IT-Dokumentation - Der Blog

#ITDokuProfi: Warum braucht man eine automatisierte IT-Dokumentation?

Di, 19. Oktober 2021

Wer über eine Dokumentation der eigenen IT verfügt, macht sich das Leben als IT-Administrator oder IT-Verantwortlicher gleich um einiges leichter. Denn nicht nur für IT-interne Zwecke sind diese Daten relevant und äußerst nützlich. Auch wenn es darum geht, nach außen hin, also zu anderen Abteilungen oder gar außerhalb des Unternehmens Informationen bereitstellen zu müssen, liefert die dokumentierte IT die notwendigen Informationen.

Dabei werden oftmals auch unterschiedliche Tools verwendet, um die Daten und Informationen, die ein IT-Netzwerk bereitstellt, auszulesen. Die Speicherung der Daten wird dann gerne mit herkömmlichen Mitteln erledigt, weil diese eben zur Verfügung stehen. Ganz weit oben auf der Liste dieser Wege liegt sicher Microsofts Excel, mit dem sich wunderbar eine Unmenge an Listen und Tabellen erstellen lässt. Der findige und kreative IT-Verantwortliche bahnt sich dabei den Weg durch unzählige Spalten und Zeilen, um die richtigen Informationen herauszufiltern.

Der Sisyphus-Job

In mühevoller Kleinarbeit werden diese Daten dann akkurat in einem Microsoft Word-Dokument aufbereitet und bei Bedarf formschön ausgedruckt. Das Ergebnis kann sich meist sehen lassen und zur Unterstreichung der Professionalität, werden die Informationen zusätzlich auf dem firmeneigenen Geschäftspapier mit Unternehmens-Logo und professionellen Kopf- und Fußzeilen verziert.

Doch so sehr man auch versucht, dem äußeren Erscheinungsbild den Hauch der Professionalität zu schenken – mit Professionalität hat so eine Dokumentation selten etwas zu tun.

Dies soll nicht abwertend klingen, denn grundsätzlich ist der Gedanke, eine IT-Dokumentation zu führen, eine wichtige und sehr lobenswerte Einstellung. Doch leider hat eine selbsterstellte Inventarisierung oder IT-Dokumentation den einen oder anderen Haken.

Ein Punkt, den jede IT-Abteilung schnell spürt, ist der personelle und zeitliche Aufwand, der für eine umfassende IT-Dokumentation aufgewendet werden muss. Es kommen unterschiedlichste Tools von verschiedensten Herstellern zum Einsatz, wovon jeder sein eigenes Süppchen kocht und die Daten in eigenen Dateien oder Datenbanken ablegt. Und natürlich können untereinander kaum Daten aus anderen Tools integriert, sondern bestenfalls die Daten mit fix vorgegebenen Formaten exportiert werden.

Die IT-Dokumentation als Doktorarbeit

Alle, die sich aus diesen unterschiedlichen und verteilten Daten eine lesbare IT-Dokumentation gebastelt haben, verdienen Respekt. Da steckt eine Menge Handwerk dahinter.

Ein weiterer Haken wäre dann die Qualität und der Umfang der Datenerhebung. Denn viele der eingesetzten Tools decken nur einen kleinen Bereich ab, den sie an Daten zu sammeln bereit sind. IP-Adressen sind schnell ermittelt, auch Computer- oder Gerätenamen werden angezeigt. Doch beim Auslesen von tieferen Informationen, wie zum Beispiel dem Versionsstand von entfernten Geräten oder der Anfertigung eines Netzwerkplans, ist dann wieder Handarbeit gefragt. Denn wie bereits erwähnt, arbeiten viele Tools nur rudimentär zusammen und behalten die Daten am liebsten für sich selbst.

Mehr Schätzeisen als Dokumentation

Aber nehmen wir einfach an, dass aufgrund der sorgfältigen Auswahl der Tools, mit denen die interne IT-Dokumentation erstellt wurde, genügend Daten geliefert werden. Und dass auch die Ausgabe dieser Informationen in einem verarbeitbaren Format erfolgt, mit denen sich tatsächlich auch eine umfangreiche und vor allem mit korrekten Informationen gefüllte IT-Dokumentation zusammenstellen ließe – der größte Haken bleibt dennoch bestehen.

Denn egal, wie akkurat die Daten rund um die IT-Gerätschaften und das IT-Netzwerk gesammelt werden. Ab dem ersten Tag beginnen diese Daten schon zu altern. Das mag für eine kleine IT mit einer überschaubaren Anzahl an Komponenten nicht sofort ausschlaggebend werden. In einem Unternehmen mit dutzenden oder gar hunderten und mehr Arbeitsplätzen sind Informationen, die nicht auf aktuellstem Stand sind, nutzlos, wenn nicht sogar gefährlich.

Bei dem Aufwand, den eine manuell erstellte IT-Dokumentation erfordert, ist es nicht möglich, diese Daten stets auf neuestem Stand zu halten. Eine kleine Veränderung reicht, um die Informationen wertlos zu machen. Und wenn das Unternehmen zusätzlich auch noch über verschiedene Standorte verfügt, sind Veränderungen im IT-Netzwerk kaum noch schnell genug nachvollziehbar.

Schnell wird erkannt, dass der ganze Aufwand, die IT zu dokumentieren, schon nach kurzer Zeit zu unzuverlässigen Datenbeständen führt.

Es gibt Abhilfe

Essentieller Bestandteil einer jeden vernünftigen IT-Dokumentation ist daher nicht nur der Umfang der Daten, sondern insbesondere die Aktualität des Datenbestands. Dass sich kaum eine IT-Abteilung den Aufwand leisten kann, monatlich, wöchentlich oder gar täglich die Daten der Dokumentation zu überwachen und zu aktualisieren, dürfte auf der Hand liegen.

In diesen Fällen trennt sich dann die Spreu vom Weizen. Denn bei einer professionellen IT-Dokumentationslösung ist ein stets aktueller Datenbestand ein essentieller Bestandteil und wird automatisch zu einem beliebigen Zeitpunkt aufgefrischt. Auf Wunsch auch mehrmals am Tag.

Professionell geht schnell

Dabei benötigt eine Software wie Docusnap nicht einmal einen auf dem Endgerät installierten Agenten, sondern holt mit verschiedensten Methoden sämtliche relevanten Daten aus dem Netzwerk heraus. Nicht nur, dass hier mit einem einzigen Tool alle Daten abgegriffen werden, diese werden auch in einer zentralen Datenbank gespeichert. Um die Daten dann entsprechend auszugeben, verfügt die Software über umfangreiche und anpassbare Berichte, die für die eigenen Zwecke entsprechend konfiguriert werden können.

Somit werden alle relevanten Daten aus dem IT-Netzwerk ständig aktualisiert. Dadurch sind nicht nur die Informationen für die Geschäftsleitung oder externe Prüfer (Audits, Zertifizierungen) stets auf dem aktuellsten Stand. Auch Netzwerkpläne oder Notfallhandbücher werden so vollkommen automatisiert angepasst.

Ohne Automatisierung verlieren die Daten in einer IT-Dokumentation praktisch täglich an Wert. Selbständiges Auffrischen der Daten ist in den meisten Fällen viel zu aufwändig, daher gehört zu einer professionellen IT-Dokumentation auch immer eine automatisierte Aktualisierung der Netzwerkkomponenten, die ohne zusätzlichen Personalaufwand durchführbar ist.