IT-Dokumentation - Der Blog

IT-Notfallplan – Der Plan für alle Fälle

Mo, 10. Mai 2021

Zum Glück stehen Notfälle zumindest in der Berufsgruppe der IT-Administratoren nicht an der Tagesordnung. Abgesehen von den kleinen täglichen Notfällen, wenn die Batterie bei der Funkmaus des Kollegen endgültig erschöpft ist oder in einer unserer Abteilungen eine E-Mail mit dubiosem Anhang zu schnell geöffnet wurde und damit den Arbeitsplatz bis auf Weiteres lahmlegt.

Bei Problemen mit dem Arbeitsplatzrechner oder der verwendeten Software sind die von den Kollegen angelegten Notfallpläne simpel und schnell zusammengefasst: Kontakt zur IT-Abteilung herstellen und schon ist alles in die Wege geleitet, um schnell wieder wie gewohnt arbeiten zu können.

Bei einer Störung der EDV-Anlage hilft dem IT-Administrator allerdings kein Hilferuf, schließlich ist er die letzte Instanz und ist zum Handeln gezwungen. Während bei kleineren Ausfällen wie zum Beispiel einem defekten Switch oder einem abgestürzten Server noch keine allzu große Planung für die Behebung notwendig sein wird, kann das in anderen Fällen auch ganz anders aussehen.

Ein Notfallplan hilft, die Auswirkungen und vor allem finanzielle Schäden auf ein Mindestmaß zu beschränken. Somit dürfte jedem klar sein, dass jede Organisation, egal ob groß oder klein, über solche Notfallpläne verfügen sollte. Tun sie aber nicht.

Zumeist hat das mehrere Gründe. Natürlich spielt Geld eine Rolle. Setzt man aber die zu erwartenden Kosten dagegen, die durch unkontrollierte Gegenmaßnahmen zur Behebung oder Wiederherstellung der IT anstehen, relativiert sich diese Summe meist in Richtung „Peanuts“.

Ein weiteres Argument ist der personelle Aufwand. Einerseits erfordert die manuelle Erst-Katalogisierung der IT ordentlich qualifizierte Manpower, andererseits benötigt man auf Dauer auch einen gewissen Aufwand, diesen Stand aktuell zu halten. IT-Abteilungen haben selten unausgelastetes Personal, das sich solchen Aufgaben ständig widmen könnte. Das Tagesgeschäft verschlingt zumeist sämtliche Ressourcen mit Haut und Haaren. Die Zwickmühle offenbart sich eben meist erst zu spät, wenn im Ernstfall niemand einen aktuellen Überblick hat oder im Zweifelsfall keiner weiß, welche Maßnahme Priorität hat.

Zuverlässige und dauerhafte Lösung durch eine Software

Mit Docusnap ist die Erstellung und insbesondere die regelmäßige Aktualisierung eine deutliche Erleichterung, um nicht zu sagen „ein Kinderspiel“.

Docusnap arbeitet im Hintergrund und lässt sich auch durch Urlaube und Feiertage nicht aus dem Konzept bringen. Neben der eigentlichen Hauptfunktion, der umfassenden IT-Dokumentation von Hard- und Software und der Lizenzverwaltung bedient sich Docusnap auch dieser Daten, um bei der Erstellung eines Notfallplans behilflich zu sein.

Ist die Ersteinrichtung erledigt, kümmert sich die Software automatisch um eine regelmäßige Aktualisierung und Ergänzung des Notfallplans. Da es in der Natur eines Notfalls liegt, unberechenbar und zum ungünstigsten Zeitpunkt einzutreten, ist der Plan trotzdem immer aktuell.

Ebenso wird die Speicherung als PDF-Version des IT-Notfallplans außerhalb des eigenen Unternehmens, wie etwa direkt in der Cloud, unterstützt. Es hilft ja nichts, wenn der fein säuberlich und aktuell gehaltene Plan auf dem Storage im Serverraum liegt, welcher gerade dem Raub der Flammen zum Opfer fiel.

Wie schnell man eine automatisierte Aktualisierung des IT-Notfallplans einstellt, zeigt uns das kurze Video im Anschluss.

Obwohl es sich aus unternehmerischer und IT-Sichtweise um eine große Sache handelt, ist der IT-Notfallplan nur die intelligente Nutzung der dokumentierten IT-Infrastruktur durch Docusnap. Dadurch erhält jedes Unternehmen mit kleinstmöglichem Aufwand den größten Nutzen.
 
So geht’s in Docusnap: