IT-Dokumentation - Der Blog

Vereinfachtes Lizenzmanagement mit Docusnap

Fr, 22. Mai 2015

Mit der Version 6.3 der IT-Dokumentationssoftware Docusnap werden im Bereich des Software Lizenzmanagements einige neue Funktionen eingeführt. So wird die Übersicht über den aktuellen Stand der Lizenzierung vereinfacht und das Dashboard bietet einen schnellen Überblick über alle Softwareinstallationen, denen noch keine Softwarelizenz zugewiesen wurde. Auch einer möglichen Versionsvielfalt von Softwareinstallationen aller Rechner kommt man in seinem Netzwerk nun schneller auf die Spur. Im Datenexplorer von Docusnap ist der Punkt „Softwareprodukte“ dazugekommen. Hier bekommt man über verschiedene Untermenüs einen schnellen Einblick in die Zuordnung der inventarisierten Softwareinstallationen zu den gekauften Softwarelizenzen.

Lizenzmanagement besteht aus drei Elementen

Lizenzmanagement teilt sich in drei Bereiche. Erstens wird eine Übersicht der momentan installierten Softwareprodukte benötigt. Diese lieferte Ihnen Docusnap bereits in den vorherigen Versionen beim Inventarisieren der einzelnen IT-Systeme. Zweitens wird eine Übersicht der gekauften Lizenzen Ihrer Organisation benötigt. Dabei kann eine Software leider wenig helfen, dies ist Handarbeit. Als Drittes erfolgt der Abgleich der gekauften Softwarelizenzen mit den inventarisierten Softwareprodukten für eine Lizenzauswertung. Docusnap unterstützt Sie bei diesem Abgleich jetzt mit neuen Funktionen, wie auch mit grafischen Übersichten und ausführlichen Berichten.

Einfache Übersicht der Zuordnungen

Um die Übersicht über Ihren aktuellen Lizenzstand nicht zu verlieren, werden die Softwareprodukte im Datenexplorer von Docusnap nach unterschiedlichen Merkmalen geordnet dargestellt:

  • alle Softwareprodukte, die beim Inventarisieren der Rechner gefunden wurden,
  • einer Lizenz zugeordnete Softwareprodukte,
  • nicht lizenzpflichtige Softwareprodukte,
  • unerwünschte Softwareprodukte,
  • alle Softwareprodukte, die noch nicht bearbeitet wurden,
  • alle Softwareprodukte, für die die Zuordnung von Softwarelizenzen noch nicht abgeschlossen ist.

In Docusnap können Sie Ihr Lizenzmanagement nun damit starten, dass Sie zuerst die Übersicht über alle Softwareprodukte analysieren, die auf Ihren IT-Systemen installiert sind. Diese Liste sieht zunächst sicherlich schlimmer aus als es ist. Dann natürlich werden auch alle Softwareprodukte aufgelistet, die im Lizenzmanagement gar nicht beachtet werden müssen. Deshalb können die Softwareinstallationen, die unter den noch nicht bearbeiteten Softwareprodukten gelistet werden, als Erstes „ausgemistet“ werden. Treiber und Freeware blähen die Anzahl der installierten Softwareprodukte auf. Schnell kommen hier mehrere tausend Installationen zusammen, auch bereits bei nicht so großen IT-Netzwerken. Über die Zuordnung zu nicht lizenzpflichtigen Softwareprodukten kann diese Liste schnell minimiert werden. Markieren Sie einfach ein Softwareprodukt als nicht lizenzpflichtig und hinterlegen Sie eine Begründung für diese Einstufung. Damit kommt man dem tatsächlichen Aufwand für das Lizenzmanagement schon näher. Für alle Softwareprodukte, die wirklich lizenziert werden müssen, können nun neue Softwarelizenzen erstellt werden. Wurden diese Lizenzen bereits angelegt, können die Softwareprodukte einfach zugewiesen werden. Irgendwann wird die Liste der zu bearbeitenden Softwareprodukte leer sein. Geschafft!

Leider nur unter der Voraussetzung, dass auch wirklich alle IT-Systeme erfasst und deren Software inventarisiert wurde. Natürlich werden auch immer wieder neue Softwareprodukte dazu kommen. Dies erkennt man aber gleich im Dashboard des Lizenzmanagements. Dann braucht man nur wieder die Liste der zu bearbeitenden Softwareprodukte zu öffnen und ordnet die neu gefundenen Installationen einer Softwarelizenz zu.

Drei neue Berichte unterstützen Sie in Ihrem Lizenzmanagement

Um den aktuellen Stand des Lizenzmanagements dokumentieren zu können, wurden in der Software Docusnap drei neue Berichte hinzugefügt. Diese lassen sich immer auf die komplette Firma anwenden.

  • Multiple Installationen von Softwareversionen, eine Übersicht auf welchen IT-Systemen welche Versionen einer Software installiert sind.
  • Nicht mehr installierte Software, Übersicht über zugewiesene Softwareinstallationen, die nicht mehr in Gebrauch sind.
  • Softwareprodukte Übersicht, Gesamtübersicht über alle inventarisierten Softwareinstallationen.

Mit diesen Erweiterungen im Bereich des Lizenzmanagements unterstützt Docusnap alle Lizenzmanager nun noch besser bei ihren Aufgaben. Kennen Sie Docusnap noch nicht, dann holen Sie sich schnell eine kostenlose Trialversion und starten Sie Ihr Lizenzmanagement-Projekt noch heute.