Zuletzt aktualisiert: Mo, 21. Februar 2022
Jetzt mal ehrlich. Wer von uns hat noch nie ein Passwort irgendwo auf einen Zettel geschrieben? Je länger man beruflich in der IT-Welt unterwegs ist, umso mehr Kuriositäten hat man im Laufe seiner IT-Karriere erlebt. Schon vor über 20 Jahren klebten die bunten Post-It-Zettelchen am Monitorrand oder unter der Tastatur mit den geheimen Zugangsdaten zu den verschiedensten Programmen und Diensten.
Herausforderungen zur IT-Sicherheit sind gestiegen
Im Jahr 2022 hat Sicherheit schon allein aufgrund der kontinuierlichen Verbindung zum Internet einen ganz anderen Stellenwert als vor zwanzig Jahren. Kennwörter durften noch nie auf einem Zettelchen verewigt werden und auch in Dokumenten wie Excel oder Word haben solche Informationen nichts zu suchen.
Trotzdem ist es in einer IT-Abteilung oft erforderlich, ein Kennwort bzw. einen Zugang zu Administrator-Rechten auf verschiedenen Systemen und Servern zu teilen. Da wir heute auch wesentlich längere und vor allem auch komplexere Kennwörter verwenden als früher, ist die Übermittlung per Telefon ebenfalls etwas ins Abseits geraten.
Zudem gibt es in den meisten Unternehmen mittlerweile genügend Sicherheitsrichtlinien für den Umgang mit Daten und den Zugriffen auf das Netzwerk. Oft wird auch gefordert, die Kennwörter in regelmäßigen Abständen zu ändern.
Letzteres empfinden zwar einige als lästig, ist aber heutzutage ein wesentlicher Sicherheitsfaktor für jedes moderne IT-Netzwerk. Natürlich betrifft dies auch die IT-Administratoren, die für jeden Ihrer Server ein eigenes Passwort verwenden und regelmäßig ändern müssen. Um zu vermeiden, dass in regelmäßigen Abständen die Kennwörter per E-Mail-Verteiler an die Verantwortlichen geschickt wird, gibt es elegantere und vor allem sicherere Methoden
Wie kommen IT-Mitarbeiter nun an das neue Kennwort?
Mit einer professionellen IT-Dokumentationslösung wie Docusnap können Sie eine deutlich bequemere Handhabung der Kennwörter für Server und Systeme nutzen. Zusätzlich können diese Kennwörter direkt den inventarisierten Geräten oder den jeweiligen Services zugeordnet werden.
Dazu muss lediglich die Passwortcontainer-Funktion in der Docusnap Grundeinrichtung aktiviert werden. Dann können dort Benutzernamen und Passwörter hinterlegt werden. Dabei ist es möglich, zu jedem einzelnen Asset, Systemgruppen oder, wenn Sie über die Ultimate Version und damit über die mandantenfähige Version verfügen, auch zu den angelegten Firmen selbst eine Verknüpfung zum Kennwort herstellen. Und natürlich kann über die integrierte Benutzerverwaltung von Docusnap auch der Zugriff auf die Passwörter geregelt werden.
Hurra, wir verwenden einen Passwortmanager
Nicht jedes Unternehmen verwendet einen kostenpflichtigen Passwort-Manager, auch wenn wir das in der heutigen Zeit jedem empfehlen würden. Ist in der Hinsicht noch gar nichts in Verwendung, bietet sich Docusnap für das IT-Netzwerk als professionelle und sichere Lösung an.
Natürlich ist auch ein vorhandener Passwortmanager eine gute Wahl, wenn es um die sichere Verwahrung von Kennwörtern geht. Und selbstverständlich können auch alle Kennwörter, die die internen Systeme und Services betreffen, dort abgelegt werden.
Der große Unterschied dazu ist, dass Docusnap mit seinen stets automatisch aktualisierten Inventarlisten sich eben mehr auf das IT-Netzwerk spezialisiert und mit dem integrierten Passwort-Manager alles zentral managt. So ist für die IT-Administration kein weiterer Umweg nötig, um sich der eigentlichen Aufgabe, nämlich der IT-Administration zu widmen. Außerdem werden keine zusätzlichen Plug-Ins, Apps oder Zugriffe von anderen Programmen benötigt.
Zu jedem Eintrag können bei Bedarf noch zusätzliche Informationen hinterlegt werden. Dadurch wird eine gewisse Flexibilität erreicht und eine zusätzliche Dokumentation an anderer Stelle vermieden.
Sehr nützlich ist die Möglichkeit, beim Aufruf eines Datensatzes das Passwort nicht sofort im Klartext angezeigt zu bekommen. Somit haben Sie keine Sicherheitslücke, sollte jemand Ihren Monitor beobachten. Über einen kleinen Button können Sie das Passwort dann entweder am Bildschirm direkt einsehen oder über einen zweiten Button das Passwort in die Zwischenablage des Rechners kopieren.
Damit kann Ihre IT-Dokumentation aktiv zur Erhöhung der allgemeinen IT-Sicherheit beitragen.
Detaillierte Informationen, wie Sie die Kennwort-Verwaltung in Docusnap nutzen können, beschreiben wir detailliert in unserem Handbuch.
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