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IT-Dokumentation - Der Blog

Schreckgespenst Microsoft Lizenzaudit!

Mo, 3. August 2020

Es gibt diverse Audits, aber gerade, wenn sich Microsoft mit einem Lizenzaudit ankündigt, ist dies eines der größten Schreckgespenster einer jeden IT-Abteilung. Sobald von Microsoft die Aufforderung zur Selbstauskunft über die aktuell bestehende Lizenzsituation im Unternehmen eintrudelt oder sich vielleicht sogar ein Auditor ankündigt, bricht meist erst einmal komplette Panik aus. Und oftmals stellt sich dann auch sehr schnell die folgende Erkenntnis ein: Wir wissen eigentlich gar nicht so wirklich, welche Software auf welchen Systemen läuft und wie viele Lizenzen aktiv genutzt werden.

Ungenügende Vorbereitung auf Microsoft Lizenzaudits

Leider ist dieses Szenario nach wie vor typisch. Und während sich Microsoft früher mit seinen Lizenzaudits vermehrt auf große Unternehmen konzentrierte, trifft es heute ebenso kleinere Unternehmen. Die Zahl der Audits nimmt beständig zu. Dennoch sind viele Unternehmen nach wie vor nicht auf ein Microsoft Lizenzaudit vorbereitet oder, falls doch, nur sehr unzureichend. Dies kann jedoch fatale Konsequenzen mit sich ziehen.
Unvorbereitet zu sein und dennoch stressfrei durch das Microsoft Lizenzaudit zu kommen – das kann man gelinde gesagt vergessen. Zumal es hierbei sehr oft Mitarbeiter mehrerer Abteilungen trifft, die dann innerhalb kürzester Zeit alle notwendigen Daten manuell zusammensuchen und -tragen müssen. Gerade, wenn parallel dazu andere Projekte abgeschlossen werden müssen, ist dies ein großer zusätzlicher Stressfaktor. Und dann passiert auf Grund des Zeitmangels auch gerne der ein oder andere (gröbere) Fehler. Fehler wiederum bedeuten jedoch, dass somit auch die Selbstauskunft fehlerhaft ist. Und das kann dann wirklich sehr unschön werden.
Es stellt sich also die folgende Frage: Wie kommt man mit möglichst geringem Aufwand erfolgreich durch das Microsoft Lizenzaudit?

Anforderungen eines Microsoft Lizenzaudits

Mit einem Lizenzaudit werden an die Verantwortlichen folgende Anforderungen gestellt:

1. Aktuelle Lizenzsituation ermitteln
2. Bestandsaufnahme aller Kaufbelege vornehmen
3. Soll-Ist-Abgleich durchführen

Punkt 1 bedeutet, dass in einem ersten Schritt alles zusammengetragen werden muss was aktuell vorhanden ist. Im besten Fall besteht vielleicht schon irgendeine Excel-Liste, auf die zurückgegriffen werden kann. Andernfalls heißt es jetzt: auf die Schnelle alles zusammensuchen. Um sich dann eine Übersichtsliste zu erstellen und zu betrachten was aktuell alles an Softwareprodukten vorhanden ist.

Wenn dieser Part erledigt ist, geht es an die Bestandsaufnahme der Kaufbelege. Und ja – es müssen tatsächlich alle Rechnungen zu gekauften Lizenzen vorgelegt werden können. Microsoft erkennt eine Lizenz nicht an bzw. sieht es nicht als lizenziert an, wenn die entsprechenden Rechnungen nicht vorgelegt werden können. Und wiederum ja – es ist sicherlich nicht die schönste Arbeit und ein gewisser manueller Aufwand alles an Informationen zusammenzusuchen. Zudem man höchstwahrscheinlich auch erst einmal überlegen und eruieren muss, wo man die ganzen Kaufbelege finden kann. Muss man dazu in die Fachabteilungen, braucht man die Buchhaltung oder muss man selbst alle Ordner durchwühlen?!
Nachdem Punkt 2 erledigt ist, muss nun der Soll-Ist-Abgleich gemacht werden um so die aktuelle Lizenzsituation auch entsprechend nachweisen zu können. Das war nun also die Theorie. Aber wie bitte schön soll dies alles nun mit möglichst geringem Aufwand vonstattengehen?

Möglichst wenig Aufwand bei Microsoft Lizenzaudit durch Softwareunterstützung

Es gibt Produkte wie unsere Software Docusnap. Diese ermittelt die bereits installierte Software automatisiert. Heißt im Klartext: Sie führen mit Docusnap eine Inventarisierung aus und bekommen dann übersichtlich ausgewiesen, welchen Softwarebestand Sie aktuell haben. Sie müssen also keine alte Excel-Liste zum Leben erwecken oder auf die Schnelle alles manuell zusammentragen, sondern haben den IST-Zustand zuverlässig und automatisiert ermittelt. Dies allein spart Ihnen eine Menge an Zeit- und Arbeitsaufwand ein.

Beim Hinterlegen der Kaufbelege braucht es trotz Docusnap aber Ihren Arbeitseinsatz. Hier ist doch etwas Fleißarbeit gefragt. So müssen Sie die Informationen manuell in Docusnap eingeben. Jedoch können Sie Docusnap hierbei ganz toll als Ablageort nutzen, um dort sämtliche Rechnungen oder beispielsweise Serviceverträge zu den Lizenzen zu hinterlegen. Aber auch Informationen, wie z.B. die Kostenstellen können hier hinterlegt werden. Im Grunde alle Infos, die Sie auch in Zukunft für wichtig erachten. Diese Möglichkeiten sollten Sie nutzen und somit zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen. Legen Sie alle Informationen in Docusnap unter den Zusatzinformationen ab – so haben Sie zukünftig wirklich alles schön beieinander und einen super Überblick über die Kaufbelege.

Wenn das nun erledigt ist – Docusnap also Ihre installierte Software bzw. den Softwarebestand ermittelt hat und Sie alles an Kaufbelegen eingetragen haben, erledigt Docusnap den Soll-Ist-Abgleich in einem weiteren Schritt automatisch für Sie. Hier können Sie sich wieder ganz entspannt zurücklehnen und Docusnap einfach machen lassen. Auch hier nimmt Ihnen die Software also wieder eine ganze Menge an Arbeit ab.

Und dann wären die vorherig diskutierten drei Punkte auch schon abgearbeitet und erledigt. Jetzt haben Sie die Grundlage geschaffen um die berüchtigte Microsoft Selbstauskunft entsprechend ausfüllen zu können. Je besser bzw. gründlicher Sie diese Selbstauskunft ausfüllen können und je mehr Infos Sie bieten können, desto höher steigen die Chancen, dass Microsoft nichts zu beanstanden hat. Im besten Fall ist die Prüfung damit schon bestanden oder es kommt zumindest nicht so weit, dass ein Auditor zu Ihnen ins Haus kommt.

Für Sie generell gut zu wissen: Wenn Sie die Auskunft zurückschicken und Microsoft etwas zu beanstanden hat, ist es in der Regel so, dass mit Ihnen ein Termin vereinbart wird. Hierauf schickt Microsoft dann einen Prüfer oder Auditor – oftmals gerne von Unternehmen wie KPMG, die dann noch einmal einen genauen Check durchführen. Sollte bei diesem Check etwas nicht passen, kann es durchaus unangenehm werden und vor allem sehr teuer. Sie müssen unter anderem den Prüfer bezahlen und die Lizenzen müssen nachgekauft werden. Diesen Ärger können Sie sich also nur dadurch schon von vornherein sparen in dem die Selbstauskunft bestmöglich ausgefüllt ist. Zum Einsatz einer Software können wir Ihnen deshalb nur raten!

Microsoft Lizenzaudit als Chance sehen

So nervig ein Microsoft Lizenzaudit auch sein mag, sehen Sie es als Chance Transparenz in Ihre Lizenzen zu bringen. Denn nicht nur eine Unterlizenzierung kann somit aufgedeckt werden. Vielleicht bemerken Sie im Zuge der Vorbereitungen auch, dass genau das Gegenteil der Fall ist und Sie komplett überlizenziert sind. Auch ungenutzte Lizenzen sind in vielen Unternehmen oftmals ein enormer Kostenfresser. Es soll ja sogar hin und wieder vorkommen, dass sich Unternehmen aus Angst vor einer Unterlizenzierung lieber überlizenzieren. Mal ehrlich: Das kann sicherlich nicht die Lösung sein! Dieses Geld sollte unbedingt in sinnvolle Investitionen angelegt werden.

Lassen Sie es also gar nicht drauf ankommen. Bereiten Sie sich schon jetzt auf ein mögliches Microsoft Lizenzaudit vor! So sind Sie jederzeit optimal gerüstet und können dem Ganzen entspannt entgegenblicken!