IT-Dokumentation - Der Blog

Behalten Sie den Überblick über Firmenhandys und -tablets

Mo, 3. Mai 2021

Heute sind Smartphones oder Tablets nicht mehr aus dem Unternehmen wegzudenken. Die kleinen und mittlerweile auch ziemlich großen Geräte finden in den unterschiedlichsten Szenarien ihren Einsatz. Neben der mobilen Erreichbarkeit haben sie sich auch in den entsprechenden Nischen bestmöglich platziert.

Einige mögen sich vielleicht noch daran erinnern, wie schön es war, nicht ständig erreichbar zu sein. Oder wie der vorab geplante Tagesablauf speziell im Außendienst nicht durch einen Anruf oder eine E-Mail komplett über den Haufen geworfen wurde. Andererseits wurden mit den Mobilgeräten Arbeitsweisen ermöglicht, an die vor 20 Jahren noch kaum einer gedacht hatte. Nicht nur die telefonische Erreichbarkeit war für viele eine positive Eigenschaft, sondern auch der mittlerweile praktisch überall verfügbare Zugang zum Internet. Und damit auch zu E-Mail und firmeninternen Ressourcen, egal ob im Auto, im Café oder im bevorzugten „Vertriebler-Restaurant“ mit dem großen M.

Smarte Geräte sind keine reinen Prestigeobjekte mehr

Mittlerweile ist das einstige Prestige, das ein mobiles Telefon ausstrahlte und direkt auf den Besitzer übertrug, Schnee von gestern. Selbst in Unternehmen sind es nicht mehr nur ausgewählte Personen wie Geschäftsführer oder Vertriebsleiter, die über ein von der Firma finanziertes Smartphone oder Tablet verfügen. Der Einsatz dieser Geräte hat sich auf viele unterschiedliche Bereiche ausgedehnt. Mal werden sie tatsächlich für die mobile Erreichbarkeit auch innerhalb des Gebäudes eingesetzt, wie zum Beispiel für die Haustechnik. Andererseits können damit auch für andere Mitarbeiter wichtige Sicherheitsfunktionen, wie zum Beispiel eine „Multi-Factor-Authentification“ (MFA), also eine Mehrfach-Authentifizierung, ermöglicht werden.

Die Gründe, warum Mitarbeiter plötzlich neben normalen Standgeräten auch über betriebliche Smartphones und Tablets verfügen, sind vielfältig und von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Zusammen mit den Einsatzmöglichkeiten steigt aber auch unweigerlich die Anzahl der Geräte. Und spätestens, wenn das mobile Gerät gegen ein neues ausgetauscht wird, wird es unübersichtlich und aufwändig, den Überblick zu behalten.

Wo sind sie denn hin?

Mobile Geräte, speziell Smartphones oder Tablets, haben für die IT-Administration die unangenehme Eigenschaft, nach Ausgabe an den Mitarbeiter aus dem Sichtbereich zu verschwinden. Diese Geräte könne sich oft nicht an der Domäne des Windows-Netzwerks anmelden.

Zum Glück sind auch die Zeiten vorbei, wo extrem eingeschränkte Mobiltarife ihren Auftritt hatten. Heute verfügen auch die günstigen Tarife über gigabytegroße Datenpakete. Damit ist auch eine Verbindung zu einem Wifi-Netzwerk (WLan) nicht mehr zwingend erforderlich. Dadurch leidet aber auch eine automatisch erstellte Übersicht, in der solche Geräte nicht automatisch aufscheinen. Die Alternative wären sogenannte Agents, die Informationen des Gerätes ständig an einen Host senden. Das ist nicht in jedem Unternehmen erwünscht.

Verlässliche Informationen sind wichtiger denn je

Wer eine saubere Dokumentation seines Netzwerkes und der IT-Gerätschaften pflegt, dem ist diese Sachlage ein Dorn im Auge. Die manuelle Erfassung ist da eher noch die kleinste Herausforderung. Dass ein Gerät nicht in Vergessenheit gerät, die größere. Damit auch Smartphones und Tablets zur dokumentierten Basis gehören, bietet Docusnap die Möglichkeit, auch solche Geräte, die nicht durch die automatischen Scans erreicht werden können, in die Datenbanken mit vielen Zusatzinformationen einzupflegen. Der große Vorteil liegt darin, dass alle Geräte zusammen mit den regulären Netzwerkgeräten, Computern, Notebooks, Druckern zentral in einer einzigen Applikation verwaltet und ausgewertet werden. Wir zeigen Ihnen in unserem kurzen Video, wie einfach das geht.

 
Damit bleibt die komplette Übersicht über alle Geräte an einem zentralen Punkt erhalten. Ebenso finden diese Geräte ihren Platz in Notfallhandbüchern, Inventarlisten, Dokumentationen und in allen anderen Bereichen, die Docusnap mittels der ausführlichen Berichte und Übersichtspläne zur Verfügung stellt.

Docusnap eignet sich mit dieser Funktion nicht nur zur Verwaltung von Smartphones oder Tablets, sondern für alle IT-Assets, die von Ihnen dokumentiert und inventarisiert werden sollen.