IT-Dokumentation muss nicht kompliziert sein

Docusnap hilft die Übersicht über das IT-Netzwerk zu behalten

Warum IT-Dokumentation?

In einer immer komplexer werdenden IT wird das Wissen über den exakten IST Zustand der Netzwerkumgebung zur Grundvoraussetzung für viele unternehmensrelevante Entscheidungen und Investitionen. Die nötigen Informationen zum IST Zustand der IT-Infrastruktur müssen jederzeit griffbereit und aktuell sein. Eine umfassende IT-Dokumentation wird zum zentralen Fundament aller IT Prozesse, Entscheidungen, Planungen und Investitionen. Allerdings ist eine korrekte Netzwerk-Dokumentation (Hardware Dokumentation, Software Dokumentation u.a.) sehr zeitintensiv. Viele Unternehmen scheuen den Arbeitsaufwand und betreiben in Folge die IT-Dokumentation nicht mit der dringend gebotenen Intensität und Nachhaltigkeit. Egal ob ITIL, COBIT, ISO 20000/ISO 27001 Zertifizierungen, Rahmenwerke wie die BSI Grundschutz-Kataloge – jedes dieser Modelle erfordert für eine erfolgreiche Durchführung als Voraussetzung eine umfangreiche Netzwerk-Dokumentation.

Die Softwarelösung Docusnap stellt sich exakt dieser Herausforderung. Docusnap bietet vielfältige Lösungen um eine perfekte IT-Dokumentation zu erstellen und permanent auf dem aktuellen Stand zu halten. Der Einsatz von Docusnap vermeidet den immensen Personalaufwand, der für manuelle Netzwerk-Dokumentation nötig wäre. In der Praxis ist die IT-Dokumentation in eine Prozess- und eine Systemdokumentation untergliedert. Speziell für die Systemdokumentation bietet Docusnap ideale Voraussetzungen.

Visualisierung des Netzwerk Plans innerhalb der IT Dokumentation

IT-Inventarisierung und ITIL-CMDB

Docusnap bietet umfangreiche Inventarisierungsmöglichkeiten, im Netzwerk sind neben Docusnap keine weiteren Softwareinstallationen erforderlich. Praktisch „per Knopfdruck“ inventarisiert Docusnap die Hardware, die Software aber auch die Konfigurationsdaten von Anwendungsservern. Die erfassten Werte legt Docusnap in einer Configuration Management Database (CMDB) ab. Diese ITIL konforme CMDB innerhalb von Docusnap verwaltet alle IT-Assets, lässt sich beliebig erweitern und jederzeit mit manuellen Daten ergänzen.

Die angebotene Automatisierung der Inventarisierungs- und Ausgabeprozesse gewährleistet zu jedem Zeitpunkt die Aktualität der Daten.

IT-Inventarisierung als Basis der Netzwerk-Dokumentation

Docusnap Web

Über einen Web Browser ermöglicht Docusnap Web dem Anwender den mobilen, lesenden Zugriff auf alle Informationen. Docusnap Web ist mit allen gängigen Browsern und unabhängig von der Plattform (Mobile oder Desktop) verwendbar. Voraussetzung dafür ist die Verwendung des Microsoft Internet Information Services (IIS) auf der Serverseite. Anhand von Docusnap Web kann der Anwender flexibel und ortsunabhängig auf die inventarisierten Daten zugreifen.

Mobiler Zugriff via Docusnap Webclient

Zahlreiche Ausgabeformate der Netzwerk-Dokumentation

Von einer guten, praxisgerechten Software für Netzwerk- Dokumentation erwartet man zu Recht verschiedenste Ausgabedokumente. Docusnap bietet vielfältige und aussagekräftige Berichte an, die vom Benutzer beliebig erweitert werden können. Die Abbildung der hausinternen Corporate Design Vorgaben ist in Docusnap jederzeit möglich, ebenfalls für Mandanten oder verbundene Unternehmen. Einen besseren Überblick über die Unmenge der aus der Netzwerk-Dokumentation erfassten Daten garantieren die in Docusnap integrierten zahlreichen Visualisierungen und Analysemöglichkeiten.

Ausgabedokumente der Netzwerk-Dokumentation

Vordefinierte IT-Konzepte innerhalb der IT-Dokumentation

Docusnap bietet zusätzlich vordefinierte IT-Konzepte für die Integration der jeweiligen CMDB Daten an. Diese Konzepte werden in Docusnap ganz normal in Prosa-Form verfasst. Der Anwender profitiert im Anschluss von der Funktion, die erstellten Konzepte automatisiert auf die aus der letzten IT-Inventarisierung in der CMDB dokumentierten Werte zu aktualisieren.

Vordefinierte Konzepte innerhalb der Netzwerk-Dokumentation

Analysemöglichkeiten durch Netzwerk-Dokumentation

Im Bereich des Lizenzmanagements beinhaltet Docusnap eine optionale Funktion, das einen Soll/Ist Abgleich zwischen der installierten Software und den gekauften Lizenzen darstellen kann. Das Lizenzmanagement gestattet die Abbildung jeglicher Lizenzmodelle aller Hersteller. Eine integrierte Vertragsverwaltung ergänzt die Funktionen des Lizenzmanagements.

Im Bereich Sicherheitsmanagement punktet Docusnap durch eine umfangreiche Berechtigungsanalyse für Microsoft Windows Dateisysteme, Microsoft SharePoint, der Active Directory Services und der Microsoft Exchange Berechtigungen. Um dem Betrachter einen optimalen Überblick über die im Netzwerk vergebenen Berechtigungen zu verschaffen, stellt Docusnap innerhalb der Analyse die effektiven Berechtigungen auch grafisch dar.

Berechtigungsanalysen innerhalb der IT Dokumentation

Einfache Integration der ITIL-CMDB

Eine IT-Dokumentation bzw. ITIL-CMDB muss sich zwingend auf einfachste Weise in bestehende Systeme integrieren. Docusnap löst diese Anforderung durch seine offene, relationale Datenbank und durch umfangreiche Exportmöglichkeiten für die in der Dokumentation erstellten Dokumente (HTML, PDF, DOCX usw.). Die Einbindung von Docusnap in vorhandene Systeme ist einfach und in kurzer Zeit umsetzbar.

Docusnap in Aktion

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