Sind Sie für das nächste Lizenz-Audit gewappnet? Haben Sie noch einen Überblick über all Ihre Lizenz- und Wartungsverträge? Ja? Sind Sie sicher?
Was ist mit dem neuen Mitarbeiter, der letzten Monat angefangen hat und extra mit neuer Hardware ausgestattet wurde? Ach, Sie haben die Lizenzen mit denen des Mitarbeiters verrechnet, der kurz zuvor die Firma verlassen hat. Aber der war doch in einer ganz anderen Abteilung tätig, als es der neue Kollege ist. Nutzen diese wirklich die gleichen Programme? Solche und ähnliche Fragen gehören zum Alltag jedes IT-Administrators.
Lizenz-Audits bedeuten immer Stress
Aus Angst vor hohen Strafen, legt die Geschäftsleitung sehr großen Wert darauf, dass die Firma korrekt lizenziert ist. Die Buchhaltung wiederum beklagt sich über hohe Kosten und möchte am liebsten wöchentlich eine aktuelle Auswertung, damit auch ja keine Kosten durch Überlizenzierung entstehen.
Somit bleibt dem armen Administrator im Geschäftsalltag nichts anderes übrig, als manuell eine Excel-Liste der gekauften Lizenzen zu führen. Zusätzlich wird dann anhand der Anzahl an Rechnern im Unternehmen, die der Admin natürlich im Kopf hat, geschätzt, ob die Lizenzen reichen oder nicht.
Und wenn spontan ein Lizenz-Audit ansteht?
Dann wird alles andere stehen und liegen gelassen. Die besagte, jedoch heillos veraltete Excel-Liste wird aus der Schublade gezogen, hektisch werden die Emails nach den Kaufbelegen der in den letzten Monaten und Jahren angeschafften Lizenzen durchsucht und schließlich wird beides manuell zusammengeführt. Diese „Patchwork-Lizenz-Liste“ wird anschließend mit einer zweiten Excel-Liste abgeglichen, in der sporadisch alle IT-Systeme gepflegt werden. Dabei fällt meistens auf, dass in der AlleClientsUndServer.xlsx noch alte, längst abgebaute Systeme eingetragen sind, dafür aber neuere Systeme fehlen. Also wird diese Übersicht auch gleich noch, natürlich aus dem Gedächtnis, aktualisiert.
Automatisiertes Lizenzmanagement schafft Abhilfe
Wäre es da nicht schön, wenn Sie mit nur einem Klick, eine Übersicht der momentanen Über- oder Unterlizenzierung erhalten könnten? Und das Ganze natürlich grafisch schön aufbereitet, denn es soll ja schließlich „Management-kompatibel“ sein.
Das Tüpfelchen auf dem i wäre jetzt noch, wenn dieser Bericht auch noch automatisch und regelmäßig an die Geschäftsführung und die Buchhaltung geschickt wird, noch bevor die Kollegen diese Auskunft bei Ihnen anfordern.
Docusnap kann all das für Sie erledigen!
Mittels eines einfachen 3-Schritte-Prinzips sind Sie immer auf dem Laufenden und haben stets einen aktuellen Überblick über Ihre Lizenzen.
1. Inventarisieren Sie Ihre Software
Docusnap inventarisiert automatisch und wiederkehrend Ihr gesamtes IT-Netzwerk, bestehend aus Hardware, virtuellen Systemen und Cloud Services. Dabei wird mittels wmi-Abfrage auch die auf Ihren Systemen installierte Software inklusive Versions- und Hotfix-Stand dokumentiert.
Dadurch haben Sie immer einen aktuellen Überblick über sämtliche, in Ihrem Unternehmen verteilte Software. Das hilft Ihnen nicht nur bei der korrekten Lizenzierung der von Ihnen eingesetzten Software, sondern ermöglicht Ihnen zum Beispiel auch das einfache Aufspüren von unerwünschten Programmen. Es soll immer mal wieder vorkommen, dass manch ein Kollege auf seinem Firmenrechner gerne auf die virtuelle Jagd nach fasanenartigen Vögeln geht. Wie sie solche und andere, in Ihrer Firma nicht erlaubte Programme, finden, erklären wir Ihnen in unserem Blogbeitrag „Unerwünschte Software“.
2. Erfassen Sie Ihre Lizenzen
Sie können Ihre Lizenz- und Softwarewartungsverträge in Docusnap vollständig erfassen. Legen Sie fest wieviele Lizenzen sie besitzen, ob es sich um Volumen-, Paketlizenzen oder OEMs handelt und nach welchen Metriken (z. B. Benutzer-, Geräte- oder Prozessorkernlizenzen) diese jeweils gemessen werden. Und das Beste ist, dass das nicht nur mit klassischer Hardware, sondern auch für virtuelle Systeme funktioniert. Darüber hinaus können Lizenzgröße, -laufzeit und auch weitere Zusatzinformationen, wie zum Beispiel die Kostenstelle oder die Zuständigkeit, bequem zentral verwaltet werden. Zusätzlich können Sie auch eingescannte Originalverträge und –belege hinterlegen; darüber freuen sich besonders die Kollegen aus der Buchhaltung. Außerdem besitzt Docusnap noch eine weitere Funktion, die die Hüter der Firmenschatulle begeistern wird: Sie können für die Lizenzierung irrelevante Systeme, wie zum Beispiel Testumgebungen, ausschließen. Damit bezahlen Sie nur das, was Sie auch wirklich nutzen.
Um bei all Ihren verschiedenen Lizenz- und Wartungsverträgen die Übersicht zu behalten, informiert Sie Docusnap zudem regelmäßig und rechtzeitig über auslaufende Verträge, so dass Sie diese prüfen und gegebenenfalls verlängern oder kündigen können.
3. Ordnen Sie Ihre Lizenzen automatisiert zu
Nachdem Sie nun sämtliche in Ihrem Unternehmen installierte Software, sowie alle Lizenzen erfasst haben, müssen diese noch in Einklang gebracht werden. Was bisher, bei der manuellen Dokumentation, eher auf dem Bauchgefühl des verantwortlichen Admins beruhte, ist jetzt ein vollständig nachvollziehbarer, automatisierter Prozess. Die Zuordnung der durch die Inventarisierung gefundenen Installationen zu den Softwareverträgen erfolgt nach den von Ihnen vorgegebenen Metriken.
Lizenz-Auswertungen: Für jeden die passende Sicht
Nach diesen drei kurzen und großteils automatisierten Schritten, besitzen Sie nun eine perfekt aufgearbeitete und stets aktuelle Übersicht über Ihren Lizenzierungsstand. Damit können Sie schnell und sicher Handlungsbedarfe identifizieren und entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Dadurch verlieren auch die so gefürchteten Lizenz-Audits dank Docusnap ihren Schrecken. Denn mit nur einem Klick lassen sich alle Informationen bedarfsgerecht aufbereitet exportieren und ausdrucken. Dabei stehen Ihnen diverse vorgefertigte Berichte zur Auswahl, unter anderem für den berüchtigten Microsoft ELP-Bericht.
Auch die Geschäftsführung und die Buchhaltung kommen nicht zu kurz. Docusnap bietet Ihnen die Möglichkeit diese Berichte automatisiert und wiederkehrend per E-Mail zu verschicken. Dabei setzen die Berichte auf verschiedenen Abstrahierungsebenen auf, so dass auch jeder den Detaillierungsgrad erhält, den er benötigt.
Lizenzmanagement ist keine einmalige Sache. Die Daten müssen regelmäßig gepflegt und überwacht werden. Docusnap unterstützt Sie hierbei durch größtmögliche Automatisierung, wie der wiederkehrenden Inventarisierung Ihres IT-Netzwerks und der autonomen Zuteilung von Lizenzen zu gefunden Softwareinstallationen.
Auf diese Weise würde zum Beispiel, der eingangs genannte Fall, des neuen Mitarbeiters mit neuem IT-Equipment, selbständig von Docusnap erkannt und in die Lizenzberechnung eingebunden werden.
Das Lizenzmanagement mit Docusnap spart Ihnen Zeit und Nerven und wird gleichzeitig transparent, nachvollziehbar und somit Audit-sicher.
Wie das in der Praxis aussieht erfahren Sie in unserem kurzen Video Tutorial zum Thema „Lizenzmanagement“. Wenn Sie tieferen Einblick und eine detaillierte Schritt-für-Schritt Anleitung vom Docusnap Experten wünschen, dann steht für Sie unser beliebtes und ausführliches E-Learning zur Verfügung.
