Dokumente – Grundlagen

Im Bereich Docs erstellen Sie Dokumente, schreiben ihren Inhalt und exportieren sie. Ein Dokument entsteht immer von Hand, über die Schaltfläche Dokument. Ob es dabei einen Überprüfungszyklus mit Rollen und Freigabe durchläuft, entscheiden Sie beim Erstellen; das lässt sich später nicht mehr ändern.

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Dokument und Gelenktes Dokument

Ein ungelenktes Dokument kennt keine Freigaben. Gelenkte Dokumente sind ab Business enthalten.

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Typ

Ein Dokument trägt einen Typ: Richtlinie, Prozess, Arbeitsanweisung, Plan, Handbuch, Formular oder Sonstiges. Bei einem gelenkten Dokument ist der Typ Pflicht, bei einem ungelenkten optional.

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Status

Ein gelenktes Dokument trägt einen Status mit vier Werten: Ein ungelenktes Dokument trägt keinen Status. Die Dokument-Liste zeigt in der Spalte Status dann einen Gedankenstrich.

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Verantwortlicher und Freigeber

Ein gelenktes Dokument trägt zwei Rollen: Verantwortlicher und Freigeber. Beide werden im Tab Eigenschaften gesetzt. Das darf jeder, der im Bereich Docs schreiben darf, unabhängig von der eigenen Rolle am Dokument. Ob ein Freigeber Pflicht ist, hängt von der Einstellung Strikter Modus ab. Ist sie ausgeschaltet, genügt ein gesetzter Verantwortlicher, und beide Rollen dürfen dieselbe Person sein; im Strikten Modus ist ein Freigeber Pflicht und muss eine andere Person sein als der Verantwortliche. Ebenfalls nur im Strikten Modus darf ausschließlich der Verantwortliche den Inhalt bearbeiten.

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Freigabe und Version

Freigegeben wird immer eine bestimmte Fassung. Sie trägt eine Versionsnummer, Datum und Person der Freigabe sowie den Änderungsgrund des Antrags; ein Signiertes PDF lässt sich dazu herunterladen, sobald der Export fertig ist.

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Nachweis für Maßnahmen und Risiken

Ein Dokument kann an Maßnahmen und Risiken hängen. Die Maßnahme verlangt einen Nachweis, das Dokument liefert ihn, und die Freigabe belegt, dass er besteht. Die Beziehung entsteht im Tab Übersicht des Dokuments: Mit Verknüpfen hängen Sie eine bestehende Maßnahme oder ein bestehendes Risiko an, mit Maßnahme und Risiko legen Sie einen neuen Eintrag an, und Docusnap365 verknüpft ihn mit dem Dokument. Verknüpfen setzt das Schreibrecht im Bereich Docs voraus, Maßnahme und Risiko das Schreibrecht im ISMS. Was eine Maßnahme oder ein Risiko fachlich ist, steht im ISMS — hier zählt nur, dass ein Dokument daran hängt.

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Grenzen

Die Entscheidung für ein gelenktes Dokument gilt für die gesamte Lebensdauer des Dokuments. Ein späteres Ein- oder Ausschalten der Dokumentenlenkung gibt es nicht — entscheiden Sie beim Erstellen.

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Weiterführend

Dokument erstellen beschreibt den Dialog mit den Pflichtangaben, Inhalte einfügen das Schreiben der Kapitel. Freigabeablauf und Historie stehen unter Dokumentenlenkung und Historie; ein durchgängiges Beispiel dazu ist das Tutorial Ein Dokument freigeben. Wie eine Detailseite allgemein aufgebaut ist, beschreibt Assets – Grundlagen.