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Der Tab Dokumentenlenkung führt den Freigabeablauf eines gelenkten Dokuments: wer beantragt, wer entscheidet, mit welcher Begründung — und wann die nächste Überprüfung fällig wird. Einem ungelenkten Dokument fehlt der Tab, ebenso wie der Tab Historie.
Gelenkte Dokumente sind ab Business enthalten. In der Edition Pro zeigen die Liste Gelenkte Dokumente und jedes gelenkte Dokument nur den Hinweis In dieser Edition nicht enthalten. Das gilt auch für gelenkte Dokumente, die vor einem Wechsel auf Pro entstanden sind.
Ob der Ablauf ein Vier-Augen-Prinzip erzwingt, legt die mandantenweite Einstellung Strikter Modus unter Dokumente-Einstellungen fest. Am einzelnen Dokument lässt sie sich nicht mitgeben.

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Der Ablauf

Entwurf → In Prüfung → Freigegeben → Archiviert Ein Fortschrittsband zeigt die vier Schritte mit Datum. Nach einer Ablehnung oder einem Rückzug steht das Dokument wieder auf Entwurf, und die beiden mittleren Schritte verlieren ihr Datum — der abgeschlossene Anlauf bleibt in der Historie erhalten.

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Freigabe anfordern

Aus Entwurf heraus füllen Sie drei Angaben:
Ohne Änderungsgrund bleibt Freigabe anfordern gesperrt. Über Änderungen anzeigen sehen Sie vor dem Absenden, was sich seit der letzten Fassung geändert hat — dieselbe Ansicht wie in der Historie.
Ein Antrag geht nur aus Entwurf heraus; aus Freigegeben heraus stellen Sie keinen Antrag auf eine unveränderte neue Fassung. Brauchen Sie eine neue Fassung ohne inhaltliche Änderung, nutzen Sie Überprüfung verlängern weiter unten — für eine inhaltliche Änderung bearbeiten Sie den Inhalt, was das Dokument ohnehin auf Entwurf zurückstuft.

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Im strikten Modus

Mit striktem Modus verlangt die Oberfläche alle drei Bedingungen zugleich:
  1. Sie sind als Verantwortlicher eingetragen.
  2. Ein Freigeber ist gesetzt.
  3. Freigeber und Verantwortlicher sind verschiedene Personen.
Fehlt eine der drei Bedingungen, erscheint der Antrag gar nicht erst — keine gesperrte Schaltfläche, kein Hinweis. Prüfen Sie in diesem Fall zuerst die Rollen im Tab Eigenschaften.

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Berechtigungen je Modus

Alle Aktionen dieses Tabs setzen zusätzlich voraus, dass Sie im Bereich Docs schreiben dürfen. Ohne dieses Recht fehlen die Schaltflächen ganz, und die Felder Änderungsgrund, Kommentar und Begründung bleiben gesperrt. Die beiden Rollen selbst — Verantwortlicher und Freigeber — setzen Sie im Tab Eigenschaften. Dort greifen auch die Prüfungen dazu:
Besetzen Freigeber und Verantwortlicher dieselbe Person, meldet die Anwendung das sofort. Fehlende Angaben dagegen erst bei einem Speicherversuch.
Ist die Person in der Rolle Verantwortlicher oder Freigeber nicht mehr zuweisbar, etwa weil ihr Konto deaktiviert wurde, zeigt der Tab Eigenschaften das Feld im Bearbeitungsmodus leer. Die Prüfungen behandeln es dann als nicht gesetzt, und das nächste Speichern leert den Wert. Zur Auswahl stehen nur aktive Benutzer.

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Kein Freigeber, kein Weg

Ein gelenktes Dokument im strikten Modus ohne Freigeber ist eine Sackgasse: Einreichen ist gesperrt, und entscheiden darf niemand. Läuft bereits ein Antrag ohne Freigeber, führt der einzige Ausweg über den Verantwortlichen: Antrag zurückziehen, im Tab Eigenschaften einen Freigeber setzen, erneut einreichen.

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Wer entscheiden darf

Ohne strikten Modus darf jeder entscheiden, auch der Antragsteller selbst. Mit striktem Modus gilt das Vier-Augen-Prinzip: Nur der eingetragene Freigeber entscheidet, und er darf nicht zugleich der Verantwortliche sein — diese zweite Regel wird schon beim Setzen der Rollen im Tab Eigenschaften geprüft.

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Entscheiden

Der Freigeber sieht die Angaben des Antrags und zwei Schaltflächen: Die Freigabe begründet sich durch den Antrag; eine Ablehnung braucht einen eigenen Grund, damit in der Historie keine Ablehnung ohne Anlass steht.

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Zurückziehen

Der Antragsteller zieht seinen eigenen Antrag mit Anforderung zurückziehen zurück — das Gegenstück zur Ablehnung. Im strikten Modus darf das nur der Verantwortliche, ohne ihn jeder. Das Zurückziehen setzt das Dokument zurück auf Entwurf und ist damit auch der Weg, ein feststeckendes In Prüfung für den Inhalt wieder zu öffnen.

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Der Überprüfungszyklus

Aus dem Überprüfungsintervall und der letzten Freigabe ergibt sich der nächste Prüftermin. Ein Hinweis über dem Ablaufband eskaliert, je näher der Termin rückt:
Der Hinweis gilt nur für freigegebene Dokumente — ein Entwurf hat keine gültige Fassung, die ablaufen könnte.
Überprüfung verlängern setzt voraus, dass das Dokument freigegeben ist; im strikten Modus darf nur der eingetragene Freigeber verlängern. Die Verlängerungsdauer und das Fenster, ab dem sich verlängern lässt, legt Ihr Mandant in den globalen Einstellungen fest — ohne eigene Angabe gelten zwei Monate Vorlauf und zwölf Monate Verlängerung.

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Archivieren

Archivieren steht bei einem gelenkten Dokument nur im Status Freigegeben zur Verfügung. Die Schaltfläche sitzt auf dem letzten Schritt des Ablaufbands, an der Stelle, an der sonst Archiviert steht; ist das Dokument archiviert, nimmt Archivierung aufheben daneben den Schritt zurück.
Ein ungelenktes Dokument lässt sich über die Oberfläche nicht archivieren. Aus dem Verkehr ziehen können Sie es nur über Löschen im Kopf der Detailseite; aus dem Papierkorb lässt es sich wiederherstellen.

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Wenn eine Aktion zu spät kommt

Hat sich der Status zwischenzeitlich anderswo geändert — jemand hat archiviert, eingereicht oder entschieden —, lehnt die Anwendung Ihre Aktion ab, meldet das und lädt die Ansicht still nach.

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Die Seitenleiste

Dieselben drei Blöcke wie im Tab Übersicht: Dokumentinformationen, Verantwortlichkeiten und Überprüfungszyklus. Am Fuß des Tabs steht zusätzlich dieselbe Versionsliste wie in der Historie — so sehen Sie beim Entscheiden ohne Tabwechsel, was bisher freigegeben wurde.

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Weiterführend

Freigegebene Fassungen und abgelehnte Anläufe nachschlagen: Historie.