Das Wichtigste in Kürze:
Besonders in Verbindung mit Microsoft 365 ist SharePoint ein leistungsfähiges Werkzeug für moderne Arbeitsumgebungen.
Das erleichtert nicht nur Audits und Zertifizierungen, sondern sorgt für dauerhafte Transparenz und Sicherheit im IT-Betrieb.
In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist effiziente Zusammenarbeit essenziell. Microsoft SharePoint, eine Plattform zur Dokumentenverwaltung und Teamarbeit, hat sich genau hierfür etabliert. Doch was ist SharePoint, und warum sollten Unternehmen auf diese Lösung setzen? In diesem Beitrag beantworten wir zentrale Fragen, beleuchten Unterschiede zu OneDrive und zeigen, wie SharePoint in der IT-Dokumentation gewinnbringend eingesetzt werden kann.
Was ist SharePoint?
SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte Plattform, die Unternehmen bei der Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung und Organisation von Informationen unterstützt. Die Anwendung ermöglicht es Teams, Inhalte zentral zu speichern, gemeinsam daran zu arbeiten und interne Workflows zu automatisieren.
Unterschiedliche Versionen – wie SharePoint Online (die Cloud-Variante über Microsoft 365) und SharePoint Server (die lokale, On-Premises-Lösung) – bieten Unternehmen flexible Möglichkeiten, SharePoint ihren Anforderungen entsprechend zu nutzen.
➡️ Einblicke in die lokale Variante von SharePoint und ihre Vorteile erhalten Sie in folgendem Blogartikel: SharePoint Server - Die lokale Microsoft-Lösung
Was ist Microsoft SharePoint Online?
Microsoft SharePoint Online ist die cloudbasierte Variante von SharePoint und Bestandteil von Microsoft 365. Im Gegensatz zur lokal installierten SharePoint Server-Version wird SharePoint Online direkt von Microsoft in der Cloud betrieben. Unternehmen müssen sich somit nicht um Serverbetrieb, Wartung oder Updates kümmern.
Mit SharePoint Online können Teams:
- Websites und Arbeitsbereiche in wenigen Minuten erstellen,
- gemeinsam und ortsunabhängig an Dokumenten arbeiten,
- Dateien über OneDrive synchronisieren und teilen,
- die Integration mit Microsoft Teams und Power Automate nutzen.
Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen ist SharePoint Online eine kosteneffiziente Möglichkeit, moderne Zusammenarbeitstechnologien zu nutzen – skalierbar, sicher und ohne eigenen Infrastrukturaufwand.
Hauptfunktionen und Vorteile von Microsoft SharePoint
MS SharePoint überzeugt durch zahlreiche Funktionen, die den IT-Alltag vereinfachen und Teams effizienter arbeiten lassen:
- Dokumentenmanagement: Gemeinsames Bearbeiten, Versionierung und strukturierte Ablage von Dateien.
- Intranet- und Kommunikationsportale: Erstellen Sie interne Websites zur Verteilung von News, Richtlinien oder Unternehmensinformationen.
- Workflows und Automatisierung: Prozesse wie Freigaben oder Benachrichtigungen lassen sich automatisieren.
- Zugriffs- und Rechteverwaltung: Detaillierte Kontrolle darüber, wer auf welche Inhalte zugreifen darf.
- Integration mit Microsoft 365: Nahtlose Verbindung mit Outlook, Teams, OneDrive und anderen Microsoft-Diensten.
Wozu sollten Unternehmen SharePoint nutzen?
Gerade in Zeiten hybrider Arbeit profitieren Unternehmen von einem zentralen Ort zur Verwaltung ihrer Daten und Kommunikation. SharePoint bietet:
- Zentralisierung von Informationen
- Bessere Zusammenarbeit zwischen Teams
- Sichere, strukturierte Datenhaltung
- Effiziente IT-Dokumentation und Verwaltung von IT-Ressourcen
Ein anschauliches Beispiel aus der Praxis: Ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Standorten nutzt SharePoint Online, um technische Betriebsdokumentationen, Richtlinien und IT-Handbücher bereichsübergreifend aktuell zu halten. Durch die Integration mit Microsoft Teams erfolgt die Pflege und Freigabe direkt aus der Arbeitsumgebung heraus – ohne Medienbruch.
IT-Dokumentation & SharePoint: Ein starkes Duo
Für viele IT-Abteilungen stellt sich früher oder später die Frage: Wie lassen sich gewachsene SharePoint-Strukturen effizient dokumentieren, analysieren und transparent darstellen? Genau hier kommt die Kombination aus Microsoft SharePoint und einer spezialisierten Lösung wie Docusnap ins Spiel.
Mit dem speziell entwickelten Inventarisierungsmodul für SharePoint kann Docusnap Ihre SharePoint-Umgebung automatisiert erfassen – sprich: SharePoint auslesen. Das bedeutet, dass nicht nur Inhalte wie Websites, Bibliotheken, Listen und Unterseiten identifiziert werden, sondern auch Informationen über Benutzerberechtigungen, Gruppen, Strukturen und die Verknüpfung zu anderen IT-Systemen systematisch dokumentiert werden.
Diese automatisierte Analyse schafft eine vollständige, aktuelle und nachvollziehbare SharePoint IT-Dokumentation, die jederzeit per Mausklick abrufbar ist. Besonders in regulierten Umgebungen, bei ISO-Zertifizierungen oder Sicherheitsprüfungen liefert diese Transparenz einen entscheidenden Vorteil.
Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Unternehmen mit mehreren hundert SharePoint-Seiten nutzt Docusnap, um regelmäßig die Berechtigungsstrukturen in SharePoint Online zu prüfen. Dabei werden automatisiert alle Benutzer, Gruppen und Zugriffspfade dokumentiert – inklusive historischer Vergleichsmöglichkeiten. So lassen sich Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen und Sicherheitsrisiken minimieren.
🔍 Mehr zur Integration von SharePoint in die IT-Dokumentation erfahren Sie hier:
Microsoft SharePoint Inventarisierung mit Docusnap
Was ist der Unterschied zwischen SharePoint und OneDrive?
SharePoint und OneDrive stammen beide von Microsoft, verfolgen aber unterschiedliche Ziele:
Kurz gesagt: OneDrive ist Ihr persönlicher Cloud-Speicher, SharePoint die kollaborative Plattform für das gesamte Team oder Unternehmen.
Wie lange gibt es MS SharePoint noch?
SharePoint gibt es seit 2001 – und es wird voraussichtlich noch viele Jahre bestehen bleiben. Microsoft entwickelt insbesondere SharePoint Online kontinuierlich weiter. Im Zuge der Cloud-Strategie und Microsoft 365 ist SharePoint ein zentrales Element der Unternehmenskommunikation und -dokumentation. Die On-Premises-Variante (SharePoint Server) wird derzeit ebenfalls weiter gepflegt, hat jedoch einen anderen Lebenszyklus. Für Kunden mit besonderen Datenschutzanforderungen bleibt sie weiterhin relevant.
Fazit: Warum sich SharePoint lohnt
Microsoft SharePoint ist mehr als nur ein Dateispeicher. Es ist ein umfassendes System für Zusammenarbeit, Informationsaustausch und Prozessautomatisierung. Ob als SharePoint Online in der Cloud oder lokal als SharePoint Server: Die Plattform ist vielseitig, sicher und effizient – vor allem in Verbindung mit einer Lösung wie Docusnap, die das Auslesen von SharePoint automatisiert und dokumentiert.
Gerade im Bereich der IT-Dokumentation mit SharePoint lassen sich so Abläufe verschlanken und Risiken minimieren – ein echter Gewinn für jede IT-Abteilung.
Die nächsten Schritte:
Wenn Sie Ihre SharePoint-Umgebung strukturiert dokumentieren, auslesen und langfristig verwalten möchten, ist Docusnap die ideale Lösung. Mit dem SharePoint-Inventarisierungsmodul, der automatisierten IT-Dokumentation und der intuitiven Rechteanalyse behalten Sie jederzeit den Überblick – effizient, sicher und revisionsfähig.
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