IT-Dokumentation - Der Blog

Nie wieder Angst vor auslaufenden Lizenz- oder Wartungsverträgen

Fr, 21. Mai 2021

Die Zeit vergeht oft viel zu schnell

Wer beruflich in der IT arbeitet, kennt die spezielle Herausforderung, ständig in Projekten zu stecken. Es wird nicht nur das Tagesgeschäft abgewickelt, also die Aufrechterhaltung der Funktionalität des Netzwerks und die Unterstützung der Mitarbeiter. Vielmehr ist die IT einer Firma ein lebendes Konstrukt, das einer ständigen Wartung und Erneuerung bedarf.

Das trifft sowohl auf die verwendete Hardware zu, aber auch auf die eingesetzte Software. Wir tun uns erfahrungsgemäß bei der Hardware etwas leichter, das Alter zu begreifen und den Zeitpunkt des Austauschs zu bestimmen. Schließlich sitzen wir täglich vor dem Arbeitsgerät und bekommen Alterserscheinungen praktisch „live“ mit. Auch die physikalischen Server, denen die IT-Abteilung die tägliche Portion Liebe, Vertrauen und Wartung zukommen lassen, sind praktisch mitsamt Ablaufdatum im Gehirn eines Server-Admins eingebrannt. Es ist ja auch in der Regel kein Problem, wenn ein Server nach seiner vorbestimmten Laufzeit ein paar Wochen früher oder später den wohlverdienten Ruhestand antritt.

Etwas anders sieht es mit der eingesetzten Software aus. Egal, ob Betriebssystem, Virtualisierungs- und Backupsoftware oder die Firm- und Software von Hardwaregeräten wie Firewalls, WiFi-Netzwerken. In den meisten Fällen reicht es nicht, den Versionsstand zum Zeitpunkt der Installation beizubehalten. Sicherheitsupdates oder neuere Versionen mit mehr Funktionen werden über viele Jahre für die meisten Geräte zur Verfügung gestellt.

Wir müssen uns sicher nicht mehr darüber unterhalten, wie wichtig in der heutigen Zeit regelmäßige Updates und neuere Versionen sind. Wer hier nicht aktiv auf neuestem Stand bleibt, öffnet unter Umständen sein Firmennetzwerk praktisch für die ganze Welt.

Darum verfügen auch die meisten Unternehmen über eine Vielzahl von Wartungsverträgen. Und wer viele Wartungsverträge hat, der kennt auch das Problem mit den Laufzeiten. Viele Verträge bedeuten viele Ablaufdaten und die wiederum sind verteilt auf das ganze Jahr. Auch die Länge der Laufzeiten ist unterschiedlich. Mal müssen diese Wartungsverträge jährlich erneuert werden, andere laufen zwei, drei oder fünf Jahre. Und wird der Erneuerungstermin übersehen und deutlich überschritten, schlägt sich das bestenfalls in erhöhten Kosten für die Wiederaufnahme nieder.

Unterm Strich kann man sagen, dass die Wartung der Wartungsverträge und Lizenzen oftmals das pure Grauen ist. Es fehlt einfach die zentrale Übersicht.

Docusnap hat hier eine einfache und äußerst wirksame Methode integriert, um genau diese Lizenzen und Wartungsverträge übersichtlich zusammenzufassen und so jederzeit den Überblick zu wahren.

In Docusnap können Sie nicht nur Ihren Lizenzbestand dokumentieren und inventarisieren. Mit den vorgefertigten Berichten lassen Sie sich zu jeder Zeit eine ausführliche Auflistung aller inventarisierten Lizenz- und Wartungsverträge anzeigen. Damit umgehen Sie die zeitaufwändige Nachforschung in Herstellerportalen oder das Durchforsten von Rechnungsbelegen und Bestätigungs-E-Mails.

Darüber hinaus informiert Sie Docusnap auch ganz automatisch rechtzeitig vor Ablauf der hinterlegten Verträge. Auf diese Weise übersehen Sie nie wieder den Ablauf eines Lizenz- oder Wartungsvertrags.

Mit Docusnap vereinfachen wir eine oftmals verhasste Aufgabe und reduzieren den Kontrollvorgang auf wenige Klicks mit der Maus.

Wie einfach das ist, zeigen wir Ihnen im folgenden Video.