IT-Dokumentation - Der Blog

Inventarisierung als Grundlage für eine zuverlässige IT-Dokumentation

Mi, 27. Oktober 2021

Wer für den Wochenendeinkauf spontan und ohne Vorbereitung loszieht, merkt erst beim Einräumen des Kühl- oder Gefrierschranks, dass es keine gute Idee war, ohne Einkaufszettel durch die Regale des Supermarkts zu rennen. Aber auch der Einkaufszettel garantiert noch keinen optimalen Warenbestand zu Hause. Denn wer sich die Gedankenstütze ohne eine grundlegende Bestandsaufnahme der zu Hause vorrätigen Lebensmittel anlegt, übersieht gerne so Dinge wie ein Ablaufdatum. Oder die Packung mit den Keksen, die Sohnemann fein säuberlich wieder in die Süßigkeiten-Schublade zurückgelegt hat – ohne Inhalt versteht sich.

Computer und Notebooks haben zwar kein aufgedrucktes Datum, werden aber trotzdem von Zeit zu Zeit ausgetauscht. Und in einem IT-Netzwerk befinden sich ja auch außer den eigentlichen Rechnern noch viele andere, zusätzliche Komponenten. Einige dieser Geräte verrichten ihren Dienst sogar so unauffällig, dass sie über Jahre unbemerkt im staubigen Kämmerlein oder unter dem Tisch ihr Dasein fristen. Auffallend werden sie nur, wenn sie ausfallen oder sonstige Probleme verursachen.

Eine Abhilfe, um keine Geräte in einem Netzwerk zu übersehen oder die unter dem Tisch zu vergessen, ist eine umfassende Bestandsaufnahme, in der neben den Seriennummern noch viele weitere Informationen hinterlegt werden.

Vorteilhafte Arbeit

Eine derartige Inventarisierung wird oftmals aber nur in sehr unregelmäßigen Zeitabständen durchgeführt. Und nicht selten passiert dies auch nur zum Zeitpunkt der Einrichtung eines neuen Geräts, manchmal auch gar nicht. Manuell geführte Listen sind in solchen Fällen nicht gerade vorteilhaft. Insbesondere, wenn man sich auf die dort geführten Daten und Bestände verlassen muss.

Was spricht gegen eine regelmäßige Inventarisierung?

In kleinen Unternehmen mag das Unterfangen einer Auflistung aller Geräte und Konsolidierung vor Ort sicher ein möglicher Weg sein, um einen genauen Bestand zu bestimmen. Und mit modernen Hilfsmitteln abseits des Notizblocks, gelangen aufgenommene Informationen auch von jedem Eckpunkt im Unternehmen sofort digital an den dafür vorgesehenen Platz.

Jedoch wachsen mit der Größe und dem Umfang des IT-Netzwerks auch die Lücken in den manuell gepflegten Inventarlisten der IT-Abteilung. Mögen vielleicht noch neue Notebooks und Computer durch die IT-Abteilung ihren Installationsprozess durchlaufen und damit auch der manuellen Erfassung in den aktuellen Bestand unterliegen, können mittlerweile auch andere Geräte wie Smartphones oder Tablets über andere interne Stellen zu den Mitarbeitern gelangen.

Und je mehr Geräte von verschiedenen Stellen verteilt oder bereitgestellt werden, umso schwieriger wird es, diese Daten mit vertretbarem Personalaufwand manuell auf einem aktuellen Stand zu halten. Als i-Tüpfelchen kommen zusätzlich noch BYOD-Geräte (“bring your own device”) mit dazu. Also Geräte, die nicht direkt vom Unternehmen angeschafft werden, sondern dem Mitarbeiter privat gehören und dieser damit auch im internen Netzwerk arbeitet. Bestes Beispiel sind hier mobile Geräte wie Smartphones oder Tablets, die sich via WLAN mit dem Firmen-Netzwerk verbinden.

Inventarisierung ist nicht gleich professionelle Inventarisierung

Der Unterschied zwischen einer einmaligen und in großen Zeitabständen durchgeführten Inventarisierung zu einer vollautomatisierten Bestandserfassung aller IT-Netzwerkgeräte liegt nicht nur im Komfortgewinn. Denn die eigentliche Arbeit, das Zählen der Geräte im Netzwerk und die Erfassung von vielfältigen, zusätzlichen Informationen, passiert in der Regel ohne zusätzlichen Aufwand, sondern kann in sehr kurzen Abständen immer und immer wieder auf den neuesten Stand gebracht werden.

Und da die automatische Inventarisierung auch Daten über Betriebssysteme, eingesetzte Software inklusive der aktuellen Patch-Versionen auslesen kann, sind diese Informationen essenziell wichtig, wenn wieder einmal eine schwerwiegende Lücke in einem Betriebssystem, E-Mail-Server oder anderer Software eine akute Gefährdung für das Unternehmen bedeutet.

Dann nämlich ist es ein Leichtes, sämtliche Geräte auf den aktuellen Stand der installierten Software abzufragen, ohne die halbe IT-Abteilung zu mobilisieren und für viele Stunden mit der Kontrolle zu beauftragen. Und bei verschiedenen Standorten sind alle Daten ebenfalls sofort und mit aktuellstem Inhalt verfügbar. So kann innerhalb von kürzester Zeit auf derartige Bedrohungen reagiert werden, ohne dabei den alten Windows 7 Rechner im Abstellkämmerlein zu vergessen.

Daten nicht nur für die IT-Abteilung

Aber natürlich ist bei allen IT-Abteilungen, die der Geschäftsführung oder anderen Abteilungen regelmäßig Berichte über den Zustand der IT- bzw. IT-Sicherheit vorlegen müssen, ein vollständiger und stets aktueller Bestand Grundvoraussetzung für eine akkurate Berichterstattung.

Eine professionellen IT-Dokumentationssoftware basiert immer auf einer umfassenden und vollautomatisierten Inventarisierung, die zusätzlich mit weiteren Informationen ergänzt werden kann und bei Veränderungen der IT-Netzwerkgeräte sofort alle Daten in die zentrale Datenbank aufnimmt.
 
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