GRAWE (Grazer Wechselseitige Versicherung AG)

Die GRAWE-Gruppe, ein international tätiges Versicherungsunternehmen mit rund 5.000 Mitarbeitenden und Niederlassungen in 14 Ländern, sah sich mit der Aufgabe konfrontiert, ihre IT-Dokumentation an die Anforderungen der DORA-Richtlinien anzupassen. Im Rahmen einer umfassenden Marktrecherche wurde Docusnap als Lösung identifiziert, da es sowohl IT-Inventarisierung als auch die von DORA entsprechende strukturierte und auditkonforme Berichtserstellung unterstützt.

Der Weg zur DORA-konformen IT-Dokumentation

In der Vergangenheit wurde bei GRAWE mit verschiedenen Formaten und Systemen dokumentiert, was zu Inkonsistenzen führte und bei Audits den Aufwand erhöhte. Johann Joham, IT-Administrator für DORA-Dokumentation, beschreibt: „Bisher hatten wir keine einheitliche Dokumentation. Die Anforderungen an die IT-Dokumentation wurden komplexer, und es fehlte uns ein Werkzeug, das zentral und automatisiert unterstützt.“

Die DORA-Richtlinien fordern eine detaillierte, strukturierte und nachvollziehbare Dokumentation aller ICT-Systeme. Dazu zählt u. a. die systematische Erfassung von Komponenten und deren Beziehungen sowie die Bereitstellung aktueller Berichte.

Nach einer umfassenden Marktanalyse erwies sich Docusnap als geeignetes Tool, um diese Anforderungen umzusetzen. Die Software ermöglicht eine automatisierte Erfassung der IT-Umgebung und generiert strukturierte Reports. „Wir haben uns für Docusnap entschieden, weil es die notwendigen Funktionen abdeckt und praxisnah einsetzbar ist. Andere Tools boten nicht die notwendige Tiefe bei der Dokumentation,“ erklärt Joham.

Einführung und Anwendung im internationalen Umfeld

Seit Sommer 2024 verwendet GRAWE Docusnap in Version 13. Die Implementierung verlief weitgehend problemlos. Zwar war ein erhöhter Konfigurationsaufwand erforderlich, um alle Systeme vollständig zu erfassen, jedoch stand das Support-Team von Docusnap jederzeit beratend zur Seite. "Die Zusammenarbeit mit dem Docusnap-Support war durchweg positiv. Probleme wurden schnell erkannt und oft sogar mit Zwischenreleases gelöst. Die Anpassung von Reports wurde effizient umgesetzt,“, hebt er hervor. Heute wird die Software an 14 internationalen Standorten eingesetzt. Die zentrale Datenbank und der Server befinden sich in Graz, während sowohl die deutsche als auch die englische Version der Software in den Niederlassungen zum Einsatz kommen.

Mehrwert durch zentrale Struktur und Effizienzsteigerung

Bislang konnten mit Docusnap mehr als 110 ICT-Systeme auditkonform dokumentiert werden. Die zentrale Verwaltung der Dokumentation, die zuvor in verschiedenen Systemen fragmentiert war, erleichtert besonders interne Abläufe und Audits. „Dank Docusnap konnten wir schnell und umfassend alle geforderten Dokumente bereitstellen. Das hat uns Zeit und Aufwand gespart" berichtet Joham. Auch in den Tochtergesellschaften wurde die neue Struktur positiv aufgenommen. „Die einheitliche Darstellung und die Zeitersparnis bei der Dokumentation wurden von den IT-Kollegen besonders hervorgehoben,“ so Joham.

Zentralisierung und Compliance

Mit Docusnap konnte GRAWE die IT-Dokumentation konsolidieren.  Es ermöglicht eine zentrale Verwaltung, die DORA-konforme Dokumentation und Audit-Compliance für alle internationalen Standorte. Die Software bietet eine praxisnahe Lösung zur Dokumentation komplexer IT-Landschaften und unterstützt einheitliche Abläufe, auch im internationalen Kontext.

  • Dank Docusnap konnten wir schnell und umfassend alle geforderten Dokumente bereitstellen. Das hat uns Zeit und Aufwand gespart und unsere Compliance gestärkt.

    — Johann Joham, IT Administrator

Bisher hatten wir keine einheitliche Dokumentation. Die Anforderungen an die IT-Dokumentation wurden immer umfangreicher, und es fehlte uns ein Tool, das diese zentralisiert und automatisiert umsetzen konnte.

Johann Joham

IT Administrator

Kundenfallstudie

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