IT-Dokumentation - Der Blog

Arbeitsplatzsysteme einfach automatisch inventarisieren

Fr, 11. Juni 2021

Die IT im Unternehmen lebt und wächst. Ständig ändern sich Gerätschaften, die ausfallsbedingt oder wegen der Alterung getauscht werden. Oder einfach, weil das Unternehmen größer wird und immer mehr Mitarbeiter beschäftigt. Mehr Mitarbeiter bedeutet eben auch mehr IT.

Die dafür nötigen Arbeitsplatzsysteme in Form von Computern (PC oder Notebooks) werden oft zu unterschiedlichen Zeitpunkten erworben und dem Benutzer zur Verfügung gestellt. Nicht immer passiert dabei aber eine manuelle Inventarisierung. Vor allem, wenn es schnell gehen muss, entstehen dabei oftmals Lücken. Oder es gibt noch überhaupt keine Aufzeichnung, außer der buchhalterischen Erfassung.

Schwierig wird es, wenn von Seiten der Geschäftsführung eine Auskunft oder für eine Jahresbudgetierung ein genauer Bestand mit Zusatzinformationen wie Alter, Betriebssystem, Patch-Stand und installierter Software benötigt wird. Manch ein Unternehmen hat es sich daher schon vor Jahresabschluss zur Aufgabe gemacht, die IT-Abteilung mit dem Projekt „alljährliche Inventarisierung“ zu belegen.

Viel Aufwand mit dem Tagesgeschäft

Dass bei einer manuellen Erfassung viele Daten meist fehlen oder natürlich auch der Fehlerteufel zuschlagen kann, liegt auf der Hand. Und das wiederum bedeutet, Ungereimtheiten bei der Sichtung der Daten zu erkennen und Unklarheiten zu beseitigen. Auch das bedeutet einen personellen und zeitlichen Mehraufwand und ist mit ein Grund, warum nicht ständig die Bestandsaufnahme durchgeführt werden kann. Der Aufwand ist während des Tagesgeschäfts einfach zu hoch, das Ergebnis nicht immer fehlerfrei. Somit sind die erhobenen Daten im schlimmsten Fall ein Jahr alt und spiegeln keinesfalls den aktuellen Stand wider.

Sind dann auch noch mehrere Standorte mit im Spiel, wird es nochmal komplizierter, für eine akkurate Datensammlung zu sorgen.

Es geht auch leichter

Wer Docusnap einsetzt, hat es da um einiges leichter. Nicht nur, dass im Netzwerk alle Geräte automatisch erkannt, inventarisiert und dokumentiert werden. Es werden auch automatisch viele Zusatzinformationen ausgelesen wie zum Beispiel Betriebssystem, Stand der Patches, installierte Software und deren Versionen, IP- und Mac-Adressen und vieles mehr. Daraus ergeben sich zu jeder Zeit komplette und vor allem aktuelle Informationen zu allen Arbeitsplatzrechnern.

Docusnap arbeitet hier im Hintergrund auf einem Server und liest die Informationen der Arbeitsplatzrechner ohne installierten Agenten (Software auf dem PC/Notebook/Mobile Device) aus und geht auch während des Scans sehr ressourcenschonend um. So wird der aktive Netzwerk-Scan ohne Beeinträchtigung der Performance in regelmäßigen Abständen durchgeführt.

Alle gesammelten Informationen werden in einer SQL-Datenbank aktuell gehalten und sind damit zu jeder Zeit abrufbar.

Wie einfach eine komplette Übersicht mit allen Zusatzinformationen in Docusnap abrufbar sind, zeigen wir Ihnen in unserer kurzen Videoanleitung.

 

Docusnap wird einmalig auf einem Server eingerichtet und kann individuell an Ihre Umgebung angepasst werden. Mit unserer Dokumentations-Software wird eine sauber dokumentierte und inventarisierte IT-Infrastruktur zum Kinderspiel; auch wenn diese über mehrere Standorte verteilt ist. Und sie können alle Fragen von Vorgesetzten, der Geschäftsführung oder anderen Abteilungen zum Thema IT, Netzwerk und Sicherheit ohne Wartezeit und mit verlässlicher Integrität beantworten. Sogar visuelle Darstellungen zu Netzwerken und Topologien sind praktisch auf Knopfdruck abrufbar. Eine gute IT-Dokumentation ist heute selbst für kleinere Netzwerke unerlässlich.

Mit Docusnap sind die Zeiten vorbei in denen der IT-Admin mühsam unter Schreibtischen herumkriechen musste, um Arbeitsplatzsysteme zu identifizieren und zu inventarisieren.