Das Wichtigste in Kürze:
In zahlreichen Unternehmen ist der SharePoint Server ein zentrales Werkzeug für die Zusammenarbeit und Dokumentenverwaltung. Die Plattform von Microsoft hat sich über die Jahre zu einem vielseitigen und leistungsstarken System entwickelt, das weit über die reine Dateiablage hinausgeht.
Was ist ein SharePoint Server?
Der SharePoint Server ist eine lokal installierte Version der Microsoft-Plattform zur Zusammenarbeit, die eine Vielzahl von Funktionen für Organisationen bietet. Im Zentrum stehen die zentrale Dokumentenablage, die strukturierte Teamkommunikation und die Automatisierung geschäftskritischer Prozesse. Im Vergleich zur Cloud-basierten Variante SharePoint Online wird der Microsoft SharePoint Server auf eigenen Servern innerhalb des Unternehmensnetzwerks betrieben.
Diese On-Premises-Lösung erlaubt es Unternehmen, sensible Daten intern zu verwalten und individuelle Sicherheits- und Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Der SharePoint Server lässt sich dabei flexibel an bestehende Infrastrukturen anpassen und bietet umfassende Möglichkeiten zur Integration mit anderen Microsoft-Produkten und Drittanbieter-Tools.
Viele fragen sich: "Ist SharePoint ein Cloud-Dienst?" Die Antwort lautet: nicht zwingend. Während SharePoint Online Teil von Microsoft 365 ist, handelt es sich beim Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) um die On-Premises-Version, die Unternehmen auf eigenen Servern hosten können. Damit behalten IT-Abteilungen die volle Kontrolle über Daten und Konfigurationen – was besonders in regulierten Branchen ein Vorteil ist.
Wer kann auf den Microsoft SharePoint Server zugreifen?
Zugriffsrechte werden zentral vom IT-Team definiert. Nicht jeder Mitarbeiter kann automatisch auf alle Inhalte zugreifen. Vielmehr werden Rollen, Gruppen und Berechtigungen innerhalb des Servers fein granuliert vergeben. Diese Rechtevergabe ist komplex – umso wichtiger ist es, den SharePoint Server zu dokumentieren und die Berechtigungsstruktur nachvollziehbar abzubilden.
SharePoint Server inventarisieren, dokumentieren und auslesen
Ein großer Schmerzpunkt vieler IT-Verantwortlicher ist die mangelnde Transparenz innerhalb des SharePoint-Systems. Wer hat welche Berechtigungen? Welche Sites existieren? Welche Version wird eingesetzt? Diese Informationen müssen mühsam zusammengesucht werden.
Mit Docusnap können Sie den SharePoint Server inventarisieren, strukturierte Daten erfassen und automatisch Berichte generieren.
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Durch die automatisierte Erfassung ist es möglich, den Server SharePoint vollständig zu überblicken. Auch für Audits oder interne Sicherheitsprüfungen ist dies ein immenser Vorteil.
Funktionen und Vorteile des SharePoint Servers
- Dokumentenmanagement: Gemeinsames Arbeiten an Dateien, Versionierung, Check-In/Check-Out
- Workflows: Automatisierung von Freigabeprozessen und Benachrichtigungen
- Webportale: Eigene Sites für Abteilungen oder Projekte
- Integration: Anbindung an Microsoft Office, Outlook, Teams u.v.m.
- Zugriffskontrolle: Differenzierte Berechtigungsvergaben
Vorteile gegenüber SharePoint Online
- Vollständige Datenhoheit: Daten bleiben im eigenen Rechenzentrum – ideal für Unternehmen mit strengen Compliance-Vorgaben.
- Erweiterte Individualisierung: Anpassung von Code, Design und Funktionalität auf Serverebene möglich.
- Kein Abonnementmodell: Einmalige Lizenzkosten statt laufender Gebühren (abhängig vom Lizenztyp).
Nachteile gegenüber SharePoint Online
- Wartungsaufwand: IT-Abteilungen sind selbst für Patches, Updates und Verfügbarkeit verantwortlich.
- Höhere Einstiegshürde: Installation, Skalierung und Absicherung erfordern spezifisches Know-how.
- Kein direkter Zugriff auf Microsoft 365-Cloudfeatures: Funktionen wie Microsoft Loop, Viva oder KI-gestützte Services sind nur online verfügbar.
Docusnap unterstützt Sie dabei, all diese Funktionen zu erfassen, zu analysieren und sicher zu dokumentieren. So wird der SharePoint Server auslesen zum Kinderspiel.
Welche Lizenzen werden benötigt?
Für den Betrieb eines Microsoft SharePoint Servers sind folgende Lizenzen relevant:
- Serverlizenz: Für den Betrieb des Servers selbst
- Client Access Licenses (CALs): Für jeden Benutzer bzw. jedes Endgerät
Zusätzlich können Add-ons oder Enterprise-Features eigene Lizenzmodelle mitbringen. Hier empfiehlt sich ein genauer Blick in die Microsoft-Lizenzierungsrichtlinien.
Aktuelle Version
Microsoft entwickelt den SharePoint Server kontinuierlich weiter, um sowohl funktional als auch sicherheitstechnisch auf dem neuesten Stand zu bleiben. Die aktuellste Version von SharePoint Server ist die SharePoint Server Subscription Edition, auch bekannt als SharePoint Server 2022. Diese Version wird als Abonnement angeboten und ist der Nachfolger von SharePoint Server 2019.
Fazit: Mit Docusnap den Microsoft Office SharePoint Server im Griff
Ob SharePoint Server dokumentieren, auslesen oder inventarisieren: Docusnap bringt Struktur, Transparenz und Effizienz in Ihre IT-Landschaft. Gerade in großen Unternehmen mit komplexen Berechtigungskonzepten ist das unverzichtbar.
Nutzen Sie die Vorteile eines lokalen Microsoft SharePoint Servers und kombinieren Sie ihn mit der Intelligenz einer automatisierten IT-Dokumentation. Denn nur wer weiß, was im System passiert, kann nachhaltig sicher und effizient arbeiten.
Die nächsten Schritte:
Starten Sie mit der strukturierten Dokumentation Ihres SharePoint Servers – Docusnap bietet dafür leistungsstarke Module zur Inventarisierung, Auswertung und Visualisierung. Profitieren Sie von automatisierten Berichten, übersichtlichen Berechtigungskonzepten und vollständiger Transparenz.
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