Dokumente – Grundlagen

Im Bereich Docs erstellen Sie Dokumente, schreiben ihren Inhalt und exportieren sie. Ein Dokument entsteht immer von Hand. Ob es einen Freigabeablauf mit Rollen, Versionen und Überprüfungszyklus durchläuft, entscheiden Sie beim Erstellen.

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Dokument und Gelenktes Dokument

Ein Dokument schreiben, ändern und exportieren Sie ohne Freigabe. Es trägt keinen Status, und jede Änderung gilt sofort. Seine Detailseite hat die Tabs Übersicht, Inhalt, Eigenschaften und Beziehungen. Ein Gelenktes Dokument durchläuft einen Freigabeablauf: Ein Verantwortlicher stellt eine Fassung zur Freigabe, ein Freigeber entscheidet, und die freigegebene Fassung gilt mit Versionsnummer. Ein Überprüfungszyklus zeigt an, wann sie erneut zu prüfen ist. Diese Form passt für Inhalte, deren gültige Fassung belegt sein muss. Zusätzlich hat die Detailseite die Tabs Dokumentenlenkung und Historie, beschrieben unter Dokumentenlenkung. Gelenkte Dokumente sind ab Business enthalten. Die Entscheidung treffen Sie mit dem Schalter Gelenktes Dokument im Dialog Dokument erstellen.

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Listen

Das Menü des Bereichs Docs führt drei Listen: Alle Dokumente zeigt jedes Dokument, unter Typen zeigt Gelenkte Dokumente nur gelenkte und Dokumente nur ungelenkte. Der Titel öffnet das Dokument als eigenen Tab. Dokument rechts neben den Tabs öffnet den Dialog Dokument erstellen. Suchen, Filtern und Mehrfachauswahl arbeiten wie in jeder Liste, siehe Listen und Filter; markierte Dokumente löschen Sie als Mehrfachaktion.

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Typ

Ein Dokument trägt einen Typ: Richtlinie, Prozess, Arbeitsanweisung, Plan oder Dokumentation. Bei einem gelenkten Dokument ist der Typ Pflicht, bei einem ungelenkten optional.

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Status

Ein gelenktes Dokument trägt einen Status mit vier Werten: Ein ungelenktes Dokument trägt keinen Status; die Dokument-Liste zeigt in der Spalte Status einen Gedankenstrich.

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Verantwortlicher und Freigeber

Ein gelenktes Dokument trägt zwei Rollen: Wer als Verantwortlicher eingetragen ist, führt das Dokument und stellt es zur Freigabe; wer als Freigeber eingetragen ist, entscheidet über die Freigabe. Im strikten Modus müssen beide verschiedene Personen sein, und nur der Verantwortliche bearbeitet den Inhalt. Beide Rollen setzen Sie unter Eigenschaften.

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Freigabe und Version

Freigegeben wird immer eine bestimmte Fassung. Sie trägt eine Versionsnummer, Datum und Person der Freigabe sowie den Änderungsgrund des Antrags. Der Tab Übersicht zeigt sie als Gültige Version; ein Signiertes PDF lässt sich dort herunterladen, sobald der Export fertig ist.

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Nachweis für Maßnahmen und Risiken

Ein Dokument kann an Maßnahmen und Risiken hängen. Die Maßnahme verlangt einen Nachweis, das Dokument liefert ihn, und die Freigabe belegt, dass er besteht. Die Beziehung entsteht im Tab Übersicht des Dokuments: Mit Verknüpfen hängen Sie eine bestehende Maßnahme oder ein bestehendes Risiko an, mit Maßnahme und Risiko legen Sie einen neuen Eintrag an, und Docusnap365 verknüpft ihn mit dem Dokument. Beziehung löschen löst die Beziehung, auch für mehrere markierte Zeilen. Verknüpfen setzt das Schreibrecht im Bereich Docs voraus, Maßnahme und Risiko das Schreibrecht im ISMS. Was eine Maßnahme oder ein Risiko fachlich ist, beschreibt Risikomanagement – Grundlagen.

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Grenzen

Ein späteres Ein- oder Ausschalten der Dokumentenlenkung gibt es nicht – entscheiden Sie beim Erstellen.

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Weiterführend

Dokument erstellen beschreibt den Dialog, Inhalt das Anlegen und Schreiben der Kapitel und Eigenschaften die Rollen. Freigabeablauf und Fassungen stehen unter Dokumentenlenkung und Historie; ein durchgängiges Beispiel ist das Tutorial Ein Dokument freigeben.