In der heutigen digitalisierten Welt ist das Management der IT-Infrastruktur eine zentrale Herausforderung für Unternehmen jeder Größe. Docusnap ist hierbei die führende Softwarelösung und bietet eine umfassende Unterstützung. Von der automatischen Inventarisierung über detaillierte Dokumentationen bis hin zur Berechtigungsanalyse, Docusnap deckt alle Aspekte des IT-Managements ab und erleichtert somit die tägliche Arbeit von IT-Profis. In diesem Artikel werfen wir einen detaillierten Blick auf die Funktionsweise, die Vorteile und die Einsatzmöglichkeiten von Docusnap. Wir gehen darauf ein, was Docusnap ist, wie es funktioniert und wie Unternehmen es effektiv für ihre IT-Struktur nutzen können. Egal, ob Sie vor dem Kauf stehen, mit Docusnap starten oder als Profi Ihre Kenntnisse vertiefen möchten – dieser Leitfaden bietet wertvolle Einblicke und Tipps, um das Beste aus Docusnap herauszuholen.
Vor dem Kauf
Was ist Docusnap und wofür wird es verwendet?
Docusnap ist die führende Softwarelösung zur IT-Dokumentation und Inventarisierung. Es ermöglicht Unternehmen, ihre IT-Infrastruktur effizient zu verwalten, indem es einen detaillierten Überblick über alle IT-Komponenten bietet.
Welche Funktionen bietet Docusnap?
Docusnap zeichnet sich durch seine Vielzahl an Funktionen aus, darunter automatische Netzwerkinventarisierung, IT-Dokumentation, Berechtigungsanalyse und Lizenzmanagement.
Wie funktioniert die automatische Inventarisierung in Docusnap?
Die automatische Inventarisierung in Docusnap erfolgt durch die Erkennung und Katalogisierung aller Netzwerkgeräte und Softwareanwendungen innerhalb eines Unternehmensnetzwerks. Durch die Verwendung von Standardschnittstellen, wie zum Beispiel WMI, ist die automatische Inventarisierung komplett ohne Installation von Agenten auf den Endgeräten möglich.
Welche Arten von Berichten und Dokumentationen kann Docusnap erstellen?
Docusnap kann eine Vielzahl von Berichten und Dokumentationen erstellen. Ab Werk sind bereits über 200 Standard-Berichte, -Pläne und -Auswertungen inkludiert; darunter Netzwerkpläne, Lizenzberichte und Compliance-Dokumente.
Ist Docusnap kompatibel mit anderen IT-Management-Tools?
Ja, Docusnap bietet umfangreiche Kompatibilität mit anderen IT-Management-Tools, was eine nahtlose Integration in bestehende IT-Infrastrukturen ermöglicht und eine hervorragende Datenbasis für zum Beispiel Helpdesk-Systeme bietet.
Kann Docusnap an spezifische Unternehmensbedürfnisse angepasst werden?
Docusnap bietet flexible Anpassungsoptionen, um spezifische Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Unternehmen zu erfüllen. Mit Hilfe intuitiver Assistenten können sehr einfach eigene Berichte, Auswertungen und Diagramme erstellt werden, die dann ebenfalls automatische Updates erhalten. Außerdem können alle Berichte, Pläne und Auswertungen an das Corporate Design angepasst werden.
Wie gestaltet sich der Support und die technische Unterstützung für Docusnap?
Docusnap bietet einen umfassenden technischen Support. Dieser wird vom Unternehmen selbst in Deutschland betrieben und sowohl telefonisch wie auch per E-Mail oder Chat erreichbar. Darüber hinaus verfügt Docusnap über einen reichen Online-Fundus an hilfreichen Dokumenten und Video-Tutorials.
Gibt es Schulungen oder Ressourcen, um Docusnap effektiv zu nutzen?
Ja, Docusnap bietet einen Vielzahl an Trainings an, sowohl online als auch vor Ort. Zudem werden regelmäßig kostenlose, einstündige Webinare zu verschiedenen Themengebieten rund um Docusnap abgehalten.
Gibt es eine kostenlose Testversion von Docusnap?
Ja, Docusnap kann 30 Tage kostenlos und unverbindlich in vollem Funktionsumfang getestet werden. Hier geht es zur Download-Seite.
Was sind die Kosten für Docusnap?
Die Kosten für Docusnap variieren je nach Lizenzmodell und Unternehmensgröße. Es gibt sowohl einmalige Kauf- als auch Abonnementoptionen. Details können dem Konfigurator auf der Webseite entnommen werden.
Erste Schritte
Installation und Konfiguration von Docusnap
Die Installation und Konfiguration von Docusnap ist ein einfacher Prozess, der es Unternehmen ermöglicht, schnell mit der Inventarisierung ihrer IT-Ressourcen zu beginnen. Zur Begleitung stehen sowohl ein spezielles HowTo wie auch ein Video-Tutorial zur Verfügung.
Aller Anfang ist schwer
Um Ihnen den Einstieg in die IT-Dokumentation mit Docusnap so einfach wie möglich zu gestalten, gibt es darüber hinaus auch ein ausführliches Video-Tutorial. Dieses gibt Ihnen eine praxisnahe Anleitung, wie Sie am besten mit Docusnap starten.
Inventarisierung einrichten
Die Einrichtung der Inventarisierung in Docusnap ist ein zentraler Schritt, um einen vollständigen Überblick über alle IT-Ressourcen zu erhalten. Einmal eingerichtet inventarisiert die Software Ihr IT-Netzwerk anschließend komplett selbständig und wiederkehrend. Ein Video-Tutorial erklärt Ihnen hierbei die wichtigsten Punkte. Zudem finden Sie in der Knowledge Base mehrere HowTo-Dokumente, die die verschiedenen Inventarisierungs-Bereiche ausführlich beschreiben.
Dokumentationen erstellen
Docusnap ermöglicht das Erstellen von detaillierten Dokumentationen und Berichten, die für das IT-Management und Compliance-Zwecke wesentlich sind. Ab Werk sind bereits über 200 Standard-Berichte, -Pläne und -Auswertungen inkludiert. Wie diese erstellt, gepflegt und angepasst werden können, erklärt Ihnen ein Experte in diesem Video-Tutorial. Sie können es aber auch jederzeit in zahlreichen HowTos in der Knowledge Base nachlesen.
Berechtigungen analysieren
Die Berechtigungsanalyse ist ein wichtiges Feature von Docusnap, das die Sicherheit und Verwaltung von Benutzerzugriffen und -rechten erleichtert. Die Software erstellt automatisiert Berechtigungsanalysen für die Bereiche Windows Dateisystem, Microsoft Exchange und Microsoft SharePoint. Direkte Rechte und Vererbungen können auf diese Weise schnell und einfach ermittelt werden. Ein Video-Tutorial sowie ein HowTo zeigen die Funktionen im Detail.
Lizenzmanagement Grundlagen
Eines der herausragenden Merkmale von Docusnap ist das effiziente Lizenzmanagement. Diese Funktion ermöglicht es Unternehmen, ihre Softwarelizenzen zu dokumentieren, zu verwalten und zu optimieren. Durch die genaue Erfassung aller installierten Softwareprodukte und der zugehörigen Lizenzen hilft Docusnap dabei, Compliance-Risiken zu minimieren. Es identifiziert ungenutzte oder überlizenzierte Software, wodurch Kosten eingespart und Investitionen optimiert werden können. In diesem HowTo sowie in diesem Video-Tutorial erhalten Sie detaillierte Informationen zum Lizenzmanagement mit Docusnap.
Lösungsvorschläge zu Problemen bei der Inventarisierung
Wie bei jeder Software kann es auch beim Einsatz der Dokumentationssoftware Docusnap immer wieder einmal zu Fehlermeldungen kommen. Diese treten vor allem beim Inventarisieren der IT-Systeme im Netzwerk auf. Einmal richtig konfiguriert, werden nur noch wenige Eingriffe beim Einsatz von Docusnap notwendig sein. Um Ihnen bei bekannten Problemen bei der Inventarisierung eine schnelle Hilfe zu ermöglichen, stehen für Docusnap einige praktische Tipps und Anleitungen gebündelt in einem HowTo bereit.
Profi-Tipps
Lassen Sie sich von Docusnap benachrichtigen
Docusnap bietet Benachrichtigungsfunktionen, die es IT-Administratoren ermöglichen, über wichtige Änderungen und Updates informiert zu bleiben. Wenn Sie in Docusnap Wartungsverträge, Erinnerungen oder Lizenzen hinterlegt haben, können Sie sich beispielsweise über Ablauf- oder Fälligkeitstermine informieren lassen. Im Zusammenspiel mit dem Docusnap Server können Sie entsprechende Aufgaben erstellen. Wie das geht, darüber informiert Sie dieses How To.
Physikalische Infrastruktur dokumentieren
Ergänzen Sie Ihre IT-Dokumentation um die passiven Komponenten der physikalischen Infrastruktur, um einen ganzheitlichen Überblick über Ihr IT-Netzwerk zu erhalten. Sehen Sie in der Video-Reihe „IT-Dokumentation der Physikalischen Infrastruktur“, wie Sie Standorte, Racks, Patchpanel etc. in Docusnap bequem und einfach per Editor pflegen und anschließend eine originalgetreue Darstellung erhalten. Wenn Sie es lieber nachlesen möchten, finden Sie in der Knowledge Base auch ein ausführliches HowTo.
Inventarisierung mit Docusnap Skript
Linux und Windows basierte Rechner können neben der Online-Inventarisierung über das Netzwerk auch per Skript inventarisiert werden. Dies ist vor allem dann interessant, wenn ein System gar nicht oder nur sporadisch mit Ihrem Netzwerk verbunden ist. Über den richtigen Einsatz und die vielen Möglichkeiten der Anwendung dieser Inventarisierungsskripte informieren die folgenden drei HowTos:
- Skriptbasierte Windows-Inventarisierung
- Skriptbasierte Linux-Inventarisierung
- Massenimport von Skriptdateien
Daten exportieren und importieren
Docusnap ermöglicht das einfache Exportieren und Importieren von Daten, was die Integration und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen erleichtert. In der Video-Reihe „Docusnap Connect“ sowie im passenden HowTo werden die Funktionalität von Docusnap Connect und der Datenimport über CSV-Dateien erläutert. Mit Docusnap Connect können Daten aus der Docusnap Datenbank exportiert werden. Diese können dann in andere Softwarelösungen importiert werden, beispielsweise Helpdesk Systeme. Sie müssen Ihr Netzwerk dann nicht mehrfach scannen und somit unnötig belasten. Der Datenimport kann beispielsweise verwendet werden, um Inventardaten von Smartphones oder Tablets zu importieren. Die Daten können in einer Excel-Datei vorbereitet und müssen nicht händisch einzeln in Docusnap angelegt werden.
