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Inhalte eines Notfallhandbuchs – Teil 1

Do, 25. September 2014

„Der beste Notfall ist der, der erst gar nicht Eintritt.“

Von dieser Einstellung sollten Sie sich leiten lassen, wenn Sie sich mit Notfallmanagement beschäftigen.

Es muss klar sein, dass der Eintritt eines Notfalls niemals 100%-ig verhindern werden kann, es bleibt immer ein gewisses Restrisiko. Deshalb müssen wir dem Thema entsprechende Aufmerksamkeit schenken, damit eben dieses Restrisiko bestmöglich minimiert wird. Denn ignorieren ist ja auch keine Lösung! Trotzdem müssen Kosten und Nutzen immer in Relation stehen.

Durch Notfallvorsorge kann die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Notfallszenarios minimiert werden. Durch Übung kann man sich bestmöglich auf die Anwendung eines Notfallplans vorbereiten. Notfallübungen können oft im Zusammenhang mit geplanten Wartungsvorgängen durchgeführt werden. Die Wartung der elektrischen Anlage im Betriebsgebäude könnte beispielsweise genutzt werden, um die geplanten Gegenmaßnahmen beim Ausfall der Energieversorgung zu testen. Dadurch entsteht natürlich mehr Arbeitsaufwand, aber ein Plan muss einfach auch auf Funktion und Vollständigkeit geprüft werden. Niemand sagt, dass es leicht wird.

Durch Übung sind die dokumentieren Maßnahmen aus den einzelnen Notfallplänen nichts Ungewohntes. Was in einem echten Notfall dazukommt, ist der Arbeitsdruck und die allgemeine Aufregung, aber das kann man nur schwer simulieren. Durch wiederholte Übung verlieren Notfälle jedoch sicherlich etwas ihren Schrecken.

Beispiel eines Notfallhandbuchs

Für viele Menschen besteht sicherlich eine große Hürde – bei solchen Themen wie Notfallmanagement – darin, dass nicht klar ist, welche Informationen denn nun im Handbuch dokumentiert werden müssen. Auch dazu soll dieser Beitrag wertvolle Informationen liefern. Für mich hat sich die Aufteilung des Handbuchs in zwei Teile bewährt:

– ein allgemeiner Teil A und

– ein Teil B für die Notfallpläne.

Erstellen Sie sich für die Dokumentation der Notfallpläne eine Vorlage. Dies wird weiter unten im Beitrag beschrieben. Teil A wird einmal erstellt, Teil B einmal für jedes festgestellte Notfallszenario. Die Summe ergibt das Notfallhandbuch.

Notfallhandbuchs

Die im Folgenden aufgeführten Punkte sollte der Teil A des Handbuchs beinhalten. Diese Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sie kann sicherlich um weitere Punkte ergänzt werden.

– Leitlinie zum Notfallmanagement

– Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten im Notfallmanagement

– Begriffsdefinitionen. Was ist eine Betriebsstörung, ein Unfall, ein Notfall, eine Krise, eine Katastrophe? Welche Kriterien müssen erfüllt sein, z.B. Schadenshöhe, vermutete Ausfalldauer.

– Personalliste, Telefonnummern von Mitarbeitern, Rettungsstellen, Betriebsarzt, sonstige wichtige externe Stellen (Energieversorger, Elektrofirmen, Sanitärfirmen, Klimatechnik, IT-Lieferanten, etc.)

– Definition einer Notfallleitstelle und der dort notwendigen Ausstattung

– Meldeketten, wer darf überhaupt einen Notfall ausrufen, wie wird kommuniziert?

– Pressestelle/ Kommunikation an Dritte, wer darf was kommunizieren?

– Einfache Auflistung der Notfallpläne mit Verweis auf den Teil B

– Maßnahmen zur Notfallvorsorge

– Verweis auf Übungsplan. Dieser sollte separat geführt werden (z.B. als Projektzeitenplan), weil häufiger Änderungen an dem Dokument durchgeführt werden müssen

– Versionshistorie des Notfallhandbuchs

– Aufbewahrung von gedruckter und elektronischer Version, wichtig für den Aktualisierungsdienst

Einige Elementarereignisse müssen in jedem Handbuch beschrieben werden

Für den Teil B gibt es einige Notfallszenarien, die generell dokumentiert werden müssen. Für jede Firma können natürlich weitere Pläne dazukommen. Hier spielt das Risikomanagement des Unternehmens eine große Rolle. Eventuell werden dort Risiken identifiziert, für die auf Grund der erwarteten Auswirkung ein Notfallplan beschrieben werden sollte.

  1. Feuer/ Brand
  2. Wasser
  3. Energieversorgung (Strom, Gas, Öl)
  4. Ausbruch einer Epidemie/ Pandemie
  5. Ausfall von Mitarbeitern in zentralen Positionen

Dies kann meistens um einen weiteren Notfallplan „6. Auslauf wassergefährdender Stoffe“ ergänzt werden. Denn auch dieses Ereignis dürfte in vielen Firmen vorkommen, beispielsweise im Zusammenhang mit Firmenfahrzeugen oder in Lagerbereichen.

Vereinheitlichung durch feste Vorlagen

Jedes der Notfallszenarien die im Teil B beschrieben werden, sollten mittels einer einheitlichen Vorlage dokumentiert werden. Erstellen Sie sich dazu eine eigene Dokumentenvorlage mit folgenden Punkten:

  1. Name und Nummer des Notfallplans
  2. Beschreibung des Notfalls/ Schadensereignisses
  3. Verantwortliche Person (muss zwingend in Personalliste aufgeführt sein)
  4. Stellvertretung (muss zwingend in Personalliste aufgeführt sein)
  5. Wer ist worüber zu informieren und wie? Mitarbeiter, Geschäftsführung, öffentliche Stellen
  6. Welche Meldekette muss eingehalten werden? Auch erwartete Rückmeldungen dokumentieren.
  7. Evtl. Gültigkeitsbereich, abhängig von Unternehmensgröße
  8. Wann wurde der Notfallplan angewendet, Datum und Beschreibung
  9. Durchzuführende Tätigkeiten bei Schadenseintritt in chronologischer Reihenfolge.

Sonderbehandlung für IT-Notfallpläne

IT-Notfälle können in einem eigenen Teil B des Notfallhandbuchs behandelt und auch zum separaten IT-Notfallhandbuch verknüpft werden. Hier können sonst Konflikte mit der IT-Sicherheit auftreten. Anhand der beschriebenen Pläne und Maßnahmen könnte auf mögliche Sicherheitslücken geschlossen werden. Ein IT-Notfall muss nicht zwangsläufig in einem Notfall für die ganze Firma enden. Hier können Präventivmaßnahmen in Form von redundanter Hardware die Auswirkung auf das Unternehmen minimieren. Dies sind aber Ergebnisse von eigenen Risikobetrachtungen der IT-Abteilung. Deshalb kann die IT-Abteilung beim Notfallmanagement durchaus separat betrachtet werden. Sollte in Ihrem Unternehmen also ein IT-Notfallmanagement existieren, so müssen Sie diese Handbücher miteinander abstimmen. Denken Sie immer an Schnittstellen zu anderen Systemen wie Risikomanagement und Brandschutz. Alle diese Maßnahmen müssen ineinander greifen und sich gegenseitig ergänzen.

Lesen Sie im zweiten Teil dieses Beitrags wie es mit der Erstellung Ihres Notfallhandbuchs weitergeht und was es noch so alles zu beachten gibt.

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