IT-Dokumentation Vorlage? Besser die IT-Dokumentation automatisieren!

Zuletzt aktualisiert: Mi, 25. Oktober 2023

Ihr Chef, Ihr Kunde oder gesetzliche Vorgaben verlangen von Ihnen, dass Sie eine IT-Dokumentation erstellen? Deshalb suchen Sie gerade eine Vorlage oder ein Muster fĂŒr eine IT-Dokumentation, die Ihnen exakt sagt, was Sie wie erfassen und dokumentieren mĂŒssen?

Und die Dokumentation sollte schnell erledigt sein, da die normale, tÀgliche Arbeit als IT-Administrator kaum zu bewÀltigen ist?

Sie sind auch schon auf Vorlagen im Netz gestoßen, aber diese werden in der Regel immer von einem Disclaimer begleitet, der besagt, dass das vorliegende Muster sehr individuell angepasst werden muss und nicht allgemeingĂŒltig ist. Gratulation, dann haben Sie eine etwas seriösere Vorlage fĂŒr IT-Dokumentationen gefunden. Andere Anbieter versprechen Ihnen ohne EinschrĂ€nkungen die eierlegende Wollmilchsau in nur einer Word-Vorlage (vielleicht ist noch ein Excel-Sheet verknĂŒpft), und wenn Sie die ausgefĂŒllt haben, ist alles gut. Das dauert auch nicht lange, alles ganz easy! Wirklich!

Gibt es gute Vorlagen fĂŒr die IT-Dokumentation?

Hand aufs Herz: wenn es so einfach wĂ€re, wieso haben Sie die Vorlage dann nicht schon lĂ€ngst (fertig) ausgefĂŒllt? Die ehrliche Antwort, auch wenn sie weh tut: Ein solches vorgefertigtes und allgemeingĂŒltiges Dokument gibt es einfach nicht.

Der Grund, warum das so ist, ist ganz simpel:

Eine IT-Dokumentation ist genauso individuell ist wie Ihr Unternehmen und im Speziellen Ihre IT. Deshalb ist es unmöglich, eine fĂŒr jeden und alles passende Vorlage fĂŒr IT-Dokumentationen zu erstellen.

Somit ist die Beantwortung der Frage „Gibt es gute Vorlagen fĂŒr die IT-Dokumentation?“ ein klares JEIN. JA, es gibt IT-Dokumentation Vorlagen, manche schauen auch richtig gut aus, oberflĂ€chlich betrachtet. Aber NEIN, auf lange Sicht helfen sie Ihnen nicht weiter.

Schlimmer noch:

Eine einfache Vorlage verschlimmert nur Ihre Zeitprobleme

Die Erstellung einer korrekten und vollstĂ€ndigen IT-Dokumentation ist sehr zeitaufwĂ€ndig. Neben der oben angesprochenen mĂŒhevollen, individuellen Anpassung aus dem Internet geladener Vorlagen oder Muster, mĂŒssen nĂ€mlich erst einmal alle notwendigen Daten zusammengesucht, ĂŒberprĂŒft und bewertet werden. Kennen Sie ad-hoc alle sich in Ihrem IT-Netzwerk befindlichen Systeme wie Server, SNMP-fĂ€hige GerĂ€te und so weiter? Und deren Konfiguration, Verkabelung und die darauf installierte Software samt Lizenzen?

Meist flattern irgendwelche schlecht gepflegten und chronisch-veralteten Excel-Listen umher, auf denen irgendwann einmal Teile des Inventars dokumentiert wurden. Seitdem hat die Listen aber auch niemand mehr angeschaut, geschweige denn aktualisiert. Deshalb muss, bevor mit der Erstellung der IT-Dokumentation gestartet werden kann, erstmal zwingend eine komplette Inventur gemacht werden. Was allein das fĂŒr einen zeitlichen Aufwand bedeutet, sollte klar sein.

Wenn dann endlich alle Daten vorliegen, werden mĂŒhevoll seitenweise Prosatexte in Word- Vorlagen getippt und stunden- oder gar tagelang PlĂ€ne in Visio gezeichnet. Dabei nichts zu vergessen oder zu verdrehen ist fast unmöglich.

Irgendwann ist dann schließlich alles erledigt: Die komplette IT ist inventarisiert, die IT-Dokumentation Vorlagen sind individualisiert und befĂŒllt. Man ist endlich fertig und kann die Unterlagen abgeben.

Aber schon wenige Tage, spÀtestens einen Monat spÀter ist das alles schon wieder veraltet und die Arbeit geht von vorne los.

Denn eine IT-Dokumentation macht nur Sinn, wenn Sie vollstĂ€ndig und vor allem aktuell ist. Deshalb ist das ein regelmĂ€ĂŸiger Job. Die Basisarbeit ist zwar erledigt und das Bestehende muss „nur noch“ aktualisiert werden, aber genau hier passieren die meisten Fehler: Änderungen werden aus Zeitmangel nicht sofort eingetragen und dann vergessen, es wird das falsche System in der IT-Dokumentation ausgetauscht und so weiter.

Eine IT-Dokumentation auf Basis von Word-Dokumenten oder Excel-Listen zu erstellen wird Ihre Zeitprobleme somit nicht lösen können, sondern im Gegenteil nur noch verschlimmern, da Sie innerhalb kĂŒrzester Zeit veraltet sein wird und nur schwer aktuell gehalten werden kann. Bevor Sie sich das antun, werden Sie lieber wieder eine komplett neue erstellen. Und das kostet wieder immens viel Zeit.

Woher soll also die Zeit genommen werden, eine lĂŒckenlose Dokumentation neben all den anderen anfallenden Aufgaben eines IT-Administrators zu erstellen?

Eine IT-Dokumentation muss automatisiert werden

Der einzige Ausweg aus dieser Misere ist, diese zeitraubenden TĂ€tigkeiten zu automatisieren.
Warum soll man mĂŒhsam unter Tischen und in staubigen Kellern herumkriechen, um die dortige Hardware zu inventarisieren, wenn es Software gibt, die das fĂŒr einen ĂŒbernehmen kann?! DarĂŒber hinaus macht eine Inventarisierungssoftware auch deutlich weniger Fehler und ist sowohl grĂŒndlicher als auch umfangreicher. So werden nicht nur die Systemnamen erfasst, sondern auch die installierte Software, die Konfigurationen und auch die Vernetzung.

Kombiniert man das Ganze dann noch mit einer automatischen Dokumentation, geht der manuelle Aufwand nach der initialen Einrichtung gegen Null. Das spart enorm viel Zeit und vor allem Nerven. Auf lange Sicht gesehen aber auch sehr viel Geld. Wenn Sie die Arbeitszeit, die Sie in die Erstellung einer manuellen IT-Dokumentation reinstecken, hochrechnen, amortisiert sich die Anschaffung einer professionellen Software innerhalb kĂŒrzester Zeit.

IT-Dokumentation mit Docusnap: automatisch, regelmĂ€ĂŸig, zeitsparend

Wir von Docusnap haben bald 20 Jahre Erfahrung auf diesem Gebiet und wissen, wovon wir sprechen. Unsere Software nimmt Ihnen all diese lÀstigen und zeitraubenden Aufgaben ab.

Docusnap inventarisiert Ihr komplettes IT-Netzwerk ganz automatisch und wiederkehrend: Hardware, Software, Systemkonfigurationen, Kommunikationspfade und noch vieles mehr. Diese Daten können Sie anschließend ganz bequem in einer ĂŒbersichtlichen, strukturierten Darstellung betrachten. Oder Sie nutzen die ĂŒber 200 vorgefertigten und automatisch generierten Berichte, wie zum Beispiel einen IP-Adressen-Belegungsbericht, eine Betriebssystem Übersicht, eine Software Zusammenfassung und vieles, vieles mehr.

Benötigen Sie darĂŒber hinaus weitere Dokumente, wie zum Beispiel einen Netzwerkplan, können Sie diese mit nur wenigen Klicks automatisch auf Basis der inventarisierten Daten generieren lassen. Das bedeutet: Das mĂŒhsame Malen von PlĂ€nen via Visio entfĂ€llt.

Selbst komplexe Dokumente, wie IT-NotfallplĂ€ne, WiederanlaufplĂ€ne etc, lassen sich mit Hilfe der zahlreichen Vorlagen sehr schnell und einfach erstellen. Ziehen Sie PlĂ€ne, Diagramme und Berichte einfach via Drag-and-Drop in die Vorlage und ergĂ€nzen das Ganze um Ihre eigenen Texte. Das war’s! Docusnap aktualisiert diese Dokumente anschließend ganz von alleine und regelmĂ€ĂŸig. Somit gehören veraltete IT-Dokumentationen ab sofort der Vergangenheit an.

Also automatisieren Sie die lĂ€stigen Standardarbeiten einer IT-Dokumentation mit Docusnap und nutzen Sie Ihre im wahrsten Sinne des Wortes kostbare Zeit lieber fĂŒr wichtigere Dinge.

Und das Beste daran ist, Docusnap macht das nicht nur einmalig, sondern in von Ihnen vorgegebenen Zeitintervallen regelmĂ€ĂŸig. Somit gehören veraltete NetzwerkplĂ€ne ab sofort der Vergangenheit an.

Testen Sie Docusnap kostenfrei und 30 Tage lang!

Fazit: IT-Dokumentationen besser nicht mit einfachen Word-Vorlagen erstellen

Einfache Word- und Excel-Vorlagen fĂŒr IT-Dokumentationen sind zwar kostenlos im Netz zu finden, aber der Arbeitsaufwand, diese zu befĂŒllen und aktuell zu halten, ist ein zweiter Vollzeitjob.

Um Zeit, Geld und Nerven zu sparen sollten Sie diese akribische und wiederkehrenden Aufgabe eine professionelle Software fĂŒr Sie erledigen lassen. Diese inventarisiert Ihre Netzwerke umfassend und gemĂ€ĂŸ den erforderlichen Standards der IT-Sicherheit, was auch bei PrĂŒfungen im Betrieb von zentraler Bedeutung ist. Im Falle eines Notfalls sind die Informationen den verantwortlichen Mitarbeitern schnell ersichtlich zugĂ€nglich und SchadensfĂ€lle können minimiert werden. Sie sehen: wir lieben IT.

Und wir sind der Meinung: jeder hat eine ausgewogene Work-Life-Balance verdient. Und davon sollten IT-Admins nicht ausgeschlossen sein!

So geht’s in Docusnap:

Artikel ursprĂŒnglich veröffentlicht am 31.07.2020, zuletzt aktualisiert am 25.10.2023.

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