Bauer Gruppe
Von der Excel-Suche zur zentralen IT-Dokumentation
Wie die IT der Bauer-Gruppe ihr über Jahre gewachsenes Wissen aus zum Teil verstreuten Dateien in eine aktuelle, nachvollziehbare Dokumentation überführt hat.
Dokumentation, die man erst suchen musste
Die Bauer-Gruppe mit Sitz in Wasserburg am Inn ist ein Familienunternehmen in fünfter Generation und stellt Molkerei- und Lebensmittelprodukte her. Über die Jahre gewachsen ist nicht nur das Unternehmen, sondern auch seine IT: rund 300 Server, 1.000 Clients und fünf Standorte, betreut von einem zehnköpfigen Team.
Dokumentiert wurde diese Umgebung lange in Excel-Dateien. Die lagen verteilt, teils auf Netzlaufwerken, teils in Teams-Kanälen. Wer eine bestimmte Information brauchte, suchte sie oft erst zusammen und konnte nie ganz sicher sein, ob sie noch stimmte.
Mehrere Anläufe, die Dokumentation zu zentralisieren und ein einheitliches Konzept einzuführen, brachten nur bedingt Erfolg. Das eigentliche Problem blieb: Das Wissen steckte in einzelnen Dateien und in den Köpfen einzelner Kollegen.
Tipp eines Kollegen, dann der eigene Test
Auf Docusnap wurde das Team über eine Empfehlung aufmerksam. Ein Kollege hatte die Software bei einem früheren Arbeitgeber genutzt und riet dazu. Statt sich allein darauf zu verlassen, installierte die IT eine Testversion und prüfte sie an der eigenen Umgebung. Zwei Dinge gaben den Ausschlag: eine Dokumentation, die sich kontinuierlich selbst aktualisiert, und die Möglichkeit, Daten mit Docusnap Connect schnell auszuwerten.
Onboarding statt Alleingang
Seit April 2026 ist Docusnap in Version 14 im Einsatz, zunächst am Standort Wasserburg. Die Software inventarisiert die IT-Umgebung automatisiert und ohne installierten Agenten, regelmäßige Scans halten die Dokumentation aktuell. Für den Start buchte das Team ein Onboarding mit den Docusnap-Experten.
Genau diesen Weg würden Martin Mergler und Alexander Thaller aus der IT der Bauer-Gruppe anderen empfehlen: „Docusnap würde ich auf jeden Fall weiterempfehlen. Und ich rate dazu, das Onboarding gleich mitzunehmen, die Unterstützung bei der Einrichtung war sehr hilfreich." Die Einrichtung erfolgte nach bewährten Vorgaben, größere Anpassungen waren nicht nötig.
Auswertungen auf Knopfdruck
Im Alltag ist es vor allem ein Modul, das Zeit spart: Docusnap Connect. „Wie einfach ich aus den Daten der inventarisierten Geräte in kurzer Zeit Auswertungen exportieren kann, ist eine echte Zeitersparnis", sagt Mergler. Wo früher Zahlen mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengetragen wurden, genügt heute eine Abfrage über den vorhandenen Datenbestand.
Wissen, das nicht mehr nur im Kopf steckt
Ein zweiter Gewinn betrifft das Wissen selbst. Was früher Erfahrung einzelner Kollegen war, steht heute nachvollziehbar in der Dokumentation. „Neues Wissen ist jetzt nachvollziehbar und transparent, nicht mehr nur im Kopf eines Kollegen", beschreibt Mergler die Veränderung. Für ein Unternehmen, in dem Systeme über Jahre gewachsen sind, zahlt sich das besonders dann aus, wenn jemand das Team verlässt oder neue Kollegen sich einarbeiten.
Eine belastbare Grundlage für Audits
Als Lebensmittelhersteller hat die Bauer-Gruppe regelmäßig mit Prüfungen zu tun: Kunden-Audits, Zoll, Cybersecurity-Anforderungen, die interne ISO-Zertifizierung und die Wirtschaftsprüfung. In all diesen Situationen ist eine aktuelle IT-Dokumentation die Grundlage, um Nachweise zügig bereitzustellen. Die Berichte aus Docusnap unterstützen die Vorbereitung auf diese Termine und schaffen auch mit Blick auf Anforderungen wie NIS-2 mehr Nachvollziehbarkeit.
Verlässliche Begleitung durch den Support
Auch die Zusammenarbeit mit dem Support bewertet das Team positiv. „Jeder meiner Support-Fälle wurde in kurzer Zeit beantwortet, meine Anliegen konnten immer gelöst werden", so Mergler. Anfragen bleiben nicht liegen, sondern führen zu einer Lösung.
Ausblick
Am Standort Wasserburg gehört Docusnap heute fest zum IT-Alltag. Aus verstreuten Excel-Listen ist eine zentrale, tagesaktuelle Datenbasis geworden: mit schnellen Auswertungen, mit transparentem und personenunabhängigem Wissen und mit einer belastbaren Grundlage für Audits. Eine Basis, auf die sich das Team verlassen kann, im Tagesgeschäft ebenso wie in der Prüfung.
Wie einfach ich aus den Daten der inventarisierten Geräte in kurzer Zeit Auswertungen exportieren kann, ist eine echte Zeitersparnis.
Martin Mergler
IT der Bauer-Gruppe
Kundenfallstudie
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