendurch eingespielt werden müssen, vergehen Tage und Wochen, bis das Thema wieder einmal aktuell wird. Inventarisierung und Dokumentation. Die alte Leier.

„Wir haben doch gerade erst vor einem halben Jahr … Moment … letztes, äh nein, 2017 war das, ja ich kann mich gut erinnern. Damals, als wir den neuen Server bekommen haben. Da wurde das doch notiert und fein säuberlich aufgeschrieben?“

Ja, die Zeit vergeht wie im Fluge, wenn man einen Beruf ergriffen hat, bei dem man wegen der unterschiedlichen und immer akut wichtigen Aufgaben einer IT-Abteilung ständig unter Zeitdruck steht. Da die Vielfalt der Aufgaben auch für Geschäftsführer oder Kollegen außerhalb der IT nicht immer ersichtlich sind, fallen dann auch schnell mal Anforderungen an, die den gestressten Administrator mal ganz nebenbei kollabieren lassen.

„Herr M., wir brauchen aktuelle Zahlen, Daten und Informationen über alle IT-Anlagen von hier und unseren übrigen Standorten. In zwei Tagen möchte die Geschäftsführung ihre Strategieplanung durchführen. Wir haben doch den aktuellen Stand?“

Es gibt nun zwei Arten von IT-Verantwortlichen, die mit dieser Aufgabe betraut werden. Die erste Gruppe hat Schweißperlen auf der Stirn, trommelt die IT-Mannschaft zusammen und beginnt nun mühselig, einen aktuellen Zwischenstand über die IT einzuholen. Recht schnell bemerken alle beteiligten, dass sich seit 2017 doch einiges getan hat.

„Wir haben doch vor zwei Jahren alle Windows 7 Rechner getauscht. Sind die in der Liste? Die Buchhaltung müsste doch Aufzeichnungen haben, wie viele Geräte und wann …!“ Sie wissen genau, dass das ein Schuss in den Ofen wird.

Die zweite Gruppe der IT-Verantwortlichen lehnt sich entspannt zurück, nippt an der obligatorisch stets gefüllten Kaffeetasse und antwortet: “Ja, kein Problem. Die erforderlichen Daten sind bereits auf aktuellem Stand und können jederzeit über unser Docusnap ausgelesen werden. Die Geschäftsführung verfügt damit über eine komplette und übersichtliche Inventarliste. Und wenn gewünscht, auch sämtliche Informationen über unsere Software-Lizenzierungen und auch aktuelle Netzwerk- und Topologie-Pläne.”

Glauben Sie nicht? Wir schon. Und wir zeigen es Ihnen, wie einfach und unkompliziert Sie stets auf den aktuellen Inventarstand zugreifen können. Vollständig automatisiert und immer auf neuestem Stand. Schauen Sie sich in Ruhe das kurze Video an und entscheiden dann selbst, ob Sie zur Gruppe der Stirnschweißperlenfraktion gehören oder lieber entspannt den Kaffee genießen wollen.

Wir machen jetzt Pause und genießen stressfrei unseren Cappuccino.
 
So geht’s in Docusnap: