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IT-Dokumentation - Der Blog

IT-Strategie und -Design mit Docusnap

Fr, 14. August 2020

Jeder IT-Leiter kämpft mit dem gleichen Anforderungs-Paradoxon: Die Anforderungen an die IT steigen exponentiell, gleichzeitig werden aber auch der Kostendruck und die Einsparungsziele immer größer!

In mittelständischen Unternehmen gibt es so gut wie keinen Business-Prozess mehr, der nicht auf irgendeine Art und Weise auf IT-Systemen beruht. Es gibt spezielle Software für quasi jeden Anwendungsfall, von E-Commerce über Maschinen-Automatisierung bis hin zur Zeiterfassung für Dienstleistungen und Projektarbeit. Selbst die Telefonanlagen sind IT-gesteuert und welche Firma wäre heutzutage ohne Telefon, E-Mail oder Internet noch überlebensfähig?
Gleichzeitig wird die Arbeitswelt immer mobiler: Die Geschäftsführung will Firmen-Präsentationen mit dem privaten iPad halten, Außendienstmitarbeiter wollen beim Kunden oder Geschäftspartner direkt auf Unternehmensdaten zugreifen, ganze Abteilungen sollen von einem Tag auf den anderen im Home-Office arbeiten…es gibt noch unzählige weitere Bespiele. Die Anforderung an die Unternehmens-IT ist es heutzutage, von überall aus und zu jeder Zeit erreichbar zu sein. Das bedeutet Hochverfügbarkeit 24×7 und massiven Mehraufwand, sowohl technisch wie auch organisatorisch, für die Absicherung der „offenen“ IT-Umgebung.

Auf der anderen Seite werden die IT-Abteilungen aber jedes Jahr mit großzügigen Einsparungszielen belegt. Budgetkürzungen von 20% und mehr sind keine Seltenheit.
Es soll also mehr und besserer Service geleistet werden, bei gleichzeitig geringeren Kosten. Wie soll das gehen?
Das funktioniert nur, mit perfekt strukturierten Systemen und höchst effizienten Prozessen.

Realität: Ad-Hoc-Lösungen statt langfristiger IT-Strategie

Die Realität sieht bekanntlich ganz anders aus. Meist fehlt eine langfristige Strategie für die Entwicklung der IT. Stattdessen werden immer wieder Anforderungen von außen in die IT „gedrückt“, die stets extrem wichtig und sehr eilig sind. Aus diesem Grund bleibt der IT-Abteilung nichts anderes übrig, als ständig Sonderlösungen zu implementieren. Auf diese Art und Weise sind die aktuellen Strukturen über Jahrzehnte hinweg gewachsen.
Das macht sich mittlerweile natürlich deutlich bemerkbar. Dieser „Wildwuchs“ in der IT bringt sehr hohe Kosten für Soft- und Hardware mit sich, da es sich um individuelle Einzellösungen handelt, statt auf konsolidierte Standardprodukte setzen zu können. Das bedingt darüber hinaus auch, dass der manuelle Wartungsaufwand für die Administratoren immens groß ist. Ganz davon zu schweigen, dass es nahezu unmöglich ist hierbei noch den Überblick zu behalten.

Ausweg: Konsolidieren, strukturieren und Standards verwenden

Wie sieht ein möglicher Ausweg aus dieser Misere aus?

Die gesamte IT müsste konsolidiert und sauber strukturiert werden. Sonderlösungen müssten durch Standards ersetzt und die Prozesse effizienter gestaltet werden.

Problem: Überblick und IT-Strategie fehlen

Dieses Vorgehen erscheint logisch und auf den ersten Blick vielleicht auch simpel. Aber warum stellt dessen Umsetzung dann so viele Unternehmen vor schier unlösbare Probleme?

Die meisten streichen schon auf Grund der puren Größe dieses Unterfangens die Segel: Wie soll ich meine gesamte IT umstellen? Wo fange ich an? Welche Systeme kann ich problemlos migrieren, ohne dass Business-Impact entsteht?

All diese Fragen können allerdings auf einen gemeinsamen Nenner heruntergebrochen werden: Es fehlt der Überblick über die aktuelle IT-Infrastruktur!
Nur wer eine vollständige Übersicht hat, erkennt und versteht Zusammenhänge, kann Abhängigkeiten des Business von der IT identifizieren und schlußendlich ganzheitliche, langfristige IT-Strategien entwickeln.

Umsetzung: Umfassende Analyse als Grundlage der IT-Strategie

Wie geht man dabei am besten vor?

Im ersten Schritt ist die bestehende IT-Landschaft erst einmal vollständig zu inventarisieren: Welche Systeme, Software usw. sind im Unternehmen im Einsatz?

Anschließend werden diese Daten gründlich und aus verschiedenen Blickwinkeln analysiert: Wie kommunizieren die Systeme miteinander? Welche Business-Prozesse stützen sich auf welche IT-Systeme?

Wenn man diese Informationen hat, kann darauf basierend eine ganzheitliche IT-Strategie entwickelt werden, welche die IT-Umgebung sauber strukturiert und die Prozesse effizienter gestaltet: Welche Systeme können eventuell zusammengefasst werden? Wo können Standardprodukte anstelle von Sonderlösungen eingesetzt werden?

Wichtig dabei ist vor allem auch die Langfristigkeit der strategischen Planung. Zum einen ist eine solch drastische Umstellung der gesamten IT nur Schritt für Schritt möglich und zum anderen müssen beim IT-Design auch zukünftige Entwicklungen möglichst früh erkannt und technisch sowie organisatorisch vorbereitet werden.

Die Lösung heißt Docusnap

Aber wie bekomme ich eine vollständige Inventarisierung meiner IT-Umgebung?

Eines ist klar, eine manuelle Inventarisierung und Dokumentation der gesamten IT sprengt die Ressourcen jeder IT-Abteilung. Gleichzeitig ist das aber eine unabdingbare Voraussetzung für eine seriöse IT-Strategie und -Planung.

Genau für diese Fälle haben wir die Software Docusnap entwickelt.
Einige von Ihnen werden Docusnap bereits kennen und vielleicht sogar auch schon selbst einsetzen. Für alle anderen kurz zusammengefasst: Docusnap gibt es seit mittlerweile 15 Jahren, ist Marktführer und mehrfach ausgezeichnet.
Und was macht Docusnap, das es als Grundlage für eine IT-Strategie so unentbehrlich macht?
Docusnap automatisiert die zeitraubenden Inventarisierungs- und Dokumentationsaufgaben, ermöglicht Ihnen einen kompletten Überblick über Ihre IT und zeigt Business-IT-Abhängigkeiten auf.

Das Docusnap-Prinzip basiert auf drei Säulen:

  1. Inventarisierung
    Docusnap bietet eine automatische, zeitgesteuerte und wiederkehrende Inventarisierung Ihrer Netzwerk-Infrastruktur, Hard- und Software, Applikationsserver usw.
  2.  

  3. Dokumentation
    Über 200 übersichtliche Pläne und Berichte werden automatisch generiert und dynamische Konzepte, die sowohl Ihren Prosatext als auch eigenständig inventarisierte Docunap-Daten enthalten, werden automatisch aktualisiert und verteilt.
  4.  

  5. Analyse
    Auf Basis dieser Informationen lassen sich Abhängigkeiten und Handlungsbedarfe schnell und einfach erkennen. Auf diese Weise stellen die Daten in Docusnap die perfekte Basis für langfristige Planungen und strategische Entscheidungen dar.

Eine IT-Strategie beginnt mit einer aktuellen IT-Dokumentation

Wer seine IT-Infrastruktur kennt, kann…

  • Aufwands- und Kosten-Treiber erkennen und gezielt gegensteuern
  • Zukunftsstrategien entwickeln
  • Die IT aktiv designen und gestalten
  • Altlasten beseitigen

Beenden Sie den fremdgesteuerten Wildwuchs Ihrer IT und beginnen Sie mit Hilfe von Docusnap aktiv zu planen und zu gestalten!