Organisation des Arbeitsalltags

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Passwörter und Dokumente für jedes dokumentierte Gerät hinterlegen

Daten und Belege

Während des Arbeitsalltages werden in einer IT-Abteilung viele organisatorische Daten und Belege bewegt. Sämtliche betroffenen Daten müssen jederzeit – auch zu einem späteren Zeitpunkt – aufrufbar und damit wieder aktuell verfügbar sein. Zu diesen Unterlagen zählen unter anderem Verträge, Anleitungen, Passwörter, Finanzbelege und viele weitere individuelle Firmendaten. Zusätzlich müssen gegebenenfalls umfassende Anforderungen des Facility Managements eingehalten oder sogar selbstständig umgesetzt werden.

Verknüpfung und Verwaltung in einer CMDB

Docusnap bietet durch die jederzeit mögliche Inventarisierung und die mitgelieferte, flexible Configuration Management Database (CMDB) die beste Voraussetzung, die anfallenden Informationen zu verwalten und jederzeit abrufbar zu hinterlegen.

Die geniale Idee in Docusnap ist, die Informationen der Inventarisierung mit den Objekten (Configuration Items) zu verknüpfen, bei denen die Informationen permanent benötigt werden. So kann z. B. das BIOS Passwort beim jeweiligen Rechner oder der Lizenzvertrag direkt bei der Software hinterlegt werden. Selbstverständlich lassen sich auch alle Belege ohne Rücksicht auf die Hierarchie in einer zentralen Liste abrufen.

Dateianlagen

Neben der Verwaltung von Kommentaren, Passwörtern, Verträgen, Finanzbelegen und Erinnerungen bietet Docusnap eine äußerst praktische Zusatzfunktion: Bei allen genannten Dokumenten können beliebige Anlagen hinterlegt werden. Bei Kommentaren übernimmt Docusnap die Dateianlagen auf Wunsch sogar automatisch in die Ausgabedokumentation.

Passwortverwaltung

Docusnap hinterlegt im Bereich der Passwortverwaltung alle Passwörter verschlüsselt in der Datenbank. Der individuelle Passwortschlüssel ist nur dem jeweiligen Benutzer bekannt. Dem Administrator steht ein Logbuch zur Verfügung, wer zu welchem Zeitpunkt auf ein bestimmtes Passwort zugegriffen hat. Diese Funktionen vereinfachen den Überblick über die im Netzwerk vergebenen und benutzten Passwörter.

Überwachung und Integration

Der Docusnap Server übernimmt im Netzwerk auf Wunsch verschiedenste Überwachungsfunktionen. Der Anwender wird über den Docusnap Server Dienst automatisch benachrichtigt, falls z. B. Fristen zu beachten, Softwarelizenzen zu verlängern sind oder bestimmte Funktionen ausgeführt werden müssen. Der Anwender verfügt in Folge stets über eine aktuelle IT Dokumentation.

Über eine spezielle Facility Management Schnittstelle ist es mit Docusnap jederzeit möglich, inventarisierte Daten der Systeme direkt in die Software FaciPlan, die Facility Management Softwarelösung unseres Partners Faciware GmbH, zu übertragen und die inventarisierten Daten in FaciPlan anschließend zu verwalten.

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