Zuletzt aktualisiert: Fr, 16. Dezember 2022
Ein wesentlicher Bestandteil einer jeden professionellen IT-Dokumentation ist die schnelle Verfügbarkeit aktuellster Daten rund um das IT-Netzwerk. Denn in vielen Fällen sind ältere Informationen, wie sie in manuell angelegten Dokumentationen gerne vorkommen, für Auswertungen oder Planungen nicht verwendbar.
In bestimmten Fällen kann es aber notwendig sein, auf einen älteren Informationsstand zurückzugreifen. Hieß das früher, das Archiv aufzusuchen und sich durch viele dort abgelegte Akten und Ordner zu kämpfen, geht das heute bequemer.
Auch alte Daten können nützlich sein
Ganz klar, wer bisher seine IT mit manuellen Hilfsmitteln dokumentiert und inventarisiert hat, kommt kaum um eine Archivierung der vielen Dokumente herum. Vor allem, wenn die Dokumentationsarbeit eine regelmäßige Aufgabe innerhalb des Unternehmens ist, werden Informationen und Daten einer ständigen Überarbeitung unterliegen.
Die Folge ist, dass die Ordner dicker und dicker werden. Und zwar mit Informationen, die im Alltag nicht mehr relevant sind. Und weil wir uns ja auch im jährlichen Frühjahrsputzmodus befinden, können alte Dokumente auch wieder einmal aussortiert werden.
Aktenvernichter oder Archiv
Dabei stellt sich immer die Frage: „Brauchen wir das noch?“. Eine Frage, die kaum jemand verlässlich und mit Blick auf die Zukunft beantworten mag. „Eigentlich nicht, aber…“
Und schon ist man im persönlichen Dilemma gefangen. Vernichten oder archivieren. Ein Buchhalter hat es da einfacher, hier gibt es gesetzliche Vorgaben, wie lange Rechnungen und Buchungsaufzeichnungen aufbewahrt werden müssen.
In der IT sieht die Sache anders aus. Ja noch nicht einmal die aktuellen Daten und Informationen rund um das Netzwerk müssen vorhanden sein. Hier gibt es keinen gesetzlichen Rahmen. Höchstens Anforderungen an bestimmte Zertifizierungen, mit denen eine ständig aktuelle Bestandsaufnahme für eine regelmäßige Berichtserstellung einhergeht.
Wer sich für eine Archivierung entscheidet, steht vor der Entscheidung digital oder in gedruckter Form. Natürlich können die Dokumente mit den veralteten Informationen auch digital in einem anderen Ordner oder einem externen Datenträger gesichert werden. Und wer will, kann auch den im Keller verstauen – der guten alten Zeiten willen. Bei gedruckten Versionen bleibt meist aus Platzgründen nur der Archivraum übrig.
Wann brauchen wir alte Datenstände?
In der Regel brauchen wir keine alten Daten und Informationen, um den IT-Betrieb aufrecht zu erhalten. Aber keine Regel ohne Ausnahme. Natürlich sind Informationen, wie früher etwas im eigenen Betrieb gelöst wurde oder funktioniert hat, hin und wieder nützlich. Gerade, wenn umfassende Umbauten am Netzwerk durchgeführt wurden, sind die Daten vom vorherigen Stand mindestens als „interessant“ einzustufen. Auch wenn es um die Historie geht, wie es zum derzeitigen Stand des Netzwerkes kommen, können nur Daten aus der Vergangenheit eine Antwort liefern.
Die intelligente Art von Archivierung
Wer Docusnap kennt, weiß, dass wichtige und zeitraubende Aufgaben automatisch in Hintergrund durchgeführt werden. Ein großer Pluspunkt dieser professionellen IT-Dokumentationslösung ist, dass dadurch jederzeit auf den aktuellsten Stand des kompletten IT-Netzwerkes inklusive der Software- und Patch-Stände zugegriffen und ausgewertet werden kann.
Eine Archivierung findet aber trotzdem statt. Docusnap verwendet für die Speicherung der Daten eine zentrale SQL-Datenbank. Und anstatt Daten zu überschreiben, werden alte Daten archiviert. In Docusnap spricht man dabei von sogenannten Snapshots.
Snapshots werden beim Durchführen einer Inventarisierung mit aktuellem Datum inklusive Zeitstempel erstellt. In einemDialog werden alle Snapshots aufgelistet, die in der Datenbank gespeichert sind. Der Name der Snapshots kann nach den jeweiligen Bedürfnissen geändert werden.
Zusätzlich kann zu jedem Snapshot eine Beschreibung hinzugefügt werden. Beim Vergleich zweier Snapshots kann die Beschreibung hilfreich sein, um die richtigen Snapshots auszuwählen.
Damit kann man schnell auf ältere Daten problemlos zugreifen und damit zum Beispiel nachvollziehen, ob jemand früher schon Zugriffe auf bestimmte Dateien oder Ordner hatte.
Ebenso lassen sich alte Einstellungen aus der Domänenverwaltung mit neuen Einstellungen vergleichen, falls etwas nicht so läuft, wie es sollte.
Docusnap selbst ausprobieren
Mit Docusnap und den damit verfügbaren und stets aktuellen Informationen lassen sich Probleme wesentlich schneller einkreisen. Da auch Archivdaten mit einem Klick verfügbar sind, sind Vergleiche vom alten Stand und dem aktuellen schnell erledigt.
Wir laden Sie gerne dazu ein, unsere Profi-Dokumentationssoftware 30 Tage lang kostenlos zu testen.
Und damit auch in dieser Phase bereits alle Fragen zu Installation, Einrichtung und Konnektivität beantwortet werden können, bieten wir Ihnen für diese 30 Tage den vollen Support unseres Experten-Teams mit an. Ebenfalls völlig kostenlos.