IT-Dokumentation - Der Blog

Datenqualität in der IT-Dokumentation

Fr, 17. März 2023

Dass eine IT-Dokumentation für einen professionellen IT-Betrieb zwingend erforderlich ist, ist mittlerweile ja hinreichend bekannt. So verfügt heutzutage auch fast jede IT-Abteilung in irgendeiner Form über Dokumente, die die IT-Umgebung abbilden. Allerdings ist IT-Dokumentation nicht gleich IT-Dokumentation. Um mit dieser arbeiten und diese sinnvoll nutzen zu können, ist die Qualität der darin enthaltenen Daten von entscheidender Wichtigkeit.

Warum ist die Datenqualität so wichtig?

Datenqualität umfasst verschiedene Aspekte wie Vollständigkeit, Aktualität, Genauigkeit und Konsistenz. Wenn diese Aspekte nicht erfüllt werden, kann dies zu Problemen führen, wie beispielsweise falschen Ergebnissen in Analysen und Berichten. Die Datenqualität ist deshalb ein zentraler Aspekt in der IT-Dokumentation. Schlechte Datenqualität führt zu ungenauen Informationen und erschwert die Arbeit von IT-Verantwortlichen erheblich. Das tägliche Arbeiten im IT-Netzwerk, aber auch das schnelle und gezielte Reagieren im Notfall sind mit einer schlechten IT-Dokumentation schlichtweg nicht möglich.

Darüber hinaus sind die Daten in einer IT-Dokumentation die Grundlage für die Entscheidungsfindung und die Entwicklung von Strategien. Eine hohe Datenqualität der IT-Dokumentation ist somit von entscheidender Bedeutung für Unternehmen. Wenn die Daten jedoch ungenau, unvollständig oder veraltet sind, kann dies zu Fehlentscheidungen führen und das Unternehmen in eine falsche Richtung lenken.

Wie verbessert man die Datenqualität?

Eine manuelle Erfassung aller notwendiger Daten und Erstellung der IT-Dokumentation ist sehr mühsam und auch fehleranfällig. Das sind schlechte Voraussetzungen für eine gute Datenqualität. Aus diesem Grund empfiehlt sich für die IT-Inventarisierung und -Dokumentation eine professionelle Softwarelösung wie Docusnap zu nutzen. Die marktführende Software inventarisiert regelmäßig das komplette IT-Netzwerk und erstellt anhand dieser Daten übersichtliche und hilfreiche Dokumentationen, wie zum Beispiel Netzwerkpläne, System-Berichte und Betriebs- und Notfallhandbücher.

Datenqualität regelmäßig überprüfen

Wir haben festgestellt, dass die Automatisierung der IT-Dokumentation die Datenqualität bei all unseren Kunden auf ein sehr hohes Niveau gebracht hat. Allerdings kann es auch trotz Softwareunterstützung hin und wieder zu Problemen mit der Datenqualität kommen. Die häufigsten Ursachen dafür sind Fehlkonfigurationen.

Um diese auf dem schnellsten und einfachsten Weg zu identifizieren, stellen wir unseren Kunden ab sofort einen vorgefertigten, kostenlosen Bericht zur Verfügung.

Der Bericht beinhaltet die folgenden Informationen:

  • Neu inventarisierte Systeme der letzten 7 Tage
    • Es werden die Systeme aufgelistet, die in den vergangenen 7 Tagen das erste Mal mit Docusnap inventarisiert wurden.
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  • Fehlerhafte Inventarisierungen der letzten 7 Tage
    • Es werden die Systeme, Dienste und Anwendungen aufgelistet, deren Inventarisierung in den letzten 7 Tagen nicht erfolgreich waren.
    • Neben dem Namen wird auch der Fehler aufgelistet.
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  • Seit 60 Tagen nicht mehr inventarisierte Systeme
    • Systeme (Windows, SNMP, IP-Systeme etc.) die seit 60 Tagen nicht mehr erfolgreich inventarisiert wurden, werden hier aufgelistet.
    • In Fällen wie diesen, sollte immer geprüft werden, wieso die Inventarisierung bereits seit längerer Zeit nicht mehr durchgeführt werden konnte.
    • Gegebenenfalls existieren diese Systeme nicht mehr und sollten aus Docusnap gelöscht werden.
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  • Seit 30 Tagen nicht mehr inventarisierte Dienste und Anwendungen
    • Hier werden die inventarisierten Dienste und Anwendungen (Exchange, SQL, Active Directory, NTFS Analyse etc.) aufgelistet, die seit 30 Tagen nicht mehr erfolgreich inventarisiert wurden.
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  • Windows Offline Systeme
    • Es werden domänenintegrierte Windows Systeme, die aktuell noch nie inventarisiert wurden ausgegeben.
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  • Nicht inventarisierte Server Rollen
    • Hier werden Server Rollen (DNS, DHCP, SQL etc.) aufgelistet, die noch nicht mit Docusnap inventarisiert wurden.
    • Die aufgelisteten Server Rollen werden im Zuge der Windows Inventarisierung erkannt.
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  • Offline Discovery Services
    • Es werden Discovery Services aufgelistet, die offline sind.
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  • Online Discovery Services mit alten Plugin Versionen
    • Hier werden Discovery Services aufgelistet, die online sind, bei denen jedoch veraltete Plugin Versionen erkannt wurden.

Wir empfehlen, den Bericht über die Datenqualität wöchentlich generieren und per Mail an den oder die Docusnap Verantwortlichen verschicken zu lassen.

Sie können diesen Bericht ganz einfach per Customizing in Ihr Docusnap einbinden. Eine ausführliche Beschreibung, wie das funktioniert, finden Sie in den Benefits in unserer Community.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Datenqualität in der IT-Dokumentation ein sehr wichtiges Thema ist. Docusnap hat dieses Problem erkannt und bietet eine Vielzahl von Funktionen, um die Datenqualität zu erhöhen. Durch die automatische Erkennung von Geräten, die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen, die Überprüfung der Datenqualität und die automatisierte Aktualisierung der Dokumentation können IT-Verantwortliche sicherstellen, dass ihre Dokumentation immer auf dem neuesten Stand ist und die Datenqualität auf einem hohen Niveau bleibt.

Wenn Sie sich selbst von den Qualitäten von Docusnap überzeugen und von den vielen Vorteilen profitieren wollen, laden wir Sie gerne dazu ein, unsere professionelle IT-Dokumentationssoftware 30 Tage lang kostenlos zu testen.

Und damit auch in dieser Phase bereits alle Fragen zu Installation, Einrichtung und Anwendung beantwortet werden können, ist im Testzeitraum der volle Support durch unser Experten-Team ebenfalls kostenlos inkludiert.