Phoenix Contact AG
Wie die IT der Phoenix Contact AG mit Docusnap Transparenz über ihre lokale Infrastruktur schafft.
Die Phoenix Contact AG mit Sitz in Tagelswangen ist die Schweizer Tochtergesellschaft der weltweit tätigen Phoenix Contact Gruppe. Von hier aus betreut das Unternehmen Kundinnen und Kunden in der ganzen Schweiz mit Produkten und Lösungen rund um Industrial Connectivity, Automatisierung, Industriekommunikation und Elektrotechnik. Vertrieb, technische Beratung und Customer Service greifen dabei eng ineinander, von der Planung bis zur Umsetzung ganzer Automatisierungsprojekte. Die IT dahinter betreut die gesamte Schweizer Organisation und arbeitet zugleich Hand in Hand mit den internationalen IT-Einheiten der Gruppe. Sie versteht sich als Dienstleister fürs Business und als Brücke zwischen lokalen Anforderungen und globalen Standards.
Wer dokumentiert die Systeme dazwischen?
In einem internationalen Konzern gibt es für fast jede Aufgabe ein zentrales Werkzeug. Microsoft-365-Dienste und konzernweite Services decken einen großen Teil des Alltags ab. Am Standort selbst laufen aber auch eigene Netzwerk-, Kommunikations-, Gebäude- und IoT-Systeme sowie zahlreiche lokale Anwendungen, und genau diese erfassen die zentralen Werkzeuge nicht immer vollständig. Mit wachsender Komplexität wurde es schwieriger, jederzeit den Überblick über Systeme, Abhängigkeiten und Veränderungen zu behalten. Zuvor pflegte das Team diese Informationen überwiegend von Hand, verteilt auf Dokumente, Tabellen und Diagramme. Das funktionierte, band aber viel Zeit und war in Prüfsituationen nur eingeschränkt belastbar. Gesucht war deshalb eine Lösung, die lokale Assets, Netzwerkgeräte, IoT-Systeme und technische Abhängigkeiten automatisiert erfasst. „Die spannende Frage ist immer: Wer dokumentiert die Systeme, die dazwischen liegen? Genau diese Lücke wollten wir schließen“, bringt das IT-Team die Ausgangslage auf den Punkt.
Eine Entscheidung für Transparenz, nicht für noch ein Tool
Aufmerksam wurde das Team über Empfehlungen aus dem IT-Umfeld. Ausschlaggebend waren am Ende die automatisierte Datenerfassung, die Flexibilität der Lösung, die einfache Bedienung und ein überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis. Dass hinter der Software ein direkter Ansprechpartner steht und Schulungs- sowie Informationsmaterial bereitliegt, gab zusätzlich Sicherheit. Docusnap sollte nicht das nächste große System werden, sondern die vorhandenen Konzernwerkzeuge genau dort ergänzen, wo bisher der lokale Blick fehlte.
Im Einsatz, ohne den Betrieb aufzuhalten
Docusnap ist inzwischen seit mehreren Jahren im Einsatz. Die Einführung verlief unkompliziert; nach kurzer Einarbeitung konnte das Team produktiv damit arbeiten, und die Docusnap-Ansprechpartner waren bei Fragen zur Stelle. Im Tagesgeschäft nutzt die IT vor allem die automatisierte Inventarisierung von Clients, Servern, Netzwerkkomponenten und weiteren lokalen Assets, dazu die Dokumentation der Infrastruktur und Reports über die lokale IT-Umgebung. Spürbar wird der Effekt vor allem an der frei gewordenen Zeit. „Wenn man als IT-Team weniger Zeit mit dem Aktualisieren von Dokumentationen verbringt, bleibt mehr Zeit für die wirklich spannenden Themen“, sagt das Team, und ergänzt augenzwinkernd: „… oder für die Suche nach dem einen Drucker, der genau dann streikt, wenn man ihn braucht.“
Antworten auf Knopfdruck, gerade wenn es zählt
Die Transparenz über die IT-Landschaft hat sich deutlich verbessert. Viele Informationen entstehen automatisch, statt mühsam von Hand gepflegt zu werden, und das Team kommt schneller an aktuelle Angaben zu Systemen, Assets und Abhängigkeiten. Besonders klar zeigt sich das bei Infrastrukturänderungen, Audits oder Störungen: Statt erst herauszufinden, welche Systeme überhaupt betroffen sind, lässt sich die Zeit direkt in die Lösung stecken. Auch die Vorbereitung von Audits, internen Prüfungen und technischen Nachweisen wird einfacher, weil die relevanten Informationen strukturiert und aktuell vorliegen. Für ein Unternehmen, das mobile Mitarbeitende im Außendienst mit stabilen und sicheren IT-Services versorgen muss, zählt gerade diese Verlässlichkeit: Endgeräte, Benutzerzuordnungen und Abhängigkeiten bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Lokale Realität sichtbar machen, globale Standards erfüllen
Als eigenständige Tochter im globalen Verbund lebt die Schweizer IT von diesem Zusammenspiel: Sie setzt globale Vorgaben lokal um und betreut zugleich standortspezifische Systeme und Prozesse. Eine gepflegte Dokumentation schafft hier den größten Mehrwert, weil sie lokale Besonderheiten transparent macht und die Abstimmung mit den zentralen IT-Einheiten erleichtert. Datenschutz und IT-Sicherheit haben dabei einen hohen Stellenwert. Für ein Unternehmen, das selbst Sicherheitslösungen für Mensch, Maschine und Daten entwickelt, ist eine verlässliche Dokumentation mehr als eine Pflichtübung. „Nur wenn Systeme, Assets und Abhängigkeiten bekannt sind, können sie auch wirksam geschützt und gesteuert werden“, fasst das ITTeam seinen Anspruch zusammen.
Ein fester Bestandteil des IT-Alltags
Heute ist Docusnap für die Phoenix Contact AG die zentrale Lösung, um die lokale IT-Infrastruktur zu dokumentieren und zu inventarisieren. Für die Zukunft sieht das Team weiteres Potenzial darin, Reporting- und Analysefunktionen noch stärker zu nutzen und so Transparenz, Betriebssicherheit und Nachvollziehbarkeit auszubauen. Weiterempfehlen würde es Docusnap vor allem dort, wo lokale Infrastruktur, zentrale IT-Vorgaben und ein knapper Zeitrahmen im Tagesgeschäft zusammenkommen. Oder, wie es das Team selbst zusammenfasst: „In einem internationalen Konzern gibt es für fast alles ein zentrales Tool. Docusnap sorgt dafür, dass wir auch die Systeme im Blick behalten, die dazwischen liegen.“
Besonders überzeugt hat uns, dass Docusnap genau dort Transparenz schafft, wo zentrale Systeme naturgemäß nicht alles abdecken können.
IT-Team der Phoenix Contact AG
Kundenfallstudie
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