IT-Dokumentation - Der Blog

Zentrale IT-Dokumentation als wichtiger Bestandteil für regulatorische Vorgaben

Mo, 6. September 2021

Wer sich schon einmal mit „regulatorischen Vorgaben“ auseinandersetzen musste, weiß genau, dass dies kein Prozess ist, der sich als kleine Nebenbeschäftigung abstempeln lässt. Unternehmen und Betriebe, die solchen Regularien unterliegen, müssen einen nicht unerheblichen Aufwand leisten, um die Vorgaben einzuhalten. Diese Vorgaben sind in den unterschiedlichsten Sparten verpflichtend. Banken und Finanzdienstleistungsunternehmen, Telekommunikationsunternehmen und Hersteller von medizinischen Präparaten sind nur eine Auswahl von Bereichen, die sich ständig mit der Einhaltung auseinandersetzen müssen. Und für jeden unterschiedlichen Bereich gibt es eigene und sehr spezielle Regulierungen, die strikt eingehalten werden sollten.
Damit eine Einhaltung von Regeln und Vorgaben gewährleistet werden kann, müssen die Geschäftsführung sowie die Verantwortlichen dementsprechend auch eine umfangreiche Kontrolle in den jeweiligen Unternehmen gewährleisten.

Die IT als zentraler Bestandteil

Wie umfangreich die jeweiligen Regularien sind, hängt selbstverständlich auch mit der Art des Unternehmens zusammen. In der Regel sind viele Bereiche des Unternehmens dazu verpflichtet, ihren Teil beizutragen. Eine zentrale Rolle spielen dabei so gut wie immer die eigene IT-Abteilung und das firmeneigene Netzwerk. Speziell, wenn es um die Sicherheitsaspekte rund um die Daten und den Zugriffsschutz geht, ist die IT ein wichtiger Aspekt.
Gerade bei IT-Angelegenheiten ist daher eine umfassende und transparente Übersicht wichtig, um Regularien umzusetzen. Sicherheitslücken oder veraltete Systeme sind keine Ermessensfrage oder Auslegungssache, sondern müssen nach den aktuellen Bedingungen (Aktualität, Versionsstände) regelmäßig überprüft werden. Zu schnell können hier Probleme auftreten und übersehen werden. Und das wiederum widerspricht ganz klar den meisten, die IT betreffenden, Regularien.

Dokumentation ist die halbe Miete

Im Laufe der Jahre haben sich viele IT-Verantwortliche eine IT-Dokumentation zusammengestellt, um solche organisatorischen Aufgaben, wie eben die Einhaltung von regulierenden Vorgaben, zu bewältigen. Dabei kommt es oft zu unterschiedlichen Ansätzen. Bei der manuellen Zusammenstellung findet man jedoch oft zwei gravierende Probleme vor.
Zum einen sind die Informationen nicht zentral gehalten. So mögen Excel-Listen und Word-Dokumente sehr wohl Auskunft darüber geben, welche Geräte wann angeschafft wurden und in welcher Abteilung sie stehen. Lizenz- und Wartungsverträge liegen ordnungsgemäß abgeheftet in den Ordnern oder wurden sogar als digitaler Akt papierlos gespeichert. Auch das jährlich gewartete Notfallhandbuch.docx liegt zentral auf dem Server und digital gespeichert im Tresor, vielleicht sogar auch noch als PDF-Datei.

Drunter und drüber

Durch die unterschiedlichen Ablagearten und Hilfsmittel kommt man sehr schnell an die Grenzen dessen, was man als übersichtlich oder gar transparent bezeichnen kann. Hier kann ein System, das all diese Daten und Informationen zentral speichern kann, das Alltagsleben erheblich erleichtern.
Der zweite Punkt, den man auf gar keinen Fall vernachlässigen darf, ist die Aktualität der Daten. Hierzu gibt es allerdings keine zwei Meinungen oder Alternativen. Eine IT-Dokumentation und Inventarisierung altert vom ersten Tag an. Wird hier nicht in kurzen Abständen eine Aktualisierung durchgeführt, steht man bei zu langen Intervallen schnell vor erheblichen Änderungen, die weder dokumentiert, noch im Notfall ausreichend beschrieben sind. Das widerspricht in vielen Fällen dann auch den eingangs erwähnten Regularien, die solche Eventualitäten und die sich daraus ergebenden Folgen von vornherein ausschließen möchten.

Zentrale und automatische Dokumentation und Inventarisierung

Wir würden nicht unseren Finger so tief in die klaffende Wunde stecken, wenn wir als Dokumentations- und Inventarisierungs-Profis keine Lösung anbieten könnten. In allen Bereichen, in denen unsere Softwarelösung eingesetzt wird, profitieren die IT-Verantwortlichen und Auskunftspflichtigen von den Vorteilen einer zentralen und stets aktuellen Datenbank mit allen Informationen.
Docusnap bedient sich dabei an den automatisch gesammelten Daten in Ihrem Netzwerk und legt diese in einer SQL Datenbank, auf einen Ihrer Server, ab. Damit bleiben die Daten bei Ihnen vor Ort und nur Sie verfügen über den Zugriff. Damit sind von vornherein alle Regularien bedient, die eine Nutzung der Cloud zur Informationsspeicherung ausschließen.
Da Docusnap aber nicht nur die Informationen sammelt und zentral speichert, sondern auch mit unzähligen vorgefertigten und praxisorientierten Berichten ausgestattet ist, können Informationen schnell, übersichtlich, transparent und ganz wichtig – aktuell dargestellt werden.

Möglichst wenig Aufwand betreiben

Durch die automatische Informationseinholung werden nicht nur Computer oder Server in die Datenbank aufgenommen, sondern auch wichtige Komponenten wie Netzwerk-Switches, Router, Drucker oder WLAN-Access-Points inventarisiert. Dadurch ist es leicht, einen kompletten Netzwerkplan grafisch darstellen zu lassen. Auch hier trumpft Docusnap nicht nur mit einer perfekten Übersicht des Netzwerkes, sondern vor allem auch mit der Aktualität auf.
Trotz den vielen umfangreichen Informationen, handelt es sich bei Docusnap um ein agentenloses System. Das bedeutet, dass auf den vorhandenen Arbeitsplatzrechnern keine zusätzliche (Spionage-)Software zum Einsatz kommt. Alle Informationen werden über verschiedene Netzwerkprotokolle und Windowsfunktionen ausgelesen, die im Netzwerk von den Geräten zur Verfügung gestellt werden. Auch hier ein nicht unwichtiger Punkt bei verschiedenen Regularien.

Alles an seinem zentralen Platz

Zu guter Letzt verfügen Sie mit Docusnap auch über die Möglichkeit, Lizenz- und Wartungsverträge einzelnen Systemen zuzuweisen. Somit sind auch diese Daten wieder in Docusnap zentral verfügbar. Durch die granulare Rechtezuweisung können Sie zudem bestimmen, wer welche Daten aus Docusnap abfragen darf und wo ein Datenzugriff nicht gewährt wird.
Dies ermöglicht auch für IT-fremde Abteilungen einen Zugriff auf die für sie erforderlichen Daten und Berichte, ohne ständig die IT-Abteilung zu behelligen.

Docusnap macht’s möglich

Docusnap ist die intelligente und umfangreiche Lösung zur Dokumentation und Inventarisierung vom Marktführer in Deutschland. Sowohl die Entwicklung als auch der Support finden zu 100% in Deutschland statt.
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