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Wir übernehmen eine vorhandene Tabelle in den Bestand: Zieltypen festlegen, Spalten ausrichten, Zeilen einfügen, Ergebnis prüfen, speichern. Am Ende sind die Geräte Assets mit Typ, Organisation und Standort. Voraussetzung: eine Tabellenkalkulation oder eine CSV-Datei mit den Geräten.

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Ausgangslage

Die Docusnap Sports GmbH hat den ersten Scan abgeschlossen. Server und Arbeitsplätze stehen im Bestand. Geräte ohne Netzwerkanschluss, Zubehör und Werkstattausstattung führt die IT in einer Excel-Tabelle. Diese Tabelle übernehmen wir.

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1. Zieltypen festlegen

Der Import ordnet den Typ über seinen Namen zu. Er legt keinen Typ an.
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Vorhandene Typen prüfen

Unter Einstellungen › Datenmodell › Typen und Felder stehen die Typen des Mandanten. Für jede Geräteart der Tabelle brauchen wir einen Typ. Fehlt einer, legen wir ihn dort an.
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Liste wählen

Wir öffnen unter Assets die Liste, in die die Geräte gehören, und wählen Asset. Die Typauswahl des Dialogs ist auf die Typen dieser Liste beschränkt.
Die Typnamen in der Tabelle müssen in der Sprache der Oberfläche stehen. Groß- und Kleinschreibung ist unerheblich, die Sprache nicht. Eine englisch beschriftete Tabelle findet bei deutscher Oberfläche keinen Typ.

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2. Tabelle ausrichten

Der Dialog erwartet vier Spalten in dieser Reihenfolge: Name, Typ, Organisation, Standort. Name und Typ sind Pflicht.
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Spalten ordnen

Wir bringen die Spalten in diese Reihenfolge und entfernen alle anderen. Weitere Angaben — Seriennummer, Anschaffungsdatum — tragen wir nach dem Import über die Massenbearbeitung nach.
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Organisation und Standort prüfen

Beide werden über ihren Namen zugeordnet. Wir schreiben sie so, wie sie unter Organisation und in der Standortstruktur stehen. Abweichende Namen bleiben leer.
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Kopfzeile behalten

Eine erste Zeile mit den Wörtern Name, Typ, Organisation oder Standort wird als Kopfzeile erkannt und übersprungen.

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3. Zeilen einfügen

Im Dialog stellen wir den Umschalter von Einzeln auf Mehrere. Zwei Wege: Wir arbeiten aus Excel: Spalten markieren, Strg+V in das Einfügefeld. Die Tabelle im Dialog wird gefüllt.
CSV importieren liest Textdateien. Eine XLSX-Datei wird nicht angenommen; sie wird vorher als CSV gespeichert.

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4. Ergebnis prüfen

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Meldung lesen

Die Meldung nennt die Zahl der übernommenen Zeilen und die Zahl der Zeilen ohne erkannten Typ.
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Typspalte prüfen

Eine Zeile ohne Typ wird nicht gespeichert. Wir tragen den Typ nach oder entfernen die Zeile.
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Dubletten prüfen

Markiert werden Zeilen, deren Name und Typ im Bestand oder in der Tabelle bereits vorkommen. Sie blockieren das Speichern nicht.
Ein Dublettenhinweis ist keine Sperre. Zwei Assets mit gleichem Namen und Typ sind zulässig — zum Beispiel derselbe Gerätename an zwei Standorten. Prüfen Sie jede markierte Zeile, bevor Sie speichern.

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5. Speichern

Erstellen ist gesperrt, solange in einer Zeile Name oder Typ fehlt. Nach dem Speichern nennt die Meldung die Zahl der erstellten Assets und die Zahl der fehlgeschlagenen Zeilen.
Angaben, die in der Tabelle keinen Platz hatten — Seriennummer, Anschaffungsdatum, Verantwortlicher — setzen wir jetzt: die neuen Zeilen in der Liste auswählen, Einträge bearbeiten, Werte für alle gemeinsam setzen.

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Weiterführend

Die Geräte stehen im Bestand. Ihre Bedeutung für das Unternehmen entsteht über die Organisationsebene: Organisation und Schutzbedarf. Der Dialog im Einzelnen: Assets anlegen.