IT-Dokumentation - Der Blog

Keine Angst vor einem Microsoft Lizenz-Audit

Di, 20. April 2021

Man kennt ja aus dem Umfeld die üblichen Horrorgeschichten, wenn es um Kontrollen geht. Auf Anhieb fallen mir da Stories ein, die sich hauptsächlich um die GEZ drehen. Die IT-Branche strickt sich aber ihre eigenen Gruselgeschichten. Dort heißen Sie dann Lizenz-Audit.
Lizenz-Audits müssten rein theoretisch gar nicht nötig sein. Denn wird eine Software genutzt, bezieht man dafür beim Hersteller oder an dessen Vertriebsstellen eine Lizenz. Diese berechtigt dann die reguläre Nutzung am Arbeitsgerät. Nein, am Arbeitsplatz. Oder auch auf dem Zweitrechner? Oder gar nicht?
Die Regulierungen, wann welche Lizenzen in welchem Ausmaß erforderlich werden, sind je nach Hersteller unterschiedlich gestaffelt. Bei Microsoft grenzt diese Wissenschaft schon fast einem Doktorat und selbst beim Hersteller selbst bekommt man nicht immer sofort eine klare Aussage zum derzeit gültigen Lizenzgebahren.
Erschwerend kommt hinzu, dass Lizenzen in den seltensten Fällen alle auf einmal gekauft werden. So fallen etliche OEM-Windows-Lizenzen zusammen mit der Anschaffung von Computern an, Zugriffslizenzen variieren je nach Mitarbeiterzahl und Serverversionen, Office-Lizenzen je nach Abteilungen und so weiter und so fort. Kurz gesagt, die Übersichtlichkeit und Information über Beschaffung, Bestand und gültige Lizenzierungen sind in den allermeisten Fällen der Aussage „Klar haben wir die, das wird schon passen!“ zuzuordnen.

Wer hat schon wieder ein neues Office gekauft?

Werden Lizenzen nicht gerade mit den Barreserven aus der Portokasse finanziert, geschieht der Einkauf oftmals gestaffelt über einen Distributor. Leider bleibt auch hier meist nur die Anfrage an die Buchhaltung nach der Rechnung, wann und bei wem Lizenzen gekauft wurden. Und allein schon durch den Umstand, dass sich Lizenzen auch als OLP (Open License Program) oder OVP (Open Value Program), als Enterprise Agreement, als einzelne Paketlizenz (Office) für Home, Business oder Pro-Variante oder als Office365 Pakete in E1, E2, E3 und noch vieles mehr erwerben lassen, dient nicht gerade der Übersichtlichkeit.
Das VLSC (Volume License Service Center) von Microsoft fasst zwar etliche der Lizenzen übersichtlich in einem Portal zusammen, aber dort sind längst nicht alle Lizenzen hinterlegt. Ganz abgesehen davon, dass es auch Softwarelizenzen geben soll, die nichts mit Microsoft zu tun haben.

Dem Grauen ein Ende bereiten

Ja, Ordnung ist das halbe Leben. Und in der anderen Hälfte schaffen wir das Chaos, das es zu ordnen gilt. Dank Docusnap und der integrierten Lizenzverwaltung steht dem Kampf gegen das Chaos aber absolut nichts mehr im Wege.
Mit Docusnap können Sie ihre Lizenzen, egal ob von Microsoft oder anderen Herstellern direkt in der Datenbank ablegen. Dort können Sie alle relevanten Daten wie Laufzeit, Gültigkeitsbereich und Zuordnung zu den Systemen hinterlegen. Der besondere Clou aber besteht darin, dass bereits „out oft the box“ Berichte hinterlegt sind, die eine Aufstellung sämtlicher Microsoft-Lizenzen übersichtlich auf Wunsch ausgibt. Zusammen mit den übersichtlichen Berichten zu den eingesetzten Servern und Clients wird damit ein Lizenz-Audit zu einer sehr gelassenen Angelegenheit.
Wenn auch Sie für mehr Gelassenheit bei (Microsoft-)Lizenzaudits plädieren, legen wir Ihnen gerne den Schritt zu Docusnap nahe.
 
So geht’s in Docusnap: